Afin de procéder aux inscriptions sur les registres tenus par les commerçants en cas de vente par correspondance de matériels des paragraphes 1 à 3 de la 1re catégorie, de la 4e, de la 5e ou de la 7e catégorie, l'acheteur ou le vendeur non commerçant doit adresser au commerçant ou fabricant d'armes ou de munitions la photocopie certifiée conforme à l'original d'un document officiel portant sa photographie et sa signature. S'il s'agit d'un étranger résidant sur le territoire de la République : carte de résident ou toute autre pièce en tenant lieu ou son passeport national ; si l'étranger réside hors du territoire de la République, son passeport national ou sa carte d'identité nationale. Cette photocopie doit être conservée pendant un délai de dix ans par le commerçant ou le fabricant.