Décret n° 2018-380 du 23 mai 2018 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des ressources humaines des agents relevant du ministère de l'intérieur dénommé « DIALOGUE »

Version INITIALE

NOR : INTD1812462D

ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2018/5/23/INTD1812462D/jo/texte

Alias : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2018/5/23/2018-380/jo/texte

Texte n°2

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Publics concernés : agents publics et collaborateurs occasionnels du service public relevant du ministère de l'intérieur et services chargés en tout ou partie de la gestion des ressources humaines au sein du ministère de l'intérieur et de la juridiction administrative.
Objet : autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des ressources humaines des agents relevant du ministère de l'intérieur dénommé « DIALOGUE ».
Entrée en vigueur : le décret entre en vigueur le lendemain de sa publication .
Notice : le décret a pour objet d'autoriser un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des ressources humaines du ministère de l'intérieur. Il définit les finalités du traitement, la nature et la durée de conservation des données enregistrées, les catégories de personnes ayant accès aux données. Il précise également les modalités de traçabilité des accès et le droit d'accès aux données.
Références : le décret peut être consulté sur le site Légifrance (http://www.legifrance.gouv.fr).


Le Premier ministre,
Sur le rapport du ministre d'Etat, ministre de l'intérieur,
Vu le code de la sécurité intérieure, notamment ses articles L. 411-7 à L. 411-17 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 27 ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique ;
Vu le décret n° 95-1197 du 6 novembre 1995 modifié portant déconcentration en matière de gestion des personnels de la police nationale ;
Vu le décret n° 2006-1780 du 23 décembre 2006 modifié portant délégation de pouvoir en matière de recrutement et de gestion de certains personnels relevant du ministère de l'intérieur ;
Vu le décret n° 2013-951 du 23 octobre 2013 relatif à la modernisation de l'administration de la police nationale et aux systèmes d'information et de communication dans la zone de défense et de sécurité de Paris ;
Vu le décret n° 2014-296 du 6 mars 2014 relatif aux secrétariats généraux pour l'administration du ministère de l'intérieur et modifiant diverses dispositions du code de la défense et du code de la sécurité intérieure ;
Vu le décret n° 2017-1070 du 24 mai 2017 relatif aux attributions du ministre d'Etat, ministre de l'intérieur ;
Vu l'avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 3 mai 2018 ;
Le Conseil d'Etat (section de l'administration) entendu,
Décrète :


  • Le ministre de l'intérieur (direction des ressources humaines) est autorisé à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « DIALOGUE ».
    Ce traitement a pour finalité la gestion administrative, opérationnelle et financière des ressources humaines du ministère de l'intérieur. Il s'applique aux agents publics et aux collaborateurs occasionnels du service public relevant du ministère de l'intérieur, à l'exception des militaires de la gendarmerie nationale.


  • Les catégories de données à caractère personnel et d'informations enregistrées dans le traitement sont énumérées en annexe au présent décret.


  • I. - Seuls ont accès, à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître, à la totalité ou à une partie des données mentionnées en annexe, pour la constitution et la gestion des dossiers :
    1° Les agents des services du ministère de l'intérieur, individuellement désignés et habilités par l'autorité administrative responsable du traitement, chargés de la gestion administrative des ressources humaines, de la pré-liquidation de la paie, ceux chargés de la mise en état des dossiers de pension et d'allocation d'invalidité et ceux chargés de la gestion administrative des dossiers médicaux des personnels relevant de leur responsabilité ;
    2° Les présidents des juridictions administratives et les agents du Conseil d'Etat, des tribunaux administratifs et des cours administratives d'appel, individuellement désignés et habilités par l'autorité administrative responsable du traitement, chargés de la gestion administrative des ressources humaines, de la pré-liquidation de la paie, ceux chargés de la mise en état des dossiers de pension et d'allocation d'invalidité et ceux chargés de la gestion administrative des dossiers médicaux des agents du ministère de l'intérieur en fonction dans les juridictions administratives.
    II. - Chaque agent du ministère de l'intérieur a accès, en utilisant le « portail agent », aux informations contenues dans son dossier individuel administratif électronique dans les conditions fixées par arrêté du ministre de l'intérieur.
    III. - Le supérieur hiérarchique a accès aux dossiers administratifs des agents placés sous son autorité, à raison de ses attributions et dans la limite du besoin d'en connaître, à l'exception des informations protégées par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur.


  • Peuvent être destinataires de tout ou partie des données mentionnées en annexe, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître :
    1° Les agents du ministère de l'intérieur chargés :
    a) De l'analyse, de l'étude et du pilotage des ressources humaines ;
    b) De la gestion des matricules, des annuaires et des organigrammes ;
    c) De la gestion opérationnelle et de la gestion des matériels et des moyens de la police nationale ;
    d) De l'attribution des logements ;
    2° Les agents du ministère de l'intérieur expressément désignés par une organisation syndicale dans les conditions prévues par les dispositions de l'article 3-1 du décret du 28 mai 1982 susvisé pour la constitution de listes d'adresses électroniques nominatives professionnelles, pour l'exercice de leur mandat ou en vue d'une candidature conformément aux dispositions de l'article 3-2 du même décret ;
    3° Les agents de la direction générale des finances publiques chargés de la liquidation de la paie des agents relevant du ministère de l'intérieur ;
    4° Les agents de la Régie autonome des transports parisiens chargés de la confection des titres de transports destinés aux agents du ministère de l'intérieur qui en bénéficient dans le cadre de leurs fonctions ou de leur affectation ;
    5° Les agents du service des retraites de l'Etat pour le calcul et la liquidation de la pension des fonctionnaires du ministère de l'intérieur.


  • Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires relatives aux sanctions disciplinaires prévoyant une durée de conservation inférieure, les données à caractère personnel et les informations contenues dans le traitement sont conservées jusqu'à la fin de la cinquième année suivant la date à laquelle les agents publics concernés cessent définitivement leurs fonctions.
    Les données à caractère personnel et informations relatives aux fonctionnaires de la police nationale, réservistes dans la réserve civile de la police nationale en application des dispositions des articles L. 411-7 à L. 411-17 du code de la sécurité intérieure, sont conservées cinq ans, à compter de la fin de cette période de réserve.
    Les données à caractère personnel et les informations relatives aux collaborateurs occasionnels du service public sont supprimées dès la fin de leur engagement.


  • Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au présent traitement.
    Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la même loi s'exercent auprès du service chargé de la gestion des ressources humaines dont relève le demandeur.


  • Les opérations de création, de mise à jour, de suppression et de consultation font l'objet d'un enregistrement comportant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans le traitement. Ces informations sont conservées pendant une durée de cinq ans.


  • Le décret n° 2011-373 du 5 avril 2011 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel des agents relevant du ministère de l'intérieur dénommé « Dialogue » est abrogé à compter du 1er juillet 2020.
    Les données contenues dans le traitement autorisé par ce décret sont transférées dans le traitement autorisé par le présent décret.


  • Le ministre d'Etat, ministre de l'intérieur, est chargé de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


    • ANNEXE
      DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT CONCERNANT LES AGENTS PUBLICS ET LES COLLABORATEURS OCCASIONNELS DU SERVICE PUBLLIC
      I. - Données relatives à l'identification des personnes


      A. - Identification de l'agent :
      1. Nom, prénoms, historique du nom et prénoms (date de début, date de fin) ;
      2. Sexe ;
      3. Matricule, historique des matricules et autres identifiants RH ;
      4. Date et lieu de naissance ;
      5. Date et lieu de décès survenu à l'occasion du service ;
      6. Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR), pour les seules opérations relatives à la préliquidation de la paie et à l'alimentation du compte individuel retraite ; date de certification ;
      7. Nationalité, date d'acquisition de la nationalité le cas échéant ;
      8. Coordonnées personnelles (adresse, téléphone, télécopie, adresse électronique) ;
      9. Absentéisme non motivé/disparition : date de présomption d'absence non motivée, date de jugement déclaratif de disparition ;
      10. Photographie de l'agent.
      B. - Situation familiale :
      1. Historique de la situation familiale : célibataire, marié, veuf, divorcé, séparé de fait, séparé de corps, en concubinage, pacsé, parent isolé ; date de début, date de fin ;
      2. Conjoint actuel et/ou personne ayant la charge de l'enfant au sens de la réglementation des prestations familiales et historique des unions précédentes :
      Nom, prénoms, sexe, matricule, si l'agent appartient au ministère de l'intérieur, date et lieu de naissance, nationalité, date de décès, nature de l'union (mariage, pacte civil de solidarité, concubinage) ;
      3. Enfants :
      a) Nom, prénoms, date et lieu de naissance, rang, date de décès ;
      b) Lien de parenté et type de filiation : date de début, date de fin ;
      c) Enfants à charge de l'agent au sens de la réglementation des prestations familiales, enfants ayant-droit au supplément familial de traitement ;
      4. Personnes à charge :
      Nom, prénoms, date et lieu de naissance, lien de parenté ;
      5. Tiers bénéficiaire (représentant légal : tuteur, curateur, mandataire ; ayant droit) :
      a) Nom et prénoms, adresse, identifiant.
      b) Opposition du Trésor public.
      C. - Données complémentaires relatives à l'agent :
      1. Mensurations pour les actifs de la police nationale :
      Hauteur, poids, pointure, tailles standard pour chemise, veste, gants, pantalon, chapeau, jupe, tailles personnalisées ;
      2. Documents officiels (carte nationale d'identité, permis de conduire, passeport, passeport de service) :
      Date d'émission, période de validité, numéro ;
      3. Véhicule :
      a) Type (véhicule personnel, véhicule de service), usage (date de début, date de fin), modèle, immatriculation, catégorie ;
      b) Kilomètres autorisés durant l'exercice, kilomètres parcourus, kilomètres restants, ordre de mission permanent le cas échéant ;
      4. Conditions de logement, pour les logements relevant du parc immobilier du ministère de l'intérieur :
      Date de début, date de fin, conditions de logement (avec astreinte, sans astreinte, pour nécessité absolue de service, pour utilité de service, bail administratif, agent logé par ses propres moyens), loyer payé par l'Etat français, étranger ou par un organisme, loyer payé par l'agent, montant du loyer ;
      5. Numéro d'arme pour les fonctionnaires de police ;
      6. Contacts en cas d'urgence (par ordre prioritaire) :
      Qualité, nom, prénom, téléphone.


      II. - Données relatives à la vie professionnelle


      A. - Carrière :
      1. Statut, catégorie statutaire (A/B/C) : date de début, date de fin ;
      2. Catégorie socioprofessionnelle ;
      3. Filière, corps, grade, mode d'accès au grade ;
      4. Emploi fonctionnel ;
      5. Echelon/chevron, grille indiciaire de référence ;
      6. Spécialité du recrutement dans le corps ;
      7. Affectation administrative et opérationnelle : date de début, date de fin, durée :
      a) Service d'affectation administrative, service d'affectation opérationnelle, poste, type d'emploi, motif de changement : date de début, date de fin ;
      b) Affectations hors du ministère de l'intérieur : statut de l'agent public (date de début, date de fin, code de l'organisme, type d'établissement) ;
      c) Fonctions, spécialités, qualifications exercées : date d'effet, date de fin, modalités d'exercice, temps de trajet du domicile au travail, distance ;
      8. Situation administrative à l'étranger ;
      9. Ancienneté calculée ;
      10. Stage de formation (date de début, date de fin), organisme de formation, type de formation, engagement de servir (date de début, date de fin) ;
      11. Modalités de service et d'exercice, date d'effet, durée du temps de travail ;
      12. Catégorie et nature du contrat (date de début, date de fin) ;
      13. Rémunération prévue au contrat ;
      14. Régime de sécurité sociale ;
      15. Fonctions, sujétions particulières ;
      16. Statut du tuteur (stage, apprentissage, tutorat dans un autre cadre) :
      Date de début, date de fin, statut du tuteur, agents « tutorés » (nom, prénom, date de début, date de fin) ;
      17. Position administrative (date de début, date de fin) ;
      18. Prolongation d'activité ;
      19. Sortie définitive :
      a) Date de dernier jour d'activité, date de sortie, date de fin de paie ;
      b) Motif ;
      c) Préavis : dates de début, date de fin ;
      20. Indicateur de nouvelle prise en charge pour les agents relevant de la réserve contractuelle ;
      21. Aptitudes, habilitations et autorisations :
      Date et durée de validité de l'aptitude, restriction d'emploi, niveau, type et dates d'habilitation, type, date de début, date de fin de l'autorisation ;
      22. Evaluation et notation :
      Année d'évaluation et de notation, grille d'évaluation, note, marge d'évolution, appréciations, signature de l'agent, recours ;
      23. Mobilité géographique, dates et historique de mobilité, dates de mobilité des conjoints et enfants à charge ;
      24. Récompenses/distinctions :
      a) Date d'attribution/promotion/nomination, distinction honorifique ouvrant droit à un avantage financier ;
      b) Description de la récompense ou distinction ;
      25. Sanctions, à l'exception des avertissements :
      a) Date de début, date de fin, type de sanction, motif ;
      b) Durée ;
      c) Indicateur de poursuite pénale ;
      26. Autres événements ou éléments ayant une incidence sur la perception d'une prime, indemnité ou bonification indiciaire.
      B. - Gestion des mutations :
      1. Identification des candidatures :
      a) Identification du demandeur, date de la demande ;
      b) Vœux sur les postes demandés, priorité des vœux ;
      c) Désistement de la candidature ;
      2. Mouvements :
      a) Motif de non prise en compte de la candidature ;
      b) Nombre de points attribués au demandeur après calcul sur barème ;
      c) Résultat de la demande ;
      3. Remboursement des frais de changement de résidence :
      Date, droit à remboursement, motif.
      C. - Formation :
      1. Formations et stages suivis :
      Date de début, date de fin, acceptation de la demande d'utilisation du compte personnel de formation (CPF), durée de la formation, formation sur le temps de travail, perception de l'indemnité journalière de stage ;
      2. Formation liée au recrutement :
      Date de début, date de fin, nature, service d'appartenance, corps, école, caractère de la scolarité, renouvellement de la scolarité, indicateur de versement linéaire de l'indemnité de stage ;
      3. Numéro d'agrément du stage, thème, domaine et filière de la formation ;
      4. Organisme de formation, numéro de convention de l'organisme de formation ;
      5. Evaluation des compétences acquises, qualification acquise, diplôme, date ;
      6. Compte personnel de formation :
      Date d'effet, type d'opération, nombre d'heures, solde, formation sur le temps de service, perception de l'indemnité journalière de stage ;
      7. Examens professionnels :
      Liste des examens professionnels obtenus, date d'acquisition, date de fin de validité.
      D. - Diplômes, compétences, qualifications et orientation :
      1. Diplômes scolaires et universitaires : date, diplôme, discipline, école, niveau du diplôme, année de promotion ;
      2. Compétences de l'agent : compétence, niveau de compétence ;
      3. Langues : langues pratiquées, niveau de compétence ;
      4. Qualifications : spécialité, niveau, date de début, date de fin, qualification mise en pratique dans les fonctions détenues ;
      5. Habilitation défense : date de début, date de fin prévue, date de fin, type d'habilitation défense ;
      6. Habilitations et permis : type de permis, date d'émission, date d'expiration, pays de validité, numéro, autorités de délivrance ;
      7. Expériences antérieures dans l'administration : date de début, date de fin, administration, nature ; autre expérience ;
      8. Souhaits de carrière : échéance, priorité, emploi, métier, expatriation, mutation ;
      9. Type d'entretien de carrière et dates ;
      10. Demande de bilan de compétences, date.
      E. - Données nécessaires à l'organisation des élections professionnelles :
      1. Type et date du scrutin, collège, bureau de vote, section de vote ;
      2. Modalités de vote (par correspondance, bureau de vote).
      F. - Données relatives à l'exercice d'un mandat syndical :
      1. Mandat : type de mandat syndical, date de début, date de fin, rôle (représentant de la section locale, représentant national, responsable) ;
      2. Détachement, congé de formation, décharges liées à un mandat syndical ;
      3. Autorisations d'absence.
      G. - Données relatives à l'exercice d'un mandat électif :
      1. Mandat : type de mandat électif, date de début, date de fin ;
      2. Type de commune (< 10 000 hab., de 10 000 à 29 999 hab., 30 000 à 99 999, = ou > 100 000 hab.).
      H. - Congés/absences :
      1. Type de congé/absence : date de début, date de fin, motif d'absence ;
      2. Congés à l'étranger ;
      3. Gestion du compte épargne-temps ;
      4. Jours de carence (dates).
      I. - Service national :
      1. Situation au regard du service national :
      a) Date de début, date de fin, forme d'accomplissement ;
      b) Arme, grade, médaille d'honneur ;
      c) Durée totale de présence sous les drapeaux ;
      2. Affectation défense :
      a) Date de début, date de fin ;
      b) Arme et lieu d'affectation ;
      3. Campagnes militaires :
      a) Date de début, date de fin ;
      b) Taux de bonification, position, nature.
      4. Réserve opérationnelle : date de début, date de fin.
      J. - Retraite :
      1. Date limite de départ en retraite, âge limite de départ en retraite, prolongations, âge prévu de départ en retraite ;
      2. Services donnant droit à bonification ;
      3. Rachats d'annuités ;
      4. Congés hors du territoire d'exercice.


      III. - Données médico-administratives


      A. - Accidents et maladies professionnelles :
      1. Date de l'accident ou de constatation de la maladie ;
      2. Accident ou maladie imputable au service ;
      3. Victime titulaire d'une pension d'invalidité ;
      4. Victime atteinte avant accident d'une infirmité ou mutilation ;
      5. Date de consolidation ;
      6. Date de guérison ;
      7. Reprise du service ;
      8. Taux d'incapacité permanente partielle par lésion ;
      9. Taux d'invalidité temporaire partielle ;
      10. Groupe d'invalidité.
      B. - Handicap/invalidité :
      1. Reconnaissance du handicap ;
      2. Date de début, date de fin du handicap/invalidité ;
      3. Groupe d'invalidité ;
      4. Taux d'invalidité ;
      5. Catégorie de bénéficiaire de l'obligation d'emploi.
      C. - Autres données médico-administratives :
      1. Calendrier et organisation des visites médicales relevant de la médecine de prévention ou de contrôle ;
      2. Résultat de la visite (apte/inapte) ;
      3. Aptitude aux voyages aériens et outre-mer (oui/non) ;
      4. Aménagements du poste de travail ;
      5. Risques professionnels : date et type d'exposition aux risques.


      IV. - Données à caractère économique et financier


      1. Coordonnées bancaires de l'agent ou du tiers bénéficiaire ;
      2. Rémunération principale, accessoire ;
      3. Régime indemnitaire (données relatives aux événements ou éléments ayant une incidence sur la perception d'une prime, indemnité ou bonification indiciaire) ;
      4. Retenues, date de début, date de fin, montant ;
      5. Opposants (identification, adresse, téléphone, coordonnées bancaires) ;
      6. Droits au supplément familial de traitement, date de début, date de fin ;
      7. Agent allocataire du supplément familial de traitement.


Fait le 23 mai 2018.


Edouard Philippe
Par le Premier ministre :


Le ministre d'Etat, ministre de l'intérieur,
Gérard Collomb

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