Les appareils automatiques sont munis, par les soins du propriétaire, d'une plaque d'immatriculation indiquant, outre le nom et l'adresse du propriétaire, le numéro d'ordre attribué à chacun d'eux.

Afin que les services des douanes et droits indirects soient en mesure de contrôler immédiatement la régularité de la situation des appareils automatiques au regard de la taxe annuelle prévue à l'article 1560 du code général des impôts et des formalités fixées notamment aux articles 124 A, 124 B et 126 D, les exploitants tiennent un répertoire de leurs appareils. La tenue du répertoire peut être informatisée. L'exploitant conserve le répertoire selon les modalités prévues au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales pour être représenté à toute réquisition des agents des douanes et droits indirects.

Le répertoire contient pour chaque appareil automatique, et à raison d'une page par appareil, les indications suivantes :

a) Le numéro d'ordre de l'appareil tel qu'il figure sur la plaque d'immatriculation et son numéro de série ;

b) La date d'achat de l'appareil et sa provenance ;

c) Les indications mentionnées au deuxième alinéa de l'article 124 A, à l'exception de celles visées aux j et k ;

d) Les dates des transferts et/ou des remplacements successifs de l'appareil et l'adresse des nouveaux lieux d'exploitation ;

e) La destination de l'appareil retiré temporairement ou définitivement de l'exploitation (notamment en cas de destruction :

date et adresse du lieu de sa destruction, nom ou raison sociale de la personne/société ayant procédé à la destruction. En cas de réparation : date et adresse du lieu de sa réparation et/ou de sa mise en dépôt/atelier. En cas de vente : nom et adresse de l'acheteur) ;

f) La date et l'adresse du lieu de remise en exploitation d'un appareil.