Critères d'indépendance.

Les organismes agréés pour les opérations d'installation et d'inspection ne peuvent être ni détenteurs ni utilisateurs des instruments et, en outre, leur activité principale ne doit pas être liée au transport par route ni au commerce de véhicules de transport.

Toutefois, les fabricants de véhicules ou leurs représentants installés en France peuvent bénéficier, après accord du ministre chargé de l'industrie, d'un agrément de portée limitée à l'installation d'appareils de contrôle neufs dans des véhicules neufs et à leur activation, sous réserve qu'ils remplissent les conditions du présent arrêté applicables à ces activités.

Un organisme ne peut sous-traiter aucune des opérations pour lesquelles il est agréé.

Portée de l'agrément.

L'agrément pour l'installation peut être limité à une ou plusieurs marques d'instruments. Il en est de même pour l'activation d'un appareil de contrôle.

L'agrément concernant les inspections ne peut être limité aux instruments de certaines marques commerciales. Il en est de même pour les téléchargements des données et la délivrance du certificat d'impossibilité de téléchargement.

La portée de l'agrément peut être limitée en fonction des moyens d'essai dont dispose l'organisme. Un fabricant d'unités embarquées sur le véhicule peut bénéficier, après accord du ministre chargé de l'industrie, d'un agrément de portée limitée de façon à pouvoir procéder à des essais d'installation de ses matériels.

Responsable technique et de la sécurité de l'organisme.

L'organisme doit disposer d'une personne, nommément désignée, en charge du respect de toutes les exigences conditionnant l'agrément, y compris celles relatives à la sécurité des cartes d'atelier, des poinçons et des plaques d'installation vierges, ainsi que des données déchargées des unités véhicule et des cartes d'atelier.

Ce responsable doit récupérer les cartes d'atelier périmées ou présentant un dysfonctionnement, les stocker de manière sécurisée, informer l'autorité de délivrance des cartes et les tenir à sa disposition. De même, il est chargé de récupérer et stocker les cartes des techniciens ayant quitté l'organisme, ayant cessé leur activité réglementée ou ayant fait l'objet d'une mesure de suspension.

Il est garant vis-à-vis de l'autorité locale en charge de la métrologie légale du fait qu'aucun technicien ne contreviendra à ses obligations définies par le règlement CEE n° 3821/85 susvisé et le présent arrêté.

Dispositions de sécurité concernant les techniciens.

Un technicien ne peut disposer que d'une seule carte d'atelier et ne peut pas être employé par plusieurs entreprises agréées.

Chaque technicien doit s'engager à ne jamais mettre sa carte à la disposition d'un autre opérateur, à ne jamais communiquer son code secret, à signaler immédiatement au responsable technique et de la sécurité de l'organisme tous perte, vol ou dysfonctionnement de sa carte et à lui remettre les cartes périmées ou présentant un dysfonctionnement. En outre, à la fin de chaque période journalière de travail, il doit confier sa carte d'atelier au responsable technique et de la sécurité, afin que celui-ci la place en un lieu sécurisé de l'atelier. Toutefois, la décision d'agrément peut déroger à cette règle si des conditions de sécurité équivalentes sont prévues.

Un technicien est considéré comme responsable de toutes les activités exercées grâce à sa carte, même dans le cas où certaines actions sont effectuées par un apprenti en formation sous son contrôle.

Dispositions de sécurité concernant les locaux.

L'accès aux zones sensibles en ce qui concerne les opérations d'installation et d'inspection et de sécurité des données lors de leurs téléchargement et stockage doit être restreint aux personnes autorisées. Des dispositions doivent être prises pour garantir la sécurité des cartes d'atelier, des poinçons, des plaques d'installation et des moyens servant à les réaliser et pour protéger les registres, les enregistrements et les documents et moyens servant à établir les certificats de téléchargement et les certificats d'impossibilité de téléchargement.

L'organisme doit également définir une zone dont l'accès est restreint pour le stockage des unités embarquées sur le véhicule en attente d'installation et de celles mises hors service.

Sauf pour des essais sur véhicule réalisés par le technicien de l'organisme, les cartes d'atelier ne doivent en aucun cas quitter les locaux de l'organisme.

Dans la zone accessible au public, en particulier aux chauffeurs, il devra être procédé à l'affichage soit d'une copie de la décision d'agrément, annexes comprises, soit au minimum d'une fiche indiquant le numéro de l'agrément, l'adresse de l'autorité locale en charge de la métrologie légale compétente, la portée de l'agrément et la liste à jour visée à l'article 14 bis.

Dispositions de sécurité concernant les données.

Lorsqu'une unité embarquée sur le véhicule présente un dysfonctionnement et doit être remplacée, sa mise hors service nécessite la sécurisation des données conducteur qu'elle contient et l'enregistrement, sur le registre prévu à l'article 13, des circonstances ayant donné lieu à sa mise hors service. L'équipement concerné doit être restitué au propriétaire du véhicule, à un réparateur agréé ou, en cas d'échange sous garantie, au fabricant.

L'organisme doit s'assurer que la personne qui demande le téléchargement des données contenues dans une unité embarquée sur le véhicule en est le propriétaire ou qu'il est autorisé par ce dernier à effectuer cette démarche.

Il doit s'assurer que les données téléchargées comportent bien la signature des données prévue par le règlement CEE n° 3821/85 susvisé.

La transmission des données téléchargées ne doit être faite qu'à leur propriétaire ou à une personne autorisée par ce dernier à cet effet. La transmission des données doit être effectuée sous une forme qui permet d'assurer leur confidentialité.

Une trace de la demande de téléchargement et de l'envoi des données doit être conservée par l'organisme.

Les organismes doivent procéder à la destruction des données téléchargées des unités embarquées sur le véhicule après le délai de rétention prévu à l'article 13.

L'utilisation des cartes d'atelier pour la gestion de données pour le compte d'entreprises de transport n'est pas couverte par les agréments délivrés au titre du présent arrêté. Une telle activité devra être autorisée par l'entreprise de transport à laquelle appartiennent les données et en aucun cas elle ne devra conduire l'organisme agréé à utiliser et à stocker des cartes d'atelier de manière non conforme au présent arrêté. Elle ne devra pas risquer de compromettre la confidentialité des données des autres entreprises.

L'organisme doit prendre les dispositions nécessaires au respect de la loi n° 17-78 du 6 janvier 1978 modifiée relative aux fichiers et aux libertés.

Procédures écrites.

L'organisme doit établir des procédures écrites relatives à toutes les opérations qu'il a à effectuer, conformément au règlement CEE n° 3821/85 susvisé, dans le cadre des activités pour lesquelles il a sollicité un agrément.

Enregistrements.

Les organismes doivent procéder aux enregistrements et archivages suivants :

- tenue à jour et archivage pour une durée d'au moins quatre années d'un registre relatif aux installations, aux étalonnages, aux inspections, aux contrôles et aux interventions effectuées sur les installations, dont le contenu minimal doit être conforme aux dispositions du règlement CEE n° 3821/85 susvisé ;

- archivage sécurisé pour une durée minimale d'un an des données téléchargées des unités embarquées sur le véhicule ;

- archivage pour une durée minimale d'un an des documents émis relatifs aux données téléchargées des unités embarquées sur le véhicule ;

- archivage sécurisé pour une durée minimale de quatre années des données téléchargées des cartes d'atelier.

Contenu de la décision d'agrément.

La décision d'agrément comporte, outre les mentions concernant l'identification du bénéficiaire et la portée de l'agrément, la marque d'identification utilisée et l'adresse de chaque atelier complétée par son numéro d'agrément tel que repris dans les cartes pour l'identification de l'atelier.

Liste des opérateurs.

L'organisme tient à jour, sous la responsabilité de son responsable technique et de la sécurité, la liste nominative et détaillée par atelier des techniciens. Cette liste comporte également le nom du responsable technique et de la sécurité, ainsi que de son correspondant pour chacun des ateliers. Elle est tenue à la disposition de l'autorité locale en charge de la métrologie légale.

Tout changement dans la liste précitée fait l'objet d'une notification à l'autorité nationale en charge de la délivrance des cartes tachygraphiques, avec transmission de la liste mise à jour.

Chaque ajout ou remplacement d'une personne dans cette liste est conditionné par la réalisation des formations nécessaires pour la bonne application des articles 7 à 13.

Toute demande de carte d'atelier auprès de l'autorité nationale de délivrance des cartes tachygraphiques doit être accompagnée de la liste précitée à jour et des attestations de formation correspondant aux personnes concernées par la demande.

L'autorité nationale en charge de la délivrance des cartes tachygraphiques tient à jour, à partir des demandes et des notifications qui lui sont présentées, la liste des organismes et de leurs ateliers avec, pour chaque organisme, le nom et le prénom du responsable technique et de la sécurité, de ses correspondants éventuels et des techniciens pour lesquels une carte d'atelier a été attribuée. Cette liste est tenue à la disposition de l'autorité nationale en charge de la métrologie légale et des autorités locales en charge de la métrologie légale.

Obligations vis-à-vis de l'autorité locale en charge de la métrologie légale.

Outre les informations le concernant visées à l'article 40 de l'arrêté du 31 décembre 2001 susvisé, l'organisme doit immédiatement signaler à l'autorité locale en charge de la métrologie légale toute non-conformité aux dispositions du règlement CEE n° 3821/85 susvisé relevée sur un véhicule et tenir ces informations à la disposition des agents de l'Etat en charge de l'application du règlement CEE n° 3820/85 du Conseil du 20 décembre 1985 modifié relatif à l'harmonisation de certaines dispositions en matière sociale dans le domaine des transports par route.

L'organisme doit effectuer une revue interne de son organisation, de sa documentation et de ses pratiques, y compris dans le domaine de ses activités techniques, selon une périodicité au moins annuelle et avec enregistrement des constats.

Il doit tenir tous les enregistrements prévus à l'article 13 et ceux des revues annuelles à la disposition de l'autorité locale en charge de la métrologie légale. Lors des visites des agents de l'autorité locale en charge de la métrologie légale, il doit être à même de présenter toutes les cartes d'atelier qui ont été attribuées à ses techniciens et les poinçons de l'organisme.

L'organisme transmet à l'autorité locale en charge de la métrologie légale pilote un bilan annuel de ses activités.