1. Procédure préalable

Avant de procéder à une légalisation sur un acte public, l'agent doit authentifier le document et reconnaître la signature.

a) Authentification.

L'authentification d'un acte public, c'est-à-dire la détermination de l'autorité qualifiée pour l'établir, nécessite dans chaque cas un examen de la loi locale, éventuellement avec l'aide de l'avocat attaché au poste diplomatique ou consulaire.

En principe, la légalisation, par une autorité étrangère qualifiée, de la signature du fonctionnaire public qui a établi l'acte devrait suffire à justifier la qualité de ce dernier. Toutefois, il arrive qu'une telle légalisation ne porte, en réalité, que sur la seule reconnaissance matérielle de la signature.

Si un document n'a pas été établi par un fonctionnaire qualifié

Le mot « fonctionnaire » figurant au 1er alinéa de l'article 3 du décret du 23 janvier 1946 précité doit être accepté dans un sens large et comprendre les autorités, civiles ou non, de la circonscription, qui ont légalement qualité pour exercer des fonctions publiques (par exemple : autorités religieuses, lorsqu'elles tiennent légalement l'état civil, notaires...).

Par assimilation, les consulats ont qualité pour légaliser la signature des agents diplomatiques et consulaires d'autres pays exerçant leurs fonctions dans la circonscription.

, au sens de la législation locale, et même si des légalisations subséquentes ont déjà été effectuées, le poste diplomatique et consulaire doit s'abstenir de procéder à la légalisation afin que les autorités françaises devant lesquelles serait produit le document ne soient pas abusées.

Les consuls étant « tenus », aux termes du décret du 23 octobre 1946 modifié, de légaliser les signatures des fonctionnaires publics de leur circonscription, le refus de légaliser doit être motivé auprès du requérant, pour non-respect de la législation ou de la réglementation locale.

Lorsqu'un document est susceptible d'être utilisé d'une façon ambiguë (exemple : acte de baptême ou de mariage pouvant passer pour un acte de l'état civil), il ne peut être revêtu que de la seule légalisation matérielle, et une mention destinée à éviter un usage abusif (exemple : « le présent document ne saurait être considéré comme un acte de l'état civil ») est apposée sur le document.

b) Reconnaissance matérielle de la signature.

L'authenticité de l'acte étant assurée, l'agent procède à la reconnaissance matérielle de la signature à légaliser. La signature doit être manuscrite, à l'exclusion de toute griffe ou reproduction indirecte (ainsi une photocopie ne peut être légalisée que si elle a été authentifiée par l'autorité compétente). A défaut, une simple photocopie ne peut qu'être « certifiée conforme à l'original », à condition que celui-ci ait été présenté.

La reconnaissance de la signature ne peut résulter que de la confrontation entre la signature figurant sur le document et le spécimen préalablement déposé (types de signatures des autorités locales, signatures portées sur les fiches d'immatriculation).

S'il n'existe aucun dépôt préalable de spécimen, l'intéressé doit signer devant l'agent responsable après avoir fait la preuve de son identité et de sa nationalité.

Lorsqu'il s'agit de la légalisation de la signature d'une autorité locale, l'agent doit mentionner la qualité de cette autorité. A cet effet, il est souhaitable qu'il demande aux autorités de sa circonscription l'envoi du spécimen de leur signature avec l'orthographe de leur nom et leur qualité.

En aucun cas, il ne peut être procédé à une légalisation de signature sans reconnaissance expresse de celle-ci.