Le niveau de qualification du personnel s'apprécie en fonction d'éléments tels que :

- la répartition du personnel par niveau de formation générale et technique ;

- le pourcentage d'agents d'encadrement dans l'ensemble de l'effectif ;

- le taux de mobilité des agents ;

- le pourcentage des effectifs en agents intérimaires ou en contrat à durée déterminée.

Ces éléments doivent être consignés au moins une fois par an.

Le teneur de comptes conservateur doit définir la qualification nécessaire à l'exercice de chacune des fonctions à assurer.

Un document doit décrire les différentes fonctions requises en précisant les compétences nécessaires pour les remplir.

Un autre document doit décrire les postes existants avec les tâches correspondantes.

L'évaluation qualitative des ressources humaines est présentée sous forme d'un bilan faisant ressortir, fonction par fonction, les besoins éventuels de compétences.

Le plan comptable arrêté par le teneur de comptes conservateur doit être conforme à celui édicté par la Sicovam dans son règlement général et ses instructions comptables pour les valeurs relevant du régime de l'inscription en compte. En outre, ses règles doivent être adaptées à toutes autres valeurs admises aux opérations de la Sicovam.

Le teneur de comptes conservateur doit rassembler dans un guide des procédures comptables l'enchaînement des jeux d'écritures consécutives à chacune des opérations retracées dans sa comptabilité.

Le teneur de comptes conservateur doit établir toutes procédures de nature à faire ressortir les opérations irrégulières des titulaires, que les services de l'établissement n'auraient pu empêcher en amont des traitements comptables.

Tout compte de titulaire présentant un solde débiteur doit faire l'objet d'une information matérialisée, aux fins de régularisation de l'opération qui en est à l'origine. Les procédures d'extraction des éléments comptables correspondant à cette information doivent être documentées.

Pour chaque opération de bourse, le teneur de comptes conservateur doit fixer le délai de livraison des titres qu'il doit, ou de réception des titres qui lui sont dus :

- lorsqu'il s'agit de titres négociés en bourse française, le teneur de comptes conservateur retient le délai de place réglementaire ;

- lorsqu'il s'agit de titres achetés en bourse étrangère, le teneur de comptes conservateur ajoute au délai de la place étrangère le délai habituellement nécessaire soit à la livraison des titres en France, soit à leur reconnaissance chez le correspondant étranger ;

- lorsqu'il s'agit de titres vendus en bourse étrangère, le teneur de comptes conservateur fixe le délai de livraison à partir des délais administratifs internes et externes propres à l'acheminement des titres dans les différents pays.

Concernant les opérations hors bourse, le teneur de comptes conservateur doit fixer avec ses contreparties une date de livraison des titres échangés.

Les délais visés aux articles 112 et 113 doivent être enregistrés par le teneur de comptes conservateur soit en regard des écritures passées aux comptes de titres à recevoir ou de titres à livrer (sous-rubriques 221 et 222 de la Nomenclature des comptes), soit au sein d'un système de gestion extra-comptable.

Le contrôle interne s'appuie sur ces enregistrements pour assurer la surveillance dans les délais prévus des mouvements de titres en conservation.

Le journal général des mouvements sur titres enregistre tous les mouvements de titres de compte à compte ; il authentifie les opérations et permet les recherches éventuelles nécessaires ainsi que les contrôles.

Le teneur de comptes conservateur doit délivrer à tout titulaire d'un compte de titres qui en fait la demande une attestation précisant la nature, le nombre de titres inscrits à son compte et les mentions qui y sont portées. Il doit en outre, et une fois par an, adresser à chaque titulaire un relevé de portefeuille mentionnant le solde des titres figurant aux comptes ouverts à son nom.

Les éléments de chaque compte ouvert en comptabilité-titres - solde, écritures dont il procède - doivent pouvoir être produits à tout moment.

La comptabilité-titres doit fournir, dans les meilleurs délais, tous éléments de nature à permettre une gestion rigoureuse du dénouement des opérations.

La situation des suspens en titres et en espèces et ce, dans toutes les valeurs concernées, doit être fournie quotidiennement au service ayant la charge opérationnelle des opérations de livraison et de règlement des contreparties.

Au sens du présent cahier des charges, les suspens s'entendent :

- des opérations non accordées dans les délais prévus ;

- des livraisons et règlements en attente, relatifs à des opérations "accordées" avec les contreparties, et dont les dates de dénouement prévues sont dépassées.

Cette situation doit être classée contrepartie par contrepartie, et chaque ligne doit y être renseignée de la date de livraison prévue à l'origine.

En outre, le teneur de comptes conservateur doit régulièrement solliciter l'accord de ses contreparties sur les suspens identifiés, tant en titres qu'en espèces.

Les opérations retracées dans les comptes nominatifs administrés des titulaires ne prennent un caractère définitif que dans la mesure où elles ont été prises en compte par l'émetteur. En conséquence, le teneur de comptes conservateur doit pouvoir justifier à tout moment de la situation des titulaires au regard de cette prise en compte.

Il doit être établi une situation quotidienne spécifique des références nominatives non transmises à la Sicovam dans les délais impartis et dont la transmission reste à faire ; cette situation est classée valeur par valeur.

Le teneur de comptes conservateur doit être en mesure de produire les documents suivants, dans chacune des valeurs conservées :

- historique des journaux généraux des mouvements sur titres ;

- historique des comptes de titres ouverts en toutes classes du plan comptable.

Les comptes des titulaires de titres de valeurs mobilières sont tenus conformément aux articles 4 à 8 du présent règlement général.

Les principes de fonctionnement des comptes de titres de la clientèle sont définis par des conventions de comptes de titres établies conformément aux règlements s'appliquant aux intermédiaires concernés.

Le teneur de comptes conservateur ne peut faire usage des titres inscrits en compte sans l'accord exprès des titulaires.

Le teneur de comptes conservateur doit pouvoir justifier à tout moment des équilibres comptables prévus à l'article 27 du présent règlement général, à l'aide des bilans-titres prévus à la section 3, C du chapitre III.

Le teneur de comptes conservateur doit organiser ses procédures de manière à garantir que tout mouvement affectant la conservation est justifié par une opération régulièrement enregistrée dans un compte de titulaire.

Les livraisons de titres consécutives à des opérations effectuées pour compte propre ou dans le cadre d'activités spécialisées doivent faire l'objet d'un contrôle systématique de disponibilité en conservation propre, de telle sorte qu'il ne soit pas fait usage des titres inscrits aux noms de tiers. Faute de disponibilité suffisante, le teneur de comptes conservateur doit recourir à un emprunt de titres.

En application de l'article 140 qui précède :

- lorsqu'une vente est effectuée dans le cadre de l'activité de contrepartie, l'emprunt des titres doit être effectué préalablement à la livraison des titres vendus, leur restitution ne s'opérant qu'après réception des titres achetés ultérieurement ;

- lorsqu'une vente sur le marché français effectuée dans le cadre de l'activité d'arbitrage international a pour contrepartie un achat sur une place étrangère, l'emprunt des titres doit être effectué préalablement à la livraison des titres vendus, leur restitution ne s'opérant qu'après réception des titres achetés ;

- lorsqu'un achat stipulé à règlement immédiat est effectué sur le marché à règlement mensuel, l'emprunt des titres doit s'effectuer préalablement à la livraison en faveur de l'intermédiaire collecteur d'ordres, leur restitution ne s'opérant qu'après réception des titres à livrer par le marché.

Tout mouvement de titres en conservation non effectué dans les délais doit pouvoir être détecté immédiatement par le système d'information et porté à la connaissance du service concerné aux fins de régularisation.

En cas de non-réception des titres attendus dans le délai prévu, le teneur de comptes conservateur intervient dans les meilleurs délais auprès de sa contrepartie pour lui réclamer les titres en cause. Parallèlement, la provision manquante en conservation doit être reconstituée soit par un emprunt de titres, soit, s'il y a lieu, par un rachat.

Le montant des intérêts et des dividendes sans option de remploi est porté sur le compte espèces du titulaire dès que le teneur de comptes conservateur en a la disponibilité.

Le teneur de comptes conservateur informe le titulaire du montant crédité à son compte espèces en tenant compte de sa situation fiscale eu égard aux options choisies en début d'année.

En cas de remboursement total ou partiel d'obligations, le teneur de comptes conservateur informe le titulaire du compte en lui précisant le nombre de ses titres amortis, la somme remboursée ainsi que la date du remboursement.

Le montant remboursé est crédité au compte du titulaire dès que le teneur de comptes conservateur en a la disponibilité.

Le teneur de comptes conservateur débite le compte de titres du titulaire des obligations amorties, et crédite simultanément son compte espèces du montant de leur remboursement. Il informe le titulaire des mouvements opérés sur ses comptes de titres et d'espèces.

En cas d'opérations sur titres autres que celles visées aux A et B, le teneur de comptes conservateur informe tout titulaire d'un compte titres dans la valeur concernée des modalités de l'opération et, s'il y a lieu, du régime fiscal, du délai de réponse qui lui est accordé, ainsi que des dispositions qui seront prises par l'établissement en cas de non-réponse de sa part.

Lorsque l'opération nécessite une réponse du titulaire, l'information est adressée au client suffisamment tôt pour qu'il puisse communiquer sa réponse avant la date limite prévue, et en fonction des délais laissés par les émetteurs.

Lorsque les modalités de l'opération n'appellent pas de réponse de la part du titulaire, le teneur de comptes conservateur le lui précise expressément.

Le teneur de comptes conservateur opère les mouvements en titres et en espèces consécutifs à ces opérations et informe le titulaire de tous les mouvements effectués sur ses comptes.

Pour chaque opération de bourse, le teneur de comptes conservateur doit être en mesure de respecter strictement les délais réglementaires d'ajustement et de dénouement.

Les relations du teneur de comptes conservateur avec les établissements faisant fonction de négociateurs purs ou de compensateurs multiples doivent s'établir dans le cadre d'un clair partage des responsabilités de chacun, afin de pouvoir régulariser dans les meilleures conditions les éventuels litiges en suite d'ajustement ou de dénouement des transactions de bourse.

Le teneur de comptes conservateur doit procéder à une évaluation des risques relatifs aux règlements et livraisons de titres consécutifs à des opérations hors bourse. Cette évaluation doit conduire, si nécessaire, à la signature de conventions ou de contrats avec les contreparties.

Le teneur de comptes conservateur doit introduire les opérations dans le système d'appariement en se conformant aux modalités et délais prévus par les règles de place.

Lors de la réalisation d'opérations diverses sur titres, le teneur de comptes conservateur doit faire diligence pour présenter aux établissements domiciliataires les droits exercés par les titulaires, et contrôler la bonne réception, dans les délais requis, des titres et espèces attendus en échange de ces droits.

Lorsqu'il est conduit à réaliser, sur instructions des titulaires, des transferts de portefeuille-titres chez des confrères, le teneur de comptes conservateur doit fournir, simultanément à la livraison des titres, les informations nécessaires à l'identification précise des titulaires concernés.

Le teneur de comptes conservateur se conforme aux prescriptions légales relatives à la transmission des informations nominatives, tant à l'occasion d'opérations sur valeurs essentiellement nominatives, que dans le cadre de l'identification par l'émetteur de ses actionnaires inscrits sous la forme porteur.

La fonction de contrôle interne, également appelée ci-après "contrôle interne", est une fonction permanente, placée sous l'autorité de responsables dont la position hiérarchique garantit l'indépendance vis-à-vis des unités opérationnelles.

Le contrôle interne doit disposer des moyens humains et matériels nécessaires à l'accomplissement de ses missions. Ces moyens tiennent compte de la taille de l'établissement teneur de comptes conservateur, ainsi que du volume et de la diversité de ses activités.

Les responsables et collaborateurs de l'unité de contrôle interne sont choisis pour leur intégrité et leurs compétences.

Le contrôle interne dispose des moyens nécessaires à la maîtrise des risques. A cet égard, et notamment :

- il possède la documentation décrivant l'organisation des services et des procédures opérationnelles ;

- il est destinataire des fiches d'anomalies, des réclamations formulées par la clientèle ou par les partenaires professionnels et des principaux tableaux de bord ; si ces différents documents ne lui sont par remis systématiquement, il doit pouvoir y accéder librement.

Il utilise des outils de consultation des principaux fichiers et données comptables.

Ses missions doivent être facilitées par l'existence de pistes d'audit, c'est-à-dire des éléments nécessaires à la reconstitution a posteriori de chacune des étapes de traitement d'une opération donnée.

Le contrôle interne a compétence pour intervenir dans tous les domaines où s'exerce l'activité de teneur de comptes conservateur.

Il procède à des contrôles récurrents ou inopinés ainsi qu'à des audits détaillés des procédures opérationnelles. Il peut également être consulté avant la mise en place des nouvelles procédures.

Il est l'interlocuteur privilégié des auditeurs et contrôleurs externes, ainsi que, lorsqu'elle existe, de l'inspection générale de l'établissement, dont il facilite les missions.

A la suite de ses interventions, le contrôle interne rédige des rapports, transmis à sa hiérarchie, dans lesquels il fait part de ses recommandations. En outre, une fois par an, il rédige un rapport d'activité dans lequel il présente son appréciation générale sur l'efficience du système de contrôle interne du teneur de comptes conservateur.

Le contrôle interne doit contribuer à la maîtrise des risques générés par les opérations qui sont à l'origine des traitements administratifs dont le teneur de comptes conservateur a la charge.

Le contrôle interne veille à ce que les relations qui unissent le teneur de comptes conservateur à sa clientèle, ainsi que les responsabilités respectives des parties, soient clairement établies dans les conventions de comptes de titres.

Il s'assure que l'organisation des procédures permet de faire ressortir les éventuelles opérations irrégulières des titulaires, tant en titres qu'en espèces.

Lorsque le teneur de comptes conservateur est conduit à intervenir sur les marchés pour son propre compte, le contrôle interne vérifie que des procédures garantissent que les titres de la clientèle ne sont pas utilisés pour satisfaire les besoins de livraison correspondants.

Le contrôle interne veille à l'existence d'une véritable politique de suivi des risques à l'égard des contreparties, qu'il s'agisse des risques de crédits ou des risques liés au dénouement des opérations. Il vérifie que la sécurité des relations avec les contreparties s'appuie sur la signature de conventions qui définissent avec précision les obligations respectives des contractants, une attention particulière étant portée aux contrats signés avec les intervenants étrangers.

Le contrôle interne s'assure de l'existence de contrats signés avec les dépositaires étrangers.

Lorsque le teneur de comptes conservateur a confié à un prestataire tout ou partie de ses traitements comptables, il appartient au contrôle interne de vérifier la conformité des traitements aux règles définies par le présent cahier des charges.

Le contrôle interne vérifie par sondage la bonne exécution des obligations à remplir vis-à-vis de l'administration fiscale. Par ailleurs, il s'assure que les réponses sont fournies aux requêtes des autorités de tutelle et de la Commission des opérations de bourse.