Toute entreprise tient, pour chacune des taxes dont elle est redevable, un état récapitulatif annuel des véhicules qu'elle affecte à son activité et qui sont dans le champ de la taxe.
Cet état fait apparaître, pour chaque véhicule, les paramètres techniques intervenant dans la détermination du tarif, la date de première immatriculation et la date de première immatriculation en France, les conditions de l'affectation parmi celles définies à l'article L. 421-95, ainsi que les périodes d'affectation. Les véhicules exonérés sont présentés distinctement par motif d'exonération.
L'état récapitulatif est à jour au plus tard à la date de la déclaration. Il est tenu à la disposition de l'administration et lui est communiqué à sa première demande.