Il est rappelé que le présent protocole est exclusivement dédié aux situations de suspicion de harcèlement moral, sexuel ou agissements sexistes entre professionnels du centre.

Une situation qui impliquerait un patient, sa famille, un accompagnant, un visiteur extérieur … relève d'une autre procédure.

Les autres types de violences (verbales, physiques …) ne relèvent pas de la présente procédure de traitement des signalements.

Le cas échéant, le(s) plaignant(s) peut(vent) se faire accompagner par les personnes ressources de l'établissement pour être orienté(s) vers les dispositifs adéquats.

La procédure interne de traitement des signalements résumée par le logigramme ci-dessous :

(Document non reproduit, consultable en ligne sur le site Légifrance, rubrique Bulletins officiels des conventions collectives, page 69.)

https://www.legifrance.gouv.fr/download/file/pdf/boc_20250037_0000_0007.pdf/BOCC

Tout au long de cette procédure, des grands principes doivent être respectés :

1.   Mise en place de mesures de protection concernant l'ensemble des parties impliquées dans la situation.
Impartialité, neutralité, anonymat, discrétion sur les données recueillies. Possibilité de mettre en œuvre des modifications de l'organisation du travail afin de distancier les salariés impliqués (idéalement : aménagement des conditions de travail du salarié mis en cause).

2.   Éviter la confrontation entre plaignant et mis en cause pendant toute la durée du process. Les témoignages sont recueillis séparément, à des horaires où ils ne seront pas amenés à se croiser.

3.   Garantir les droits de l'ensemble des parties (confidentialité même si aucun témoignage ne peut être anonyme, impartialité, respect du contradictoire, information équivalente). Cela concerne non seulement le(s) salarié(s) plaignant(s), le(s) salarié(s) mis en cause, les membres du personnel assistant les salariés, mais également toute personne qui serait amenée à témoigner. La trame d'entretien rappellera ces principes, ainsi qu'une clause d'engagement de confidentialité.

4.   Accompagnement individuel ou collectif. Au besoin, il est préconisé de proposer une orientation vers le médecin du travail, une assistance psychologique individuelle et/ ou un accompagnement psycho-organisationnel.

5.   Le(s) salarié(s) qui rapporte(nt) des faits laissant supposer l'existence d'une situation de harcèlement moral ou sexuel a (ont) la garantie de n'encourir aucune sanction disciplinaire, sauf si la dénonciation relève de la calomnie (art. 226-10 du code pénal) (1).

6.   Respect de délais de traitement appropriés, afin que la situation se résolve au plus vite pour tous. L'éventuel arrêt maladie du (des) plaignant(s) ou du (des) mis en cause n'est pas susceptible de constituer un obstacle (ils peuvent en effet être contactés et convoqués pendant leur arrêt). Par dérogation au principe voulant que tout fait fautif soit sanctionné dans un délai de 2 mois à partir du dernier fait connu, la Cour de cassation a admis que dans ce type de situations, le délai des 2 mois puisse démarrer à compter de la remise du rapport d'enquête à l'employeur (23 mars 2011, pourvoi n° 09-43.507). Le but ici est de permettre à l'employeur ou son représentant d'avoir le temps de convoquer les parties et d'apprécier les faits diligemment mais sans précipitation.

7.   Les entretiens menés tout au long du process répondent à quatre grands impératifs :
– neutres et impartiaux : ils doivent être menés par des personnes qui n'ont pas de liens hiérarchiques directs (descendants ou ascendants) avec les salariés concernés ;
– professionnels : il est rappelé que la direction des ressources humaines est compétente pour mener l'enquête « comme elle l'estime pertinent » (arrêt de la Cour de cassation du 1er juin 2022, n° 20-22.058) ;
– contradictoires : toutes les personnes interrogées (plaignant(s), mis en cause, témoin(s), manager(s), représentant(s) du personnel …) doivent pouvoir s'exprimer librement et être entendues ;
– factuels : le traitement du signalement vise à collecter les faits afin de permettre la prise de décision de l'employeur. L'ensemble des entretiens sont consignés par écrits et annexés au rapport avec l'ensemble des pièces produites.

a) Réception du signalement

Ainsi qu'il est indiqué dans l'exemple de trame de formulaire, le signalement doit être remis à la direction générale ou son représentant ou la direction des ressources humaines, qui ont seuls le pouvoir de traiter le signalement en interne.

L'employeur ou son représentant pourra choisir d'associer à cette démarche toute personne qu'il jugera utile, ou confier le traitement du signalement à un organisme spécialisé.

Les référents (employeur et CSE) ne sont pas spontanément associés, sauf si le(s) salarié(s) plaignant(s) en fait (font) la demande ou donne(nt) son (leur) accord.
Le salarié plaignant est libre de mettre un terme à sa démarche à tout instant.

L'auteur du signalement se voit accuser réception de son signalement dans un délai maximum de 7 jours ouvrés.

Les entretiens exploratoires sont ensuite organisés dans le respect des principes édictés au point V « Procédure de traitement des signalements ».

À des fins de traçabilité et pour le bon suivi du traitement apporté au signalement, il est fortement recommandé d'établir une fiche de suivi du signalement reprenant la chronologie du signalement et de son traitement.

b) Exploration du signalement

i.   Entretiens exploratoires (dits « pré-enquête »)

Des entretiens individuels sont organisés dans les meilleurs délais par l'employeur ou son représentant afin d'explorer la situation avec le ou les salarié(s) plaignant(s) ainsi que le ou les mis en cause, idéalement dans cet ordre. Il est possible d'y associer le référent employeur ou CSE.

Les salariés ont la possibilité d'être accompagnés par une personne de leur choix appartenant au personnel du centre.

Les objectifs de ces entretiens sont de :
– recueillir les informations factuelles et précises, appuyées le cas échéant par tout document que la personne jugera utile de produire ;
– identifier le ou les mis en cause, ainsi que les éventuels témoins ;
– informer le(s) plaignant(s) et le(s) mis en cause de leurs droits et de la procédure ;
– orienter les parties prenantes du signalement (plaignant, mis en cause, témoin) si besoin vers les ressources utiles.

Les entretiens se déroulent de préférence en présentiel, séparément, et donnent lieu à un compte-rendu que chaque salarié relit avant de le signer afin d'attester de la conformité du document avec les propos tenus. En cas de désaccord avec les propos ainsi relatés dans le compte-rendu, des modifications peuvent être immédiatement apportées. Si le salarié persiste à refuser de signer, les raisons de ce refus sont explicitées dans le compte-rendu.

Les parties prenantes sont informées du fait que les éléments évoqués à ce stade pourront être utilisés ultérieurement, notamment au cas où l'enquête interne s'avérerait nécessaire. Il est recommandé de faire apparaître cette mention sur le guide d'entretien qui sera signé par les personnes rencontrées.

En parallèle des entretiens exploratoires, pour protéger et assurer la santé et la sécurité des salariés (conformément à l'article L 4121-1 du code du travail), l'employeur ou son représentant apprécie la pertinence de mettre en place des mesures conservatoires (mise à pied conservatoire, suspension d'activité) ou des mesures transitoires d'aménagement des conditions de travail.

ii.   Appréciation de la situation

Sur la base des comptes-rendus des entretiens exploratoires réalisés, l'employeur ou son représentant apprécie la situation et décide des suites à apporter au signalement :
– si les faits rapportés justifient d'approfondir la procédure, une enquête interne est diligentée. Les parties en sont informées dans les plus brefs délais ;
– dans le cas où le plaignant, à l'issue de l'entretien exploratoire, se désiste ou en l'absence d'éléments probants, le traitement du signalement est classé et archivé (voir ci-après, « Clôture du signalement »).

Pour rappel, et conformément à la règlementation (art. L. 1152-6 du code du travail), les parties peuvent solliciter une action de médiation. Celle-ci ne peut être mise en œuvre que si les deux parties donnent leur accord à cette démarche. Le choix du médiateur doit également faire l'objet d'une entente entre les parties.

c) Enquête interne

L'enquête interne est diligentée au plus vite si l'exploration du signalement laisse croire à une situation à risque. L'objectif de l'enquête est de permettre d'établir la réalité et la matérialité des faits, en approfondissant les éléments mentionnés dans le signalement et lors des entretiens exploratoires.

i.   Entretiens d'enquête interne

L'employeur ou son représentant mène l'enquête et peut être accompagné par toute personne qu'il juge utile.

Les entretiens individuels sont organisés avec les différentes personnes directement impliquées (plaignant(s), témoin(s) et mis en cause). Elles peuvent se faire accompagner par une personne de leur choix appartenant à l'entreprise. Ces entretiens sont réalisés sur la base d'une trame semi-directive.

Tout témoignage spontané doit être ajouté au dossier et analysé. L'employeur ou son représentant jugera de la pertinence de les convoquer pour un entretien.

Les personnes convoquées ont également le droit de refuser de rencontrer l'employeur ou son représentant dans le cadre de cette enquête interne.

Les parties sont informées que les éléments collectés au cours de l'enquête sont susceptibles d'être transmis aux autorités judiciaires en cas de saisine, elles ont le droit de le refuser.

ii.   Analyse des procès-verbaux et des pièces portées à l'enquête interne

L'ensemble des personnes reçues en entretien ont la possibilité de transmettre tout document utile, et qui n'aurait pas été fourni lors de la phase exploratoire.

Chacun de ces entretiens est retranscrit dans un procès-verbal qui sera remis à la fin dudit entretien pour relecture et signature des intéressés. Avec l'accord de l'ensemble des parties, l'entretien peut être enregistré. Le formulaire Cerfa (11527*03) peut être utilisé. Les personnes rencontrées dans le cadre de l'enquête interne s'engagent à ne pas diffuser et à ne faire aucun usage des procès-verbaux ou formulaires Cerfa.

iii.   Remise du rapport d'enquête interne

Le rapport final contient les éléments suivants :
– le signalement initialement transmis (s'il l'a été par écrit) ;
– tous les comptes rendus d'entretien et pièces transmises lors de la phase exploratoire ;
– les procès-verbaux des entretiens menés pendant l'enquête, ainsi que toute pièce complémentaire ;
– l'analyse de l'ensemble de ces éléments ;
– la conclusion de l'enquête interne.

Ce rapport d'enquête, tout comme les comptes rendus d'entretiens exploratoires, les procès-verbaux d'enquête interne ainsi que les pièces collectées tout au long de la phase exploratoire et de l'enquête sont strictement confidentiels et à destination unique de l'employeur (sauf si production en justice).

Les parties concernées n'ont aucun droit à en prendre connaissance.

d) Clôture du signalement

En cas d'enquête interne, la conclusion du rapport d'enquête et les décisions qui en découlent seront remises au (x) plaignant (s) et au (x) mis en cause (sans faire apparaître la nature des éventuelles sanctions disciplinaires prises).

En cas de clôture pour absence d'éléments probants ou suite à un désistement du (des) plaignant (s), les parties concernées sont informées par une décision écrite motivée de la clôture du signalement.

Si le salarié plaignant a décidé d'associer un représentant du personnel ou le référent désigné par le CSE, une synthèse des conclusions de l'enquête avec accord du plaignant et du mis en cause peut être inscrite à l'ordre du jour d'une séance plénière du CSE sans faire apparaître la nature des éventuelles sanctions disciplinaires prises. Le procès-verbal de séance garantit l'anonymat des personnes concernées.

Enfin, si les autorités judiciaires étaient saisies, le rapport d'enquête serait transmis à la justice.

À l'issue de l'enquête, l'employeur ou son représentant restent attentifs quant à l'effectivité des mesures mises en place, des éventuels aménagements des conditions de travail et garantissent l'absence de représailles.

(1) Définition de la dénonciation calomnieuse : accusation grave et volontairement mensongère portant atteinte à l'honneur ou à la réputation de quelqu'un.