Le contrat d'apprentissage est transmis par l'entreprise à OCAPIAT. Le dépôt doit être effectué dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l'exécution du contrat d'apprentissage. Dans un délai de 20 jours à compter de la réception des documents transmis par l'employeur, OCAPIAT se prononce sur la prise en charge financière. Au terme de ce délai, le silence d'OCAPIAT vaut décision implicite de refus de prise en charge.

Outre l'inéligibilité à l'apprentissage de la formation visée, le refus de prise en charge peut être prononcé si le contrat ne satisfait pas les conditions légales et règlementaires relatives, notamment, à :
– l'âge de l'apprenti ;
– la rémunération réglementaire de l'apprenti ;
– la compétence professionnelle et à la majorité du maître d'apprentissage.