Le rapporteur convoque le comparant et son défenseur. Il leur donne communication personnelle et confidentielle de l'ensemble des pièces et documents prévus à l'article R. 4137-101, recueille leurs explications et reçoit les pièces présentées en défense. Le comparant ou son défenseur fait en outre connaître au rapporteur l'identité des personnes qu'il demande à faire entendre par le conseil supérieur.
Le rapporteur dresse un procès-verbal mentionnant qu'il y a eu communication effective de l'ensemble des pièces et documents. Il le date et le signe ainsi que le comparant ; si celui-ci refuse de signer, mention est faite de son refus.
Si le comparant n'a pas répondu à la convocation, le rapporteur, en son absence, poursuit l'instruction du dossier.
Un exemplaire du procès-verbal est adressé au président du conseil supérieur.