Lorsque la commission évoque la situation d'un représentant du personnel siégeant en tant que titulaire, celui-ci quitte la séance. Il est alors fait appel à son suppléant.

Si, pour une organisation syndicale, aucun représentant titulaire ou suppléant ne peut siéger, il est procédé à un tirage au sort parmi les contractuels relevant de la même catégorie d'emploi. Si l'agent désigné refuse, le siège vacant est attribué à un représentant de l'administration désigné par le directeur général.