4.1. Périodicité

Il appartient à la commission de fixer la périodicité de ses réunions, étant précisé qu'elles ne devront pas être inférieures à trois par année civile en vue des négociations obligatoires de branche. De plus, lorsque les négociations se tiennent en commission mixte paritaire (CMP), elles tiennent lieu et place des réunions de la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation.

4.2. Secrétariat

Le collège employeurs assure le secrétariat technique et administratif de la commission sous contrôle de son président et son vice-président. La personne chargée du secrétariat technique et administratif de la commission participe à l'ensemble des réunions paritaires. Elle n'occupe aucun siège au sens des dispositions de l'article 3 du présent avenant.
L'adresse postale de la commission est située au siège de la fédération nationale des cinémas français (FNCF, 15, rue de Berri, 75008 Paris) et son adresse mail est la suivante : [email protected].
Le secrétariat a notamment pour mission :
– d'assurer la réception et la transmission de l'ensemble des documents entrant dans le champ d'intervention et de compétence de la commission ;
– d'envoyer les convocations et de transmettre les documents utiles aux travaux ;
– d'établir le rapport annuel d'activité et de recueillir, le cas échéant, les avis de la commission, conformément aux positions exprimées et sous contrôle du président et du vice-président.

4.3. Présidence

Les membres de la commission désignent en leur sein un président et un vice-président, pour un mandat de 2 années civiles. Issus des deux collèges, salariés et employeurs, ils alternent à mi-mandat dans le rôle de président et de vice-président. Ainsi, lorsque le président est issu d'un des collèges, le vice-président est issu de l'autre collège et inversement.
Le président et le vice-président sont désignés par leur collège respectif. Ils représentent ensemble la commission dans le cadre de ses activités.
Le président est en charge de la conduite des débats et veille au bon déroulement des séances.
En cas d'impossibilité du président ou du vice-président, il est remplacé par un représentant du même collège.

4.4. Documents nécessaires au fonctionnement de la commission

Dans la mesure du possible, la convocation, l'ordre du jour, les documents et éléments préparatoires sont adressés aux membres de la commission par courrier postal ou par voie électronique, dans un délai de 15 jours avant chaque réunion et au plus tard, 1 semaine avant toute réunion.

4.5. Réunions préparatoires

Avant chaque commission, les représentants du collège salariés qui participeront à la commission plénière, peuvent se réunir au besoin et à leur demande, à raison d'une réunion préparatoire par commission paritaire.
Dans la mesure du possible, une salle de réunion est mise à leur disposition dans les locaux de la fédération nationale des cinémas français.
Le temps effectivement passé en réunion préparatoire est pris en charge conformément aux dispositions de l'article 4.6 du présent avenant, sur la base de la feuille de présence signée et faisant état de l'heure de début et de fin de réunion, dans la limite de 4 heures par réunion préparatoire.

4.6. Moyens

Le droit d'absence des membres du collège salariés pour participer aux réunions préparatoires et à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation est régi par les dispositions de l'article 12, paragraphe 3, de la convention collective nationale de l'exploitation cinématographique. Les modalités de remboursement des frais engagés dans le cadre de la participation à ces réunions sont régies par l'avenant n° 56 de la convention collective nationale de l'exploitation cinématographique en date du 7 septembre 2016.

4.7. Couverture accidents de trajet

Les dispositions légales relatives aux accidents de trajet ont vocation à s'appliquer aux membres de la commission lorsqu'ils sont nommés pour siéger dans le cadre de la commission ou de la réunion préparatoire.