En cas d'absence, le président de séance est choisi parmi les représentants de l'administration présents dans l'ordre de désignation de l'arrêté préfectoral prévu à l'article 11, alinéa 1er.

Les commissions paritaires locales sont présidées par le président de l'assemblée gestionnaire. En cas d'absence de ce dernier, le président de séance est choisi parmi les représentants de l'administration présents, dans l'ordre de désignation fixé par la délibération prévue à l'article 12, alinéa 1, du présent arrêté.

Le secrétariat des commissions paritaires locales est assuré par un agent de l'établissement désigné par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

Le secrétariat établit un procès-verbal après chaque séance. Ce procès-verbal est transmis dans le délai d'un mois aux membres de la commission.

Soit sur convocation de leur président à son initiative ;

Soit sur la demande de l'autorité investie du pouvoir de nomination ;

Soit à la demande écrite du tiers de leurs membres titulaires ;

Soit, en ce qui concerne les commissions paritaires locales, à la demande écrite du tiers des membres de l'assemblée gestionnaire.

Dans les trois derniers cas, les commissions paritaires doivent se réunir dans le délai d'un mois.

En tout état de cause, les commissions paritaires se réunissent au moins deux fois par an.

Toutefois, une question entrant dans le champ de compétence défini par l'article 41 ci-dessus peut être inscrite à l'ordre du jour :

Soit à la demande de l'autorité investie du pouvoir de nomination ;

Soit sur demande écrite du tiers des membres titulaires de la commission paritaire considérée ;

Soit à la demande écrite du tiers des membres de l'assemblée gestionnaire.

Le préfet peut également provoquer la réunion des commissions paritaires départementales et saisir ces commissions de toutes questions entrant dans leur compétence.

S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée, ou à bulletin secret, à la demande d'un tiers des membres au moins.

En cas de partage des voix à l'occasion d'un vote en matière disciplinaire, le président a voix prépondérante. En cas de partage des voix dans les autres matières, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Les séances des commissions paritaires ne sont pas publiques.

Dans tous les autres cas, les commissions paritaires siègent en assemblée plénière.

Lorsque les commissions paritaires siègent en formation restreinte ou qu'elles fonctionnent en commission d'avancement, elles doivent être composées, conformément à l'article L. 823 du code de la santé publique, elles doivent être composées de telle façon qu'en aucun cas un agent d'un grade donné ne soit appelé à formuler un avis concernant un agent d'un grade hiérarchiquement supérieur.

Les personnels de direction désignés en qualité de représentant de l'administration aux commissions paritaires départementales, en application de l'article 11 ci-dessus ne peuvent prendre part aux délibérations lorsque la situation personnelle d'un agent de leur établissement est examinée dans le cadre des articles L. 823 et L. 831 du code de la santé publique.

Toutefois, la représentation du personnel ne peut en aucun cas être inférieure à deux membres. S'il reste un seul membre titulaire, ce dernier siège avec son suppléant qui a alors voix délibérative par dérogation à l'article 5, alinéa 2, ci-dessus. A défaut, le ou les représentants nécessaires au fonctionnement de la commission paritaire sont désignés par l'organisation détentrice du ou des sièges, parmi les agents titulaires ou stagiaires relevant du groupe considéré en fonctions dans l'établissement ou dans les établissements du département.

En cas d'impossibilité absolue de constituer la commission, dans de telles conditions, il est fait appel à la commission paritaire départementale ou, le cas échéant, à une commission paritaire départementale voisine désignée par le préfet.

Le présent article s'applique compte tenu des dispositions de l'alinéa 3 de l'article 49 ci-dessus.

Les représentants reçoivent communication de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission deux semaines au moins avant la date de la réunion. Dans le délai de dix jours francs précédant la réunion, ils ont accès, sur leur demande, aux dossiers individuels des agents dont la situation doit être examinée en commission.

Les membres des commissions paritaires sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle à raison de tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

En outre, les trois quarts au moins de leurs membres ayant voix délibérative doivent être présents.

Lorsque le quorum n'est pas atteint une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission qui siège alors valablement si la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents.

Après avis du conseil supérieur de la fonction hospitalière, une commission peut être dissoute dans la forme prévue pour sa constitution. Il est alors procédé, dans le délai de deux mois et selon la procédure ordinaire, à la constitution d'une nouvelle commission, dont le renouvellement est soumis aux conditions déterminées aux articles 5 et suivants ci-dessus.

Ils sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions déterminées par arrêté interministériel.

Les dispositions de l'arrêté du 21 septembre 1960 modifié relatif à la constitution des commissions paritaires départementales et locales du personnel des établissements d'hospitalisation, de soins ou de cure publics, seront alors abrogées.