Le système de tenue des écritures douanières et commerciales approprié, adapté à la fonction de représentant en douane enregistré, est évalué en considérant les points suivants :

- permettre l'accès physique ou électronique de l'autorité douanière aux écritures douanières et le cas échéant aux écritures de transport ;
- disposer d'une organisation administrative adaptée à la taille et au type du représentant en douane et qui soit adaptée à la gestion des flux de marchandises ;
- justifier d'un système de tenue des écritures qui facilite les contrôles douaniers.