Le LPO établit et tient à jour pour chaque candidat un dossier comportant les différentes pièces et rapports détaillés des contrôles effectués, et le niveau de compétence linguistique obtenu. Il tient ces dossiers à la disposition de l'autorité. Chaque dossier doit être conservé au moins sept ans. Ces dossiers doivent être portés à la connaissance des intéressés et visés par eux.