Le vote a lieu dans les locaux de l'Institut. La date du scrutin est fixée par le directeur. Pour les opérations électorales, il est constitué un bureau de vote présidé par le secrétaire général de l'Institut ou son représentant, et composé de deux membres du personnel, dont l'un est le plus anciennement nommé à l'Institut et l'autre le plus récemment nommé, et du représentant de chacune des listes en présence.
Des sections de vote sont constituées par décision du directeur de l'Institut.