Huit jours avant cet entretien, l'inspecteur adresse à son supérieur hiérarchique direct un rapport d'activité portant sur la période couverte par l'évaluation. Les inspecteurs en charge du premier degré produisent également une note de synthèse sur l'état de leur circonscription.
Préalablement à l'entretien, le supérieur hiérarchique direct prend connaissance du rapport d'expertise sur la valeur professionnelle de l'inspecteur que l'inspection générale de l'éducation nationale a transmis au ministre. Ce rapport est communiqué à l'intéressé.