Deux mois avant le déroulement d'un séjour de vacances, toute personne physique ou morale détentrice de l'agrément " vacances adaptées organisées " est tenue d'informer, sur la base d'un formulaire conforme à un modèle prévu par arrêté des ministres chargés des personnes handicapées et du tourisme, le ou les préfets des départements où est organisé ce séjour. Elle joint également à cette déclaration une copie de l'agrément qui lui a été délivré. Ce délai peut être réduit à un mois en cas d'urgence motivée.