Le responsable du traitement est informé de la date de la séance de la formation restreinte au cours de laquelle est inscrite l'affaire le concernant et de la faculté qui lui est offerte d'y être entendu, lui-même ou son représentant, par lettre remise contre signature, ou remise en main propre contre récépissé ou acte d'huissier. Cette lettre doit lui parvenir au moins un mois avant la date de la séance au cours de laquelle l'affaire est examinée. En cas de réexamen de l'affaire lors d'une séance ultérieure, ce délai minimal peut être ramené à sept jours. Elle mentionne que ses observations écrites doivent parvenir à la formation restreinte au plus tard trois jours francs avant la séance.