I. – Les requêtes mentionnées aux articles L. 327-6 et L. 327-13 sont effectuées par lettre remise contre signature ou tout autre moyen propre à établir la preuve de la date de la saisine, y compris par voie électronique.

Elles comportent :

1° Si l'auteur de la requête est une personne physique, ses nom, prénom, adresse et coordonnées téléphoniques et, si elle est assujettie aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au Registre national des entreprises en tant qu'entreprise du secteur des métiers et de l'artisanat, le numéro de son inscription ;

2° Si l'auteur de la requête est une personne morale, sa forme sociale, sa dénomination ou sa raison sociale, ses statuts, la désignation de son représentant légal les coordonnées téléphoniques de la personne physique à contacter, et, s'il s'agit d'une entreprise assujettie aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au Registre national des entreprises en tant qu'entreprise du secteur des métiers et de l'artisanat, le numéro de son inscription et l'adresse de son siège social ;

3° Le cas échéant, le nom de son conseil ou de son représentant et le mandat donné à ce dernier ;

4° L'objet et la nature de la requête avec un exposé de la demande ou du litige et les pièces sur lesquelles la requête est fondée ;

4° Le nom et l'adresse des autres parties mises en cause ;

5° Tous éléments de nature à justifier des démarches que l'auteur de la requête a préalablement accomplies auprès de l'organisme de gestion collective ou de l'organisme de gestion indépendant mis en cause.

La demande et le dossier sont rédigés en langue française.

II. – Si la requête ne satisfait pas aux prescriptions du I, le collège de contrôle ou le médiateur selon le cas adresse une demande de régularisation sous un délai maximal d'un mois à l'auteur de la requête. En l'absence de régularisation la requête est déclarée irrecevable.

Lorsque le collège de contrôle souhaite entendre une personne en application du III de l'article L. 327-11, une convocation est adressée à l'intéressé par lettre recommandée avec demande d'avis de réception quinze jours au moins avant la date de la convocation. Ce délai est porté à deux mois lorsque la personne convoquée est établie en dehors du territoire métropolitain. La convocation rappelle à la personne convoquée qu'elle est en droit de se faire assister d'un conseil de son choix, en application du III de l'article L. 327-11.

Lorsque le collège de contrôle souhaite entendre l'intéressé par un système de visioconférence ou d'audioconférence, la convocation adressée dans les conditions prévues à l'alinéa précédent doit en faire état, préciser que la conférence sera enregistrée et solliciter l'accord exprès de la personne concernée.

Lorsque le médiateur souhaite entendre une personne en application du III de l'article L. 327-11, la convocation rappelle à la personne convoquée qu'elle est en droit de se faire assister d'un conseil de son choix.

Pour l'exercice de la mission mentionnée au 1° de l'article L. 327-1, le collège de contrôle arrête son programme annuel de travail sur proposition de son président. Un contrôle non prévu par ce programme peut être diligenté par le collège sur proposition du président.

La décision de procéder à un contrôle est notifiée par lettre recommandée à l'organisme qui en fait l'objet avant toute opération de contrôle auprès de lui.

La demande de documents et d'informations est adressée à l'organisme contrôlé par lettre fixant le délai imparti pour y répondre. Ce délai ne peut être inférieur à trente jours.

Le collège de contrôle prend toutes dispositions pour que les opérations de contrôle s'effectuent en préservant au bénéfice de l'organisme les secrets protégés par la loi.

Le rapport provisoire de vérification, établi par le rapporteur et adopté par le collège de contrôle, est communiqué par le président à l'organisme contrôlé, qui dispose de trente jours pour faire valoir ses observations. L'organisme peut en outre dans le même délai demander à ce que ses représentants soient entendus par le collège de contrôle.

Le rapport définitif de vérification est adopté par le collège de contrôle après examen des éventuelles observations de l'organisme contrôlé et, le cas échéant, après audition de ses représentants. Les observations de l'organisme contrôlé sont annexées au rapport de vérification. Ce rapport est adressé à l'organisme contrôlé qui le communique, le cas échéant hors les mentions nominatives, à l'assemblée générale. Il est également adressé au ministre chargé de la culture.

Le rapport annuel prévu à l'article L. 327-12 fait état des constatations faites par le collège de contrôle à l'issue de ses contrôles.

Les observations du collège de contrôle mettant en cause un organisme lui sont communiquées au préalable. L'organisme dispose d'un délai de trente jours pour faire valoir ses observations ou demander à ce que ses représentants soient entendus par le collège de contrôle. Les observations de l'organisme sont annexées au rapport.

Dans le cadre des contrôles effectués en application du 2° de l'article L. 327-1, le représentant du collège de contrôle établit les procès-verbaux énonçant la nature, la date et le lieu des constatations opérées. Ils sont signés par leur auteur et la personne concernée par les investigations ou son représentant légal.

En cas de refus de celle-ci, mention en est faite au procès-verbal.

Lorsque l'intéressé a été entendu par un système de visioconférence ou d'audioconférence, l'enregistrement audiovisuel ou sonore auquel ces opérations ont donné lieu fait l'objet d'un procès-verbal de transcription soumis pour signature à l'intéressé. A cet effet, ce procès-verbal, accompagné de l'enregistrement, lui est adressé dans un délai de trente jours à compter de la date de la visioconférence ou de l'audioconférence.

Lorsque le collège de contrôle décide de l'ouverture d'une procédure de sanction, la notification des griefs est adressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, remise en main propre contre récépissé ou acte d'huissier, à l'organisme mis en cause, accompagnée du rapport d'enquête.

Ces documents sont également transmis au président du collège des sanctions.

L'organisme mis en cause dispose d'un délai de deux mois pour transmettre au président du collège des sanctions ses observations écrites sur les griefs qui lui ont été notifiés. Il en adresse copie au président du collège de contrôle. A défaut, cette copie lui est communiquée par le président du collège des sanctions.

La notification des griefs mentionne le délai prévu à l'alinéa précédent et précise que l'organisme mis en cause peut prendre connaissance et copie des autres pièces du dossier auprès du collège des sanctions et se faire assister ou représenter par tout conseil de son choix.

Le président du collège de contrôle peut répondre par écrit, dans un délai n'excédant pas un mois, aux observations écrites transmises par l'organisme. Il adresse, selon les modalités prévues au premier alinéa du présent article, une copie de cette réponse à l'organisme qui peut, dans un délai d'un mois, communiquer de nouvelles observations au président du collège des sanctions.

Une copie de ces observations est adressée au président du collège de contrôle dans les conditions fixées au troisième alinéa du présent article. Le président du collège des sanctions peut, s'il le juge utile, l'autoriser à y répondre dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. L'organisme peut alors produire de nouvelles observations dans le délai d'un mois. Une copie en est adressée pour information au président du collège de contrôle.

Les délais prévus par les dispositions du présent article peuvent être réduits par le président du collège des sanctions, lorsque l'urgence ou la nature de l'affaire le justifient.

L'organisme mis en cause est convoqué devant le collège des sanctions, selon les modalités prévues à l'article R. 321-27, au moins trente jours francs avant la séance.

Les membres du collège des sanctions délibèrent sur les sanctions en la seule présence d'un agent de la commission de contrôle exerçant les fonctions de secrétaire de séance. Celui-ci établit un compte rendu de la séance, qui est signé par le président du collège des sanctions et le secrétaire de séance.

La décision de sanction mentionne les noms des membres qui ont statué et, le cas échéant, les frais de procédure qui sont à la charge de l'organisme à l'encontre duquel la sanction a été prononcée.

Elle est notifiée à l'organisme concerné selon les modalités prévues au premier alinéa de l'article R. 321-32 et communiquée au collège de contrôle.

Le médiateur est choisi en tenant compte de ses compétences et de son expérience au regard de sa mission.

Il veille à faire cesser immédiatement ou à prévenir les situations de conflit d'intérêts dans lesquelles il se trouve ou pourrait se trouver.

Lorsque le médiateur est saisi par l'une des parties, il informe les autres parties, par lettre remise contre signature ou tout autre moyen propre à établir la preuve de la date de réception de la saisine, dans un délai de huit jours à compter de la réception de la saisine. Les parties disposent alors d'un délai de trente jours ouvrés pour adresser leurs observations au médiateur et au requérant par tout moyen propre à établir la preuve de la date de réception. Ce délai peut être prolongé au plus pour la même durée par le médiateur.

Pour l'exercice de sa mission, le médiateur dispose d'un délai de trois mois, à compter de la date de la réception de la requête, ou le cas échéant de la réception des observations des parties, ou de l'expiration du délai imparti pour les produire.

Cette mission peut être renouvelée une fois, pour une même durée, à la demande du médiateur et avec l'accord des parties.

Le médiateur entend les parties, séparément ou conjointement, et toute personne dont l'audition lui paraît utile. Les parties peuvent se faire assister par toute personne de leur choix, dont elles communiquent l'identité préalablement à leur audition.

Le médiateur établit un compte-rendu des auditions.

Lorsqu'une partie se prévaut du secret des affaires, elle signale au médiateur, à l'occasion de leur communication, les informations, documents ou partie de documents qu'elle estime couverts par ce secret et qui ne peuvent alors être rendus publics ni communiquées aux autres parties.

Le médiateur favorise ou suscite toute résolution des litiges qui lui sont soumis.

La teneur de l'accord entre les parties, même partiel, constaté par le médiateur, est consignée dans un constat signé par les parties et le médiateur précisant les mesures à prendre pour le mettre en œuvre.

Une copie de ce constat est remise à chaque partie par tout moyen propre à établir la preuve de la date de réception.

Si, à l'issue du délai prévu à l'article R. 321-37, aucun accord n'a pu être trouvé entre les parties, le médiateur dresse un rapport constatant cet échec, qu'il motive et dont copie est remise à chaque partie par tout moyen propre à établir la preuve de la date de réception.

Dans le cas prévu à l'article R. 321-41, le médiateur peut également émettre une recommandation, qui est notifiée aux parties par tout moyen propre à établir la preuve de la date de réception.

Dans un délai de trois mois à compter de la réception de la recommandation, les parties informent le médiateur des suites données à la recommandation.

Le médiateur communique le constat du deuxième alinéa de l'article R. 321-40, la recommandation et les suites qui lui ont été données par les parties, ou le rapport constatant l'échec de la médiation au président de la commission. Le président de la commission communique ces éléments au ministre chargé de la culture.

Les déclarations recueillies ne peuvent être ni produites ni invoquées par une partie sans l'accord de celle qui les a produites dans le cadre d'une autre procédure de médiation, d'une procédure d'arbitrage ou d'une procédure judiciaire.

Les constatations du médiateur ne peuvent être produites par les parties, à l'exception de celles rendues publiques.

Le médiateur adresse chaque année un rapport sur son activité au président de la commission de contrôle et au ministre chargé de la culture. Ce rapport est annexé à celui prévu à l'article L. 327-12.