B. - Confection des registres

38 Afin de faciliter la répartition dans les mairies, les feuilles sont numérotées par séries continues. Mais il peut, exceptionnellement, arriver que, lors de l'apposition mécanique des numéros, certaines feuilles soient détériorées. Ces feuilles à rebuter sont néanmoins laissées à l'intérieur des paquets où elles sont signalées par un signet de couleur.

L'atelier de l'imprimerie des timbres-poste annexe à chaque paquet de feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil un bordereau d'expédition sous la forme d'une fiche d'inventaire. Celle-ci indique la nature du papier, le numéro du paquet, la série de deux lettres précédant le numéro, les numéros de la première et de la dernière feuille du paquet et, dans une colonne à part, les numéros des feuilles à rebuter. Les services de la préfecture peuvent utiliser la partie disponible de la fiche d'inventaire pour noter la destination des feuilles (art. 4, arrêté du 22 février 1968).

38-1 L'imprimerie des timbres-poste est en mesure d'assurer la confection des registres avant leur mise en service (fourniture et impression de couvertures souples, encartage, brochage ou agrafage provisoire, prélignage des registres) dans les formats normalisés seulement.

Les commandes de registres confectionnés sont passées suivant les mêmes modalités que pour les feuilles. Un bordereau d'expédition est annexé à chaque paquet par l'imprimerie des timbres-poste.

Les services des préfectures et les mairies conservent toutefois la possibilité de confectionner les registres : ce sera la solution à adopter notamment dans le cas de l'utilisation des formats non normalisés.

Lors de cette confection, il y a lieu de veiller à répartir les feuilles par petits fascicules ne dépassant pas cinq unités de manière à faciliter la reliure ultérieure. Celle-ci, en effet, se révèle impossible si la liasse est trop épaisse. La partie de la feuille où sont apposés le timbre spécial et le numéro doit être utilisée en premier lieu.

C. - Expédition aux mairies des registres et feuilles mobiles

39 Avant que les registres ou les feuilles mobiles ne soient envoyés dans les mairies, les numéros des feuilles qui les composent doivent être reportés sur des bordereaux dressés en trois exemplaires (le premier adressé à la mairie, le deuxième adressé au procureur de la République, le troisième conservé à la préfecture).

Pour l'établissement de ces bordereaux, les formules suivantes peuvent être utilisées :

39-1 Registres préalablement reliés :

Le préfet, ... à M. le maire de ...

J'ai l'honneur de vous faire parvenir deux (ou six) registres destinés à recevoir, au cours de l'année prochaine, les actes de l'état civil de votre commune.

Ces registres sont ainsi composés :

Premier registre (100 pages) : 25 feuilles numérotées de AZ 1001 à AZ 1027 (à l'exception des feuilles numérotées AZ 1003 et AZ 1014 qui sont manquantes) ;

Deuxième registre (100 pages) : 25 feuilles numérotées.

Je vous serais obligé de bien vouloir, conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 février 1968, accuser réception du présent envoi à M. le procureur de la République près le tribunal de grande instance de ... en lui indiquant :

1. Si les feuilles reçues correspondent aux numéros ci-dessus visés ;

2. Quelle catégorie d'actes (naissances, mariages ou décès, premier ou deuxième exemplaire) sera inscrite sur chacun des registres ;

3. Que chaque registre est composé de cinq fascicules comprenant chacun cinq feuilles qui ont été pliées à cet effet.

39-2 Approvisionnement en feuilles mobiles :

Le préfet, ... à M. le maire de ...

J'ai l'honneur de vous faire parvenir 200 feuilles destinées à recevoir, au cours de l'année prochaine, les actes de l'état civil de votre commune. Ces feuilles sont numérotées de AP 1001 à AP 1205 (à l'exception des feuilles numérotées AP 1005 à AP 1010, qui sont manquantes). Je vous serais obligé de bien vouloir, conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 février 1968, accuser réception du présent envoi à M. le procureur de la République près le tribunal de grande instance de ...

en lui indiquant :

1. Si les feuilles reçues correspondent aux numéros ci-dessus visés ;

2. Les numéros des feuilles affectées à chaque catégorie de registres (naissances, mariages, décès, premier et deuxième exemplaires).

Lorsque leur nombre est très important, les registres ou feuilles peuvent être adressés directement par l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste aux municipalités qui en ont fait la demande expresse. En ce cas les services des préfectures ne reçoivent qu'un bordereau des registres ou des feuilles. Ils doivent transmettre un double de ce bordereau au procureur de la République.

Les doubles des bordereaux conservés au parquet sont, en fin d'année, mis à la disposition du magistrat vérificateur de façon que celui-ci puisse contrôler qu'aucune feuille n'a été détruite sans que le procureur de la République ou le juge du tribunal d'instance n'en ait immédiatement été avisé (art. 7 arrêté du 24 septembre 1962, modifié par arrêté du 22 février 1968 relatif à la tenue de l'état civil sur feuilles mobiles).

Sous-section 2

Présentation matérielle des registres