Pour bénéficier d'une autorisation spéciale d'absence, l'agent adresse une demande écrite à l'autorité de gestion dont il relève. Il fournit, en temps utile, à l'appui de sa demande, les pièces justificatives nécessaires.
Lorsque l'autorité de gestion rejette une demande d'autorisation spéciale d'absence présentée sur le fondement du chapitre III en raison des nécessités de service, sa décision est motivée.