Annexe I à l' accord du 12 mai 2005 relatif à la formation professionnelle

Guide de la fonction tutorale

Les parties signataires de l' accord du 12 mai 2005 sur la formation professionnelle dans la branche des industries et des commerces en gros des vins, cidres, spiritueux, sirops, jus de fruits et boissons diverses ont entendu accorder une place importante au tutorat et favoriser son développement. C' est pourquoi elles ont prévu la négociation d' un guide de la fonction tutorale (art. 12. 4 de l' accord du 12 mai 2005), objet de la présente annexe.
La pratique du tutorat doit permettre :
― d' accroître la qualité et l' efficacité des actions conduites dans le cadre des dispositifs de formation professionnelle par la transmission des techniques et savoir- faire propres à la profession ;
― de faire connaître l' entreprise et la profession tant auprès des bénéficiaires des contrats et périodes de professionnalisation qu' auprès des différents organismes extérieurs intervenant dans le processus.
Dans cette optique le présent guide est établi afin d' accompagner et d' aider les entreprises dans leur démarche. Il rappelle les principes fondamentaux propres au tuteur et à l' exercice de la fonction tutorale et décline des outils pratiques mis à disposition des entreprises.
Les entreprises restent libres d' utiliser leurs propres procédures internes lorsqu' elles existent tout en les adaptant aux présents dispositifs.

1. Le tuteur
1. 1. Rappel des dispositions légales, réglementaires
et conventionnelles applicables

Le tuteur est désigné par l' employeur, sur la base du volontariat, parmi les salariés qualifiés de l' entreprise, en tenant compte de leur emploi et de leur niveau de qualification en rapport avec l' objectif de professionnalisation visé.
Il justifie d' une expérience professionnelle d' au moins 2 ans.
Dans les petites entreprises, le tuteur peut être l' employeur lui- même.
Le tuteur suit simultanément les activités de 3 salariés au plus bénéficiaires de contrats de professionnalisation, d' apprentissage ou de périodes de professionnalisation (lorsque c' est l' employeur qui assure la fonction tutorale, le nombre maximum de salariés suivis simultanément est limité à 2).
Pour lui permettre d' exercer ses missions de tutorat, le tuteur doit disposer du temps nécessaire.
Les parties signataires de la présente annexe insistent sur la nécessité de préparation et de formation du tuteur qui pourront être prises en charge financièrement par l' OPCA compétent en application des textes réglementaires en vigueur.

1. 2. Compétences requises de la part du tuteur

Le tuteur doit mobiliser principalement trois catégories de compétences pour pouvoir mener à bien ses missions tutorales :
1. Compétences relationnelles : elles sont essentiellement liées aux activités d' accompagnement du salarié sous contrat ou période de professionnalisation.
Le tuteur doit ainsi être capable :
― d' établir et entretenir des relations avec le salarié concerné ;
― d' être le lien entre le salarié et les autres membres du personnel ;
― de repérer, selon les caractéristiques et le parcours du salarié, les éventuelles difficultés ou inadéquations avec le milieu de travail ;
― de créer un environnement à la fois sécurisant et structurant dans un contexte de relations hiérarchiques et de productivité ;
― de conduire un entretien.
2. Compétences pédagogiques : elles sont essentiellement liées aux activités de formation du salarié sous contrat ou période de professionnalisation.
A ce titre, le tuteur doit être capable de :
― définir clairement les différents aspects de son métier et les présenter à une personne non initiée ;
― définir et présenter l' organisation du travail et de la production en situant le poste dans le processus général ;
― formuler des objectifs de formation permettant de construire, de conduire et d' évaluer le parcours de formation en situation de travail ;
― organiser et animer une séquence de formation ;
― analyser une séquence de travail tant en termes de résultat attendu que de démarche à adopter.
3. Compétences managériales :
Le tuteur doit être capable :
― de concilier la logique de l' entreprise, plutôt tournée vers la production, et celle d' acquisition de connaissances et de compétences de l' organisme de formation ;
― d' associer d' autres acteurs à la démarche du tutorat tout en tenant compte de leurs enjeux ;
― de mettre en place et / ou mettre en oeuvre un système d' évaluation.

1. 3. Outil d' évaluation des compétences requises
de la part du tuteur

Afin de permettre au tuteur d' optimiser au maximum son rôle et d' exercer pleinement ses missions, les parties signataires incitent les entreprises à utiliser un outil d' évaluation des compétences nécessaires à l' exercice de la fonction tutorale. Un modèle en est proposé en complément de la présente annexe (additif n° 1).
Chaque tuteur évaluera, préalablement à l' accueil du salarié qu' il va suivre, ses compétences et identifiera les écarts nécessitant une action de préparation ou de formation adaptée lors d' un entretien avec sa hiérarchie ou, au besoin, effectué par un organisme extérieur.
Cet outil pourra également mesurer, au fil des différents tutorats effectués par le tuteur, les connaissances et compétences acquises par celui- ci dans l' exercice de ses missions afin d' en tenir compte dans le cadre d' une éventuelle évolution de carrière.

2. L' exercice du tutorat
2. 1. Rappel des dispositions légales, réglementaires
et conventionnelles applicables

Les missions du tuteur sont les suivantes :
― accueillir, aider, informer et guider le bénéficiaire d' un contrat ou d' une période de professionnalisation pendant la durée de l' action ou de lapériode de professionnalisation ;
― accompagner le salarié dans l' élaboration et la mise en oeuvre de son projet professionnel ;
― organiser avec les salariés concernés dans l' entreprise l' activité du bénéficiaire du contrat ou de la période de professionnalisation et veiller au respect de son emploi du temps ;
― contribuer à l' acquisition de connaissances, de compétences et d' aptitudes professionnelles par le salarié concerné, au travers d' actions de formation en situation professionnelle ;
― assurer la liaison avec le ou les organismes chargés des actions d' évaluation, de formation et d' accompagnement du bénéficiaire à l' extérieur de l' entreprise ;
― participer à l' évaluation du suivi de la formation et des qualifications acquises dans le cadre du contrat ou de la période de professionnalisation.

2. 2. Outil d' organisation et d' aide à la planification
des différentes activités

Afin de préparer l' arrivée du salarié sous contrat ou période de professionnalisation et d' être à même d' assurer efficacement les différentes missions et phases de la fonction tutorale, un guide des principales actions à mener, au regard des missions d' accueil / intégration, de formation, de suivi / accompagnement et d' évaluation que comporte le tutorat, est proposé aux entreprises de la profession (additif n° 2 à la présente annexe).
Ces dernières pourront utilement le compléter ou l' adapter selon leurs spécificités.
De même, certaines des missions pourront être plus ou moins développées en fonction du profil du salarié (nouvel embauché en contrat de professionnalisation ou salarié déjà présent dans l' entreprise en période de professionnalisation, jeune sans expérience professionnelle ou public ayant déjà unparcours professionnel, etc.).

2. 3. Outils de planification du programme de travail,
de fixation des objectifs et d' évaluation

Les phases d' acquisition de connaissances, de compétences, d' aptitudes professionnelles et de comportements au travers d' actions de formation en situation professionnelle constituent l' une des étapes essentielles du contrat et de la période de professionnalisation.
Elles doivent, de plus, se situer en cohérence avec le programme pédagogique d' acquisition des connaissances théoriques mené en parallèle au sein de l' organisme de formation.
Les périodes d' évaluation sont également primordiales puisqu' elles doivent permettre notamment de valider les acquis du salarié, d' identifier les difficultés rencontrées afin de pouvoir prendre des mesures correctrices, de vérifier la justesse des mises en situation professionnelle au regard des objectifs de formation visés.
Dans cette optique, deux fiches peuvent être utilisées par les entreprises de la profession pendant toute la durée du contrat ou de la période de professionnalisation. Elles peuvent également servir de support aux entretiens de bilan menés entre le tuteur et le salarié concerné.
Elles permettent à la fois de détailler et de suivre :
― les tâches et comportements que le salarié devra avoir maîtrisés et acquis à l' issue de sa formation ;
― la formalisation et la progression des objectifs ;
― enfin, l' évaluation de ses connaissances et de ses comportements.
La première fiche est orientée vers l' acquisition des connaissances professionnelles et métier (additif n° 3 à la présente annexe).
La seconde fiche vise l' acquisition et l' évaluation des comportements (additif n° 3 à la présente annexe).

3. Diffusion du présent guide de la fonction tutorale

Afin d' assurer une large diffusion du présent guide auprès de l' ensemble des entreprises de la profession s' investissant dans une démarche de professionnalisation et de tutorat, l' OPCA compétent joindra un exemplaire de ce guide à chaque accord de prise en charge d' un contrat ou d' une période de professionnalisation adressé à l' entreprise concernée.

4. Dispositions diverses

La présente annexe à l' accord du 12 mai 2005 sur la formation professionnelle dans la branche des industries et des commerces en gros des vins, cidres, spiritueux, sirops, jus de fruits et boissons diverses est soumise au même régime en matière de révision, d' entrée en vigueur et de durée d' application que l' accord précité du 12 mai 2005.

ADDITIF N° 1 À L'ANNEXE I
Outil de mesure des compétences
liées à chaque activité du tutorat

1. Avant chaque mission de tutorat ― et dans toute la mesure du possible suffisamment à l'avance pour pouvoir prévoir les actions de préparation ou de formation nécessaires ―, le tuteur procède à l'évaluation de ses compétences au cours d'un entretien avec sa hiérarchie ou, au besoin, avec un organisme extérieur.
2. Sont déterminées les éventuelles actions de préparation ou de formation nécessaires.
3. Le présent document est conservé au dossier du salarié.
Nom, prénom du tuteur : Fonction :

Action(s) de formation nécessaire(s) :
Fait le Signature :

ADDITIF N° 2 À L'ANNEXE I
Outil de planification des différentes actions liées au tutorat

ADDITIF N° 3 À L'ANNEXE I
Fiche formation / évaluation métier

Nom : Prénom :
Professionnalisation préparée :
Contrat (période) de professionnalisation : du au
se déroulant en trois périodes successives :
1re période : du au
2e période : du au
3e période : du au

Visa du tuteur :Visa du salarié :

Comment se servir de cet outil

Définir les différentes périodes de formation (dans la fiche ci-dessus, trois périodes ont été déterminées). Définir leur durée pour chacune d'elles.
Lister les différentes tâches que le salarié doit accomplir et maîtriser au cours de sa formation en respectant une logique avec le programme d'acquisition des connaissances au sein de l'organisme de formation.
Au début de chaque période, indiquer le niveau à atteindre (M, C ou I) en mettant une flèche () dans la case indiquée.
A la fin de chaque période, mettre une croix (X) dans la case correspondant au niveau atteint.
Si nécessaire, porter des précisions dans la case « commentaires » (exemple : points positifs ou à améliorer, difficultés particulières rencontrées, etc.).

Fiche formation / évaluation comportement

Nom : Prénom :
Professionnalisation préparée :
Contrat (période) de professionnalisation : du au
se déroulant en trois périodes successives :
1re période : du au
2e période : du au
3e période : du au

Visa du tuteur :Visa du salarié :

Comment se servir de cet outil

Définir les différentes périodes de formation (dans la fiche ci-dessus, trois périodes ont été déterminées). Définir leur durée pour chacune d'elles.
Au début de chaque période, indiquer le niveau à atteindre en mettant une flèche () dans la case indiquée.
À la fin de chaque période, mettre une croix (X) dans la case correspondant au niveau atteint.
Si nécessaire, porter des précisions dans la case « commentaires » (exemple : points positifs ou à améliorer, difficultés particulières rencontrées, etc.).
Ces deux fiches peuvent être utilisées aussi bien par le tuteur que par le salarié, une fois les tâches professionnelles et objectifs à atteindre définis par le tuteur.
Si tuteur et salarié ont rempli ces grilles avant leurs différents entretiens de bilan et d'évaluation, le partage des appréciations donnera lieu à un véritable échange car il permettra de travailler sur les éventuels écarts constatés.
Cette démarche conduit alors le salarié à une auto-évaluation des connaissances acquises, des progrès effectués et des axes d'amélioration à travailler, démarche nécessaire pour l'acquisition de son autonomie à son poste de travail.