Cette commission est composée de douze membres et comprend un nombre égal de représentants de l'administration et de représentants du personnel.

Elle comprend des membres titulaires et un nombre égal de membres suppléants. Un membre suppléant ne peut siéger que lorsqu'il remplace un membre titulaire.

Le nombre de représentants du personnel est de deux membres titulaires et de deux membres suppléants pour les catégories d'ingénieurs de recherche, un membre titulaire et un membre suppléant pour la catégorie des ingénieurs chargés d'études, trois membres titulaires et trois membres suppléants pour les catégories d'assistants et de techniciens, dont au moins un pour chacune de ces deux catégories.

Les représentants titulaires de l'administration à la commission paritaire sont le directeur général de l'école, le directeur de l'enseignement et de la recherche, le secrétaire général, membres de droit, et trois personnels d'encadrement de l'établissement, dont au moins deux exercent leurs fonctions dans l'enseignement ou la recherche. Les trois représentants titulaires de l'administration non membres de droit et les six représentants suppléants sont désignés parmi les personnels d'encadrement de catégorie A de l'école.

Le directeur des ressources humaines assiste aux séances de la commission en qualité d'expert.

Les représentants du personnel à la commission consultative paritaire sont désignés pour une période de quatre ans. Leur mandat peut être renouvelé.

Il est procédé au remplacement des représentants du personnel, membres titulaires ou suppléants, de la commission se trouvant dans l'impossibilité d'exercer leur mandat par suite :

- de fin de contrat ;

- de congé non rémunéré pour raison familiale ou professionnelle ;

- de congé de grave maladie,

et cessant les fonctions pour lesquelles ils ont été nommés ou qui ne réunissent plus les conditions prévues par l'article 15. Le mandat des remplaçants prend fin en même temps que celui des autres membres de la commission.

Le remplacement des représentants du personnel se trouvant dans l'impossibilité d'exercer leurs fonctions, pour l'un des motifs énumérés à l'article 4 ci-dessus, s'effectue dans les conditions ci-après :

Si, avant l'expiration de son mandat, l'un des représentants titulaires du personnel se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, il est remplacé par son suppléant jusqu'au renouvellement de la commission. Ce dernier est lui-même remplacé en qualité de suppléant par le premier candidat non élu de la même liste.

Lorsqu'une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir un poste dans les conditions définies précédemment, le siège vacant est pourvu par voie de tirage au sort parmi les agents remplissant les conditions définies à l'article 8 ci-dessous pour être électeur. Si l'agent ainsi désigné refuse sa nomination, le siège vacant est attribué à un représentant de l'administration.

Les représentants de l'administration titulaires et suppléants au sein de la commission sont, à l'exception des membres de droit, désignés par le président du conseil d'administration de l'école, conformément aux dispositions de l'article 2 ci-dessus, pour une durée de quatre ans.

Il est procédé, dans les mêmes formes, au remplacement des représentants de l'administration, membres titulaires et suppléants, cessant d'exercer les fonctions d'encadrement au vu desquelles ils ont été désignés.

Les représentants du personnel, titulaires et suppléants au sein de la commission sont désignés à la suite d'élections organisées conformément aux dispositions des articles 7 à 25 ci-dessous.

Les élections ont lieu dans les conditions fixées par l'article 1-2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat.

Sont électeurs les agents contractuels régis par le décret du 21 octobre 2003 susvisé, en position normale d'activité ou en congé parental, comptant, à la date prévue pour le scrutin, au moins six mois de services effectifs en cette qualité.

Le scrutin a lieu à l'urne dans les locaux de l'Ecole polytechnique ou au moyen d'un procédé de vote électronique selon les modalités définies par le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique de l'Etat. Dans ce dernier cas, le vote par correspondance n'est pas admis.

Il est établi une liste électorale unique, préparée sous la responsabilité du directeur général de l'Ecole polytechnique.

Nul ne peut prendre part au vote s'il ne figure sur la liste électorale.

Nul ne peut disposer de plus d'un suffrage.

Le directeur général fixe la date des élections et publie la liste électorale, qui est affichée dans les lieux accessibles à tout le personnel de l'école et sur le site intranet de l'Ecole polytechnique, au moins trente jours avant la date du scrutin.

En cas de vote à l'urne, mention est faite sur la liste électorale des agents appelés à voter par correspondance. Cette procédure concerne les électeurs qui n'exercent pas leurs fonctions au siège du bureau de vote ainsi que les personnels en position d'absence régulièrement autorisée ou empêchés, pour des raisons de service, de se rendre au bureau de vote le jour du scrutin. Le vote par correspondance se déroule dans les conditions définies par les articles 23 et 24 du présent arrêté.

En aucun cas, le vote par procuration n'est admis.

Dans les dix jours qui suivent la publication de la liste électorale, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription complémentaires. Dans le même délai et pendant cinq jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur les listes électorales.

Le directeur général de l'Ecole polytechnique statue sans délai sur ces réclamations.

Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu'il y a de postes à pourvoir, titulaires et suppléants selon la répartition définie à l'article 2 ci-dessus.

Les listes doivent être déposées par les organisations syndicales représentatives.

La date de clôture des candidatures est fixée par décision du directeur général de l'Ecole polytechnique. Elle intervient six semaines au moins avant la date du scrutin.

Le dépôt de chaque liste de candidats s'effectue auprès du directeur général de l'Ecole polytechnique. Il s'accompagne d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat et précise le nom d'un agent désigné comme responsable de la liste.

Chaque liste comprend un nombre de candidats femmes et hommes correspondant aux parts respectives de femmes et d'hommes représentés au sein de la commission consultative paritaire. Ce nombre est calculé sur l'ensemble des électeurs inscrits sur la liste électorale. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, l'organisation syndicale procède indifféremment à l'arrondi inférieur ou supérieur.

Aucune liste ne peut être déposée ou modifiée après la date limite prévue à l'article précédent. Toutefois, si, dans un délai de trois jours francs suivant la date limite de dépôt des listes, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, l'administration informe sans délai le responsable de la liste. Celui-ci peut alors procéder aux rectifications nécessaires dans les trois jours qui suivent l'expiration du délai de trois jours francs susmentionné.

A défaut de rectification, si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat à la consultation.

Si le fait motivant l'inéligibilité intervient après la date limite de dépôt des listes, le ou les candidats défaillants peuvent également être remplacés.

Les listes déposées dans les conditions fixées à l'article 12 font l'objet d'un affichage dans les locaux et sur le site intranet de l'Ecole polytechnique le lendemain de la clôture des candidatures.

Nul ne peut être candidat s'il ne figure sur la liste électorale ou s'il est frappé de l'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 à L. 7 du code électoral susvisés.

Il est institué dans les locaux de l'Ecole polytechnique un bureau de vote dont le président est le directeur général de l'école ou son représentant, et le secrétaire un agent désigné par ses soins.

Chaque organisation syndicale se présentant à la consultation peut désigner un délégué au sein de ce bureau de vote.

Le bureau de vote se prononce sur les difficultés qui s'élèvent pendant les opérations électorales. Il procède au dépouillement du scrutin, rédige le procès-verbal des opérations électorales et procède à la proclamation des résultats.

Les opérations électorales se déroulent publiquement dans les locaux de travail et pendant les heures de service.

Lors de la consultation, chaque électeur est invité à indiquer l'organisation syndicale par laquelle il entend être représenté à la commission paritaire. Il ne peut voter que pour une liste entière, sans radiation ni adjonction de noms.

Le vote a lieu au scrutin secret et sous enveloppe.

Lors du dépouillement du scrutin, ne sont pas comptabilisés dans les suffrages valablement exprimés les bulletins blancs, les enveloppes vides, les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe, les bulletins raturés, modifiés, déchirés ou portant des signes de reconnaissance et les bulletins multiples contenus dans la même enveloppe et désignant des organisations syndicales différentes.

Les représentants du personnel au sein de la commission sont élus au scrutin de liste à un tour avec représentation proportionnelle. Chaque liste se voit attribuer autant de sièges de représentant titulaire que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Les sièges de titulaire restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne. Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et qu'il ne reste qu'un poste à pourvoir, le siège est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité, le siège est attribué au plus âgé des candidats en présence.

La liste ayant droit au plus grand nombre de sièges choisit les sièges de titulaire qu'elle souhaite se voir attribuer. Les autres listes exercent ensuite leur choix successivement dans l'ordre décroissant du nombre de sièges auxquels elles peuvent prétendre.

En cas d'égalité du nombre de sièges obtenus, l'ordre des choix est déterminé par le nombre respectif de suffrages obtenus par les listes en présence. En cas d'égalité du nombre des suffrages, l'ordre des choix est déterminé par voie de tirage au sort.

Il est attribué à chaque liste un nombre de sièges de représentant suppléant égal à celui de représentant titulaire.

En cas de vote à l'urne, le directeur général de l'Ecole polytechnique arrête la liste des agents appelés à voter par correspondance conformément à l'article 10 du présent arrêté.

Le vote par correspondance se déroule dans les conditions suivantes :

- les bulletins de vote au nom des organisations syndicales et les enveloppes nécessaires sont établis aux frais de l'Ecole polytechnique et adressés par cette dernière, en temps utile, aux agents intéressés ;

- l'électeur insère son bulletin de vote dans une enveloppe (enveloppe n° 1) qui ne doit porter aucune mention permettant d'en déterminer l'origine. Il place cette enveloppe préalablement cachetée dans une deuxième enveloppe (enveloppe n° 2) portant mention de la nature du scrutin et sur laquelle seront inscrits ses nom, prénoms, affectation et signature. Ce pli, également cacheté, doit être adressé sous une troisième enveloppe (enveloppe n° 3) au président du bureau de vote et lui parvenir au plus tard le jour du scrutin et avant sa clôture ;

- le jour du scrutin, le président du bureau de vote ouvre l'enveloppe portant le nom et la signature du votant, fait émarger la liste électorale et dépose dans l'urne l'enveloppe contenant le bulletin de vote.

Le recensement des votes par correspondance s'effectue à l'issue du scrutin. Sont mises à part sans être ouvertes :

- les enveloppes n° 3 parvenues après la clôture du scrutin ;

- les enveloppes n° 2 sur lesquelles ne figurent pas le nom et la signature du votant ou sur lesquelles le nom est illisible ;

- les enveloppes n° 2 multiples parvenues sous la signature d'un même agent ;

- les enveloppes n° 1 parvenues en plusieurs exemplaires sous une enveloppe n° 2.

Le nom des votants dont émanent ces enveloppes n'est pas émargé sur la liste électorale.

Les opérations de recensement des votes par correspondance sont consignées dans le procès-verbal des opérations électorales. Sont annexées au procès-verbal les enveloppes qui ont été mises à part sans être ouvertes, en application des dispositions du présent article.

Les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées devant le ministre de la défense, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, puis, le cas échéant, devant la juridiction administrative.

La commission consultative paritaire est consultée sur les questions d'ordre individuel concernant les agents relevant du décret n° 2003-1006 du 21 octobre 2003 susvisé conformément aux IV à VII de l'article 1-2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat.

La commission consultative paritaire est présidée par le directeur général de l'Ecole polytechnique.

Le secrétariat est assuré par un représentant de l'administration qui peut ne pas être membre de la commission. Un représentant du personnel est désigné par la commission pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Un procès-verbal est établi après chaque séance. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint.

La commission élabore son règlement intérieur qui est soumis à l'approbation du ministre de la défense.

La commission se réunit obligatoirement au moins une fois par an sur convocation de son président.

Elle peut se réunir également dans le délai maximum de deux mois, à la demande écrite de la moitié au moins des représentants des personnels membres titulaires de la commission.

Lorsqu'un représentant du personnel membre titulaire ou suppléant bénéficie d'une promotion qui a pour résultat de le faire changer de catégorie, il continue à représenter la catégorie au titre de laquelle il a été désigné jusqu'à l'expiration du mandat de la commission en exercice.

Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.

Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou des représentants du personnel, afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour. Les experts ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

La commission ne délibère valablement qu'à la condition que les trois quarts au moins des membres soient présents lors de l'ouverture de la réunion. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans un délai de quinze jours aux membres de la commission, qui siège alors valablement si la moitié de ses membres est présente.

La commission émet ses avis à la majorité des membres présents. S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Toutefois, à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le vote a lieu à bulletin secret. Les abstentions sont admises.

En cas de partage des voix, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Lorsque l'autorité compétente prend une décision contraire à l'avis ou à la proposition de la commission, elle doit informer la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre l'avis ou la proposition.

Les séances de la commission ne sont pas publiques.

Lorsque la commission évoque la situation d'un représentant du personnel siégeant en tant que titulaire, celui-ci quitte la séance. Il est alors fait appel à son suppléant.

Si, pour une organisation syndicale, aucun représentant titulaire ou suppléant ne peut siéger, il est procédé à un tirage au sort parmi les contractuels relevant de la même catégorie d'emploi. Si l'agent désigné refuse, le siège vacant est attribué à un représentant de l'administration désigné par le directeur général.

Lorsque la commission consultative est appelée à se prononcer sur une sanction disciplinaire ou un licenciement, elle s'assure que l'agent intéressé a été mis à même de prendre connaissance de son dossier avant la réunion, qu'il a été informé de la possibilité de se faire entendre par la commission, de se faire assister ou représenter par les défenseurs de son choix et de demander l'audition de témoins.

Même si l'intéressé n'a pas usé des possibilités qui lui sont offertes ou s'il n'a pas déféré à la convocation qui lui a été adressée de se présenter devant la commission, cette dernière siège valablement.

Toutes facilités doivent être données à la commission consultative paritaire par l'administration pour lui permettre de remplir ses attributions.

En outre, communication doit lui être donnée de toutes les pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de sa mission, quinze jours au moins avant la date de la séance.

Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel, sur présentation de leur convocation, pour leur permettre de participer aux réunions de la commission.

Les membres de la commission sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont connaissance en cette qualité.

Les élections prévues à l'article 6 doivent avoir lieu dans les trois mois à compter de la publication du présent arrêté.