La commission consultative paritaire comprend quatre représentants de l'administration et quatre représentants du personnel, et un nombre égal de membres suppléants.

Les membres de la commission sont désignés par décision du directeur général de l'OFPRA pour une période de quatre ans. Leur mandat peut être renouvelé.
Toutefois, lorsque la commission est renouvelée en cours de cycle électoral, les représentants du personnel sont élus, dans les conditions fixées par la présente décision, pour la durée du mandat restant à courir avant le renouvellement général des instances représentatives du personnel de la fonction publique.
Lors du renouvellement de la commission, les nouveaux membres entrent en fonctions à la date à laquelle prend fin, en application des dispositions précédentes, le mandat des membres auxquels ils succèdent.

Les représentants de l'administration, titulaires et suppléants, sont désignés dans les quinze jours qui suivent la proclamation des résultats des élections.
Ils sont choisis parmi les fonctionnaires de catégorie A de l'OFPRA ou parmi les agents non titulaires exerçant des fonctions de niveau hiérarchique équivalent à celles exercées par les fonctionnaires autorisés à siéger.
Le président de la commission a la qualité de fonctionnaire.

Les représentants de l'administration, membres titulaires et suppléants de la commission, venant en cours de mandat, par suite de démission de l'administration ou de leur mandat de membre de cette commission, de mise en congé de longue durée au titre de l'article 34 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée, de mise en congé de grave maladie de plus de six mois au titre de l'article 13 du décret du 17 janvier 1986 susvisé, de mise en congé sans rémunération, de mise en disponibilité, ou pour toute autre cause, à cesser les fonctions en raison desquelles ils ont été nommés sont remplacés dans les conditions prévues à l'article 4. Le mandat de leurs successeurs expire dans ce cas lors du renouvellement de la commission.

Les représentants du personnel, membres titulaires et suppléants de la commission, sont élus au scrutin de liste.

Les représentants du personnel, membres titulaires et suppléants de la commission, venant en cours de mandat, par suite de fin de contrat, de démission, de congé sans rémunération, de congé de grave maladie de plus de six mois au titre de l'article 13 du décret du 17 janvier 1986 susvisé, ou pour toute autre cause, à cesser les fonctions pour lesquelles ils ont été nommés sont remplacés, jusqu'au renouvellement de la commission, dans les conditions prévues à l'article 8.

Le remplacement des représentants du personnel se trouvant dans l'impossibilité d'exercer leurs fonctions, pour l'un des motifs énumérés à l'article 7, s'effectue dans les conditions suivantes :
1° S'il s'agit d'un représentant titulaire, il est remplacé par le premier suppléant pris dans l'ordre de la liste au titre de laquelle il a été élu ;
2° S'il s'agit d'un représentant suppléant, il est remplacé par le premier candidat non élu restant de la même liste.
Lorsqu'une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir, dans les conditions prévues aux 1° et 2°, aux sièges de membres titulaires ou de membres suppléants auxquels elle a droit, l'organisation syndicale ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les agents non titulaires relevant du même collège, éligibles au moment où se fait la désignation, pour la durée du mandat restant à courir.

La date des élections des représentants du personnel au sein de la commission est celle du renouvellement général des commissions administratives paritaires. La durée du mandat de la commission est réduite ou prorogée en conséquence.
En cas d'élections partielles, la date est fixée par le directeur général de l'OFPRA.
Sauf cas de renouvellement anticipé, la date des élections est rendue publique six mois au moins avant l'expiration du mandat en cours.

Sont électeurs les agents mentionnés à l'article 1er qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :
1° Justifier d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat à durée déterminée d'une durée supérieure ou égale à un an, en cours d'exécution à la date du scrutin, dont la durée restant à courir à cette même date est d'au moins deux mois ;
2° Etre, à la date du scrutin, en fonction depuis au moins deux mois ;
3° Etre, à la date du scrutin, en activité ou en congé parental.
Pour les contrats à durée déterminée renouvelés, la date à retenir pour apprécier la condition d'ancienneté est la date de prise de fonctions du contrat initial.
Sans préjudice des droits qu'ils conservent dans leur administration d'origine, les fonctionnaires titulaires détachés dans un emploi de contractuel sont électeurs dans leur emploi de détachement.

La liste des électeurs appelés à voter est arrêtée par le directeur général de l'OFPRA. La qualité d'électeur s'apprécie au jour du scrutin.
La liste est affichée dans les services au moins un mois avant la date du scrutin.
Dans les huit jours qui suivent la publication, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription. Dans ce même délai, et pendant trois jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur la liste électorale.
Le directeur général de l'OFPRA statue sur les réclamations.
Aucune modification n'est alors admise, sauf si un événement postérieur et prenant effet au plus tard la veille du scrutin entraîne, pour un agent, l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur.
Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée au plus tard la veille du scrutin, soit à l'initiative de l'administration, soit à la demande de l'intéressé, et immédiatement portée à la connaissance des personnels par voie d'affichage.

Sont éligibles les agents remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale.
Toutefois, ne peuvent être élus ni les agents en congé de grave maladie au titre de l'article 13 du décret du 17 janvier 1986 susvisé, ni ceux placés pour quelque cause que ce soit en position de congé sans rémunération, ni ceux frappés de l'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 et L. 6 du code électoral, ni ceux frappés d'une mesure disciplinaire ou de l'une des autres causes d'exclusion prévues au deuxième alinéa de l'article 14 du décret du 28 mai 1982 susvisé, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou relevés de leur peine.

Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu'il y a de postes à pourvoir, titulaires et suppléants, sans qu'il soit fait mention pour chacun des candidats de la qualité de titulaire ou de suppléant. Un même candidat ne peut pas être présenté par plusieurs listes.
Les listes doivent être déposées au moins six semaines avant la date fixée pour les élections par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique de l'Etat, remplissent les conditions fixées à l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée. Les listes peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales. Chaque liste doit comporter le nom d'un délégué de liste, candidat ou non, désigné par l'organisation syndicale afin de représenter la liste dans toutes les opérations électorales. L'organisation peut désigner un délégué suppléant.
Le dépôt de chaque liste doit être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.
Lorsque l'administration constate que la liste ne satisfait pas aux conditions fixées par l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.

Aucune liste ne peut être déposée ou modifiée après la date limite prévue à l'article précédent.
Toutefois, si, dans un délai de trois jours francs suivant la date limite de dépôt des listes, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, l'administration informe sans délai le délégué de liste. Celui-ci peut alors transmettre, dans un délai de trois jours à compter de l'expiration du délai de trois jours susmentionné, les rectifications nécessaires.
A défaut de rectification, si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste intéressée est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat.
Lorsque la recevabilité d'une des listes n'est pas reconnue par l'administration, le délai de rectification de trois jours prévu au deuxième alinéa ci-dessus ne court à l'égard de cette liste qu'à compter de la notification du jugement du tribunal administratif lorsqu'il est saisi d'une contestation de la décision de l'administration, en application du dernier alinéa de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.
Si le fait motivant l'inéligibilité est intervenu après la date limite de dépôt des listes, le candidat défaillant peut également être remplacé, sans qu'il y ait lieu de modifier la date des élections.
Lorsque, à la date limite de dépôt des listes, aucune liste n'a été déposée, il est recouru à la procédure prévue à l'article 22.
Aucun retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des listes de candidatures.

Les bulletins de vote et les enveloppes sont établis, aux frais de l'administration, d'après un modèle type fourni par celle-ci.
Il est fait mention, sur le bulletin de vote, de l'appartenance éventuelle de l'organisation syndicale, à la date du dépôt des listes, à une union de syndicats à caractère national.
Les bulletins de vote et les enveloppes sont transmis par les soins de l'administration aux agents inscrits sur la liste électorale huit jours francs au moins avant la date du scrutin.

Un bureau de vote central est constitué pour l'élection. Il procède au dépouillement du scrutin. A l'issue du dépouillement et sans délai, il proclame les résultats.
Le bureau de vote central comprend un président et un secrétaire désignés par le directeur général de l'OFPRA ainsi qu'un délégué de chaque liste en présence.

Les opérations électorales se déroulent publiquement dans les locaux du travail et pendant les heures de service.
Il peut être recouru au vote par correspondance dans les conditions fixées aux articles 18 à 20 de la présente décision.
Le vote a lieu au scrutin secret et sous enveloppe.
Les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière sans radiation ni adjonction de noms et sans modification de l'ordre de présentation des candidats. Est nul tout bulletin établi en méconnaissance de l'une de ces conditions.
Les enveloppes expédiées aux frais de l'administration par les électeurs doivent parvenir au bureau de vote avant l'heure de la clôture du scrutin.

Sont admis à voter par correspondance les agents suivants :
1° Ceux qui n'exercent pas leurs fonctions au siège du bureau de vote ;
2° Ceux qui sont en congé, notamment au titre des articles 34, 40 bis et 54 de la loi du 11 juillet 1984 susvisée (congé de maladie, congé de grave maladie, congé de longue maladie, congé de longue durée, congé de maternité ou d'adoption, congé de paternité, congé parental, congé de présence parentale, congé pour formation syndicale ou pour formation professionnelle) ;
3° Ceux qui n'ont aucune obligation de service pendant les heures d'ouverture du scrutin ;
4° Ceux qui sont en position d'absence régulièrement autorisée ;
5° Ceux qui sont éloignés du service pour raisons professionnelles ;
6° Ceux qui sont suspendus ou temporairement exclus de leurs fonctions ;
7° Ceux qui sont empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre au bureau de vote le jour du scrutin ;
8° Ceux qui remplissent des fonctions syndicales le jour du scrutin.
Les agents énumérés aux précédents alinéas, à l'exception de ceux mentionnés au 7°, ont la faculté de voter directement au bureau de vote. Dans ce cas, le vote direct prévaut lorsque l'électeur utilise les deux procédures.

Le vote par correspondance s'effectue comme suit :
1° La liste des agents appelés à voter par correspondance est annexée à la liste électorale arrêtée par le directeur général de l'OFPRA.
Quinze jours au moins avant la date des élections, les agents intéressés sont avisés de leur inscription sur cette liste et des conditions dans lesquelles ils pourront voter.
Les intéressés peuvent vérifier les inscriptions et formuler toute réclamation.
2° Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires, établis aux frais de l'administration, sont transmis aux électeurs par l'administration huit jours au moins avant la date fixée pour la tenue du scrutin.
3° Les délais fixés aux 1° et 2° ne sont pas opposables aux agents empêchés de prendre part au vote par suite des nécessités de service.
Pour les électeurs résidant hors du territoire métropolitain, les notifications et transmissions prévues aux 1° et 2° sont effectuées à la diligence de l'administration par les moyens de communication les plus rapides et dès que possible après la date limite de dépôt des listes de candidats.
4° L'électeur insère son bulletin de vote dans une première enveloppe (dite « enveloppe n° 1 ») qui ne doit comporter aucune mention ni aucun signe distinctif. L'électeur place ensuite cette enveloppe n° 1 dans une seconde enveloppe (dite « enveloppe n° 2 ») qu'il cachette et sur laquelle il appose sa signature et porte lisiblement son nom, son prénom ainsi que son affectation.
L'enveloppe n° 2 est placée dans une troisième enveloppe (dite « enveloppe n° 3 ») qu'il cachette et sur laquelle est indiquée l'adresse du bureau de vote de l'OFPRA.
5° Les électeurs votant par correspondance adressent leur vote par voie postale au bureau de vote de l'OFPRA. L'enveloppe n° 3 doit parvenir au bureau de vote avant l'heure de clôture du scrutin.
Les coûts liés à l'acheminement de cette enveloppe sont pris en charge par l'administration.

La réception et le recensement des votes par correspondance s'effectuent dans les conditions suivantes :
1° Le bureau de vote procède, à l'issue du scrutin, au recensement des votes recueillis par cette voie.
Les enveloppes n° 3 puis les enveloppes n° 2 sont ouvertes.
Au fur et à mesure de l'ouverture des enveloppes n° 2, la liste électorale est émargée et l'enveloppe n° 1 contenant le bulletin de vote est déposée, sans être ouverte, dans l'urne contenant les suffrages des agents ayant voté directement à l'urne.
2° Sont mises à part, sans être ouvertes :

- les enveloppes n° 3 parvenues au bureau de vote après l'heure de clôture du scrutin ;
- les enveloppes n° 2 sur lesquelles l'identité ou la signature du votant ne figurent pas ou sont illisibles ;
- les enveloppes n° 2 multiples parvenues sous la signature d'un même agent ;
- les enveloppes n° 1 portant une mention ou un signe distinctif ou susceptible de lui ôter son caractère anonyme ;
- les enveloppes n° 1 parvenues en nombre multiple sous une même enveloppe n° 2.

Le nom des électeurs dont émanent ces plis n'est pas émargé sur la liste électorale.
Sont également mises à part, sans être ouvertes, les enveloppes émanant d'électeurs ayant pris part au vote directement. Dans un tel cas, le vote par correspondance n'est pas pris en compte.
3° Un procès-verbal des opérations définies aux 1° et 2° est rédigé par le bureau de vote qui est chargé de procéder au dépouillement. Sont annexées à ce procès-verbal les enveloppes mises à part sans être ouvertes en application des alinéas ci-dessus.

Le bureau de vote central constate le nombre total de votants et détermine le nombre total de suffrages valablement exprimés ainsi que le nombre de voix obtenues par chaque liste.
Il détermine en outre le quotient électoral en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de représentants titulaires à élire.

Les sièges des représentants du personnel à la commission sont attribués comme suit :
a) Chaque liste a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Les sièges de représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne.
Dans le cas où, pour l'attribution d'un siège, des listes ont la même moyenne, le siège est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix. Si les listes en cause ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué à l'une d'entre elles par voie de tirage au sort ;
b) Dans l'hypothèse où aucune liste n'a présenté de candidats, les représentants sont désignés par voie de tirage au sort parmi les électeurs.
Si les agents ainsi désignés n'acceptent pas leur nomination, les sièges vacants des représentants du personnel sont attribués à des représentants de l'administration.
Les représentants titulaires sont désignés selon l'ordre de présentation de la liste.

Il est attribué à chacune des listes constituées un nombre de sièges de représentants suppléants identique à celui des titulaires élus.

Un procès-verbal des opérations électorales est établi par le bureau de vote et immédiatement transmis aux délégués de chaque liste en présence.

Lorsqu'une liste commune a été établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée et rendue publique par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fait à parts égales entre les organisations concernées. Cette répartition est mentionnée sur les listes affichées dans les sections de vote.

Les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, devant le directeur général de l'OFPRA puis, le cas échéant, devant la juridiction administrative.