Le président convoque les membres titulaires des quatre collèges constitutifs du comité du label tels que définis par l'arrêté du 28 avril 2017. Chaque membre peut, le cas échéant, désigner un suppléant. Le remplacement d'un titulaire par son suppléant est signalé au secrétariat du comité avant le début de la réunion ou au début de la séance. Lorsqu'un suppléant représente un titulaire, il dispose des mêmes droits que celui-ci.
Au cas où il ne peut être présent, ni représenté, tout membre peut adresser au président une contribution écrite sur tout point inscrit à l'ordre du jour. Celui-ci la porte à la connaissance du comité. Toutefois, elle ne peut faire l'objet d'un vote.