La tenue d'une réunion l'après-midi ne donne pas lieu à prise en charge d'un hébergement.
Par exception, les participants dont le seul temps de trajet en train est supérieur à 4 heures (référence : horaires sur les billets de train) peuvent bénéficier d'un forfait hébergement, s'ils le souhaitent, leur permettant d'arriver la veille au soir.
Tout participant peut bénéficier d'un forfait repas.
Les personnes dont le seul temps de trajet en train est supérieur à 4 heures et qui choisissent la formule d'hébergement bénéficient d'un forfait repas supplémentaire, soit 2 au total.