Les actes réalisés par les agents de l'administration pénitentiaire sont enregistrés dans le dossier pénal numérique prévu par les dispositions des articles R. 249-9 et suivants du code de procédure pénale.

Outre les écritures exigées pour l'entrée en détention ou la libération et la mention des ordonnances prévues par les dispositions des articles 133, 145, 148 et 179 du code de procédure pénale, ainsi que des jugements ou arrêts prévus par les dispositions des articles 213, 464-1 et 569 du code de procédure pénale, des indications doivent être portées pour prévenir les fraudes, fixer l'identité des personnes détenues et faire connaître les modifications subies par la situation pénale ou administrative de celles-ci pendant leur détention ou au moment de leur mise en liberté.

Indépendamment du registre d'écrou prévu par les dispositions de l'article D. 212-6, des registres ou livres prévus par la réglementation comptable, le chef de l'établissement pénitentiaire, ou, sous son autorité, le fonctionnaire chargé du greffe, tient dans chaque établissement les registres et les fichiers suivants :

1° Répertoire alphabétique des personnes détenues écrouées ;

2° Registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction, de requêtes en annulation et de requêtes portant sur les conditions de détention ;

3° Registre des déclarations d'opposition ;

4° Registre des déclarations d'appel et de pourvoi ;

5° Registre du contrôle numérique ;

6° Registre des mesures d'individualisation de la peine ;

7° Registre des entrées et sorties ;

8° Fichier des réductions de peine.

Les registres mentionnés ci-dessus sont composés des copies des exemplaires numérotés des déclarations, demandes et requêtes que le chef d'établissement est appelé à recevoir et à transmettre.

En cas de sortie consécutive à une décision de suspension ou de fractionnement de peine, si la réintégration de la personne condamnée doit avoir lieu dans l'établissement d'origine, il est procédé à une levée d'écrou sous forme simplifiée.
De même, lors de son retour, un acte d'écrou est dressé sous forme simplifiée et la personne intéressée reprend le numéro d'écrou qui lui était attribué avant sa sortie.
Ces formalités d'écrou sous forme simplifiée sont également applicables aux personnes détenues qui font l'objet d'un transfèrement dans les conditions prévues par les dispositions de l'article D. 215-21.

Dans les cas d'application de la procédure d'écrou simplifié, le chef de l'établissement pénitentiaire est dispensé de l'envoi des avis prévus par les dispositions des articles D. 212-8, D. 212-10, D. 215-19 et D. 216-16.

Pour toute personne détenue, il est constitué au greffe de l'établissement pénitentiaire un dossier individuel qui suit la personne intéressée dans les différents établissements où elle est éventuellement transférée.
Ce dossier contient, dans une cote spéciale, tous les renseignements tenus à jour, utiles à déterminer l'existence d'un éventuel risque suicidaire.
Indépendamment de ce dossier, des dossiers particuliers doivent être établis en outre à l'égard de certaines personnes détenues, notamment pour les personnes condamnées proposables à la libération conditionnelle, pour les personnes interdites de séjour, pour les personnes de nationalité étrangère passibles d'une mesure d'éloignement du territoire français et pour les personnes libérables qui ont à satisfaire à des obligations militaires.

Le dossier individuel contient un exemplaire des documents relatifs aux relevés signalétiques et aux prélèvements dont a fait l'objet la personne détenue par les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale, dans le cadre de la mise en œuvre des fichiers d'identification institués par un texte législatif ou réglementaire.

A la libération ou au décès d'une personne condamnée, ou après son évasion, les différentes parties de son dossier sont conservées au greffe de l'établissement pénitentiaire pendant la durée nécessaire à leur utilisation courante.
Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services des archives départementales.
Les modalités de consultation des archives sont fixées par les dispositions des articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine.

Le service pénitentiaire d'insertion et de probation est systématiquement avisé de l'identité et de la situation pénale de toute personne détenue venant d'être écrouée. Il a accès au dossier individuel de toute personne détenue.

Dans les conditions prévues par les dispositions de l'article R. 69 du code de procédure pénale, l'avis destiné au service du casier judiciaire national automatisé s'agissant des dates de l'expiration des peines privatives de liberté et d'exécution des contraintes judiciaires est rédigé et adressé par les chefs des établissements pénitentiaires.

Il appartient aux chefs d'établissement pénitentiaire de délivrer aux autorités habilitées par la loi ou les règlements des extraits ou des copies certifiées conformes de toutes pièces qui se trouvent en leur possession.
Il leur appartient pareillement de délivrer des expéditions ou extraits des actes d'écrou.
Ils peuvent également légaliser toute signature apposée par les personnes détenues en leur présence pour la gestion de leurs affaires privées.

Tout incident grave touchant à l'ordre, à la discipline ou à la sécurité de l'établissement pénitentiaire doit être immédiatement porté par le chef de l'établissement pénitentiaire à la connaissance du préfet et du procureur de la République, en même temps qu'à celle du directeur interrégional des services pénitentiaires et du garde des sceaux, ministre de la justice.
Si l'incident concerne une personne prévenue, avis doit en être donné également au magistrat chargé du dossier de l'information et, si l'incident concerne une personne condamnée, au juge de l'application des peines.
Si la personne détenue intéressée appartient aux forces armées, l'autorité militaire doit en outre être avisée.

Conformément aux dispositions de l'article 40 du code de procédure pénale, le chef de l'établissement pénitentiaire dans lequel a été commis un crime ou un délit doit dresser rapport des faits et en aviser directement et sans délai le procureur de la République.

En cas de décès d'une personne détenue, le chef de l'établissement pénitentiaire donne les avis prévus par les dispositions de l'article D. 214-26.
Si la personne détenue s'est suicidée ou est décédée d'une mort violente, ou encore si la cause du décès est inconnue ou suspecte, les dispositions de l'article 74 du code de procédure pénale sont applicables.
En toute hypothèse, déclaration du décès est faite à l'officier de l'état civil, conformément aux dispositions de l'article 84 du code civil.
Le lieu du décès ne doit être indiqué dans l'acte de l'état civil que par la désignation de la rue et du numéro de l'immeuble.

Toute évasion doit être signalée sur-le-champ au chef de l'établissement pénitentiaire ou à son représentant le plus proche.
Le chef de l'établissement pénitentiaire avise immédiatement les services de police ou de gendarmerie et rend compte de l'évasion aux autorités mentionnées par les dispositions de l'article D. 214-26.
Toute tentative d'évasion doit également être portée sans délai à la connaissance de ces autorités.

Des instructions de service déterminent les conditions dans lesquelles :
1° Les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale réalisent les relevés signalétiques et les prélèvements prévus par les dispositions l'article D. 214-7 ;
2° Le recto de chaque fiche pénale intitulé " fiche d'exécution des peines " est rédigé et transmis en copie au casier judiciaire, conformément aux dispositions des articles R. 69 et R. 72 du code de procédure pénale ;
3° Les officiers de police judiciaire habilités de la police nationale et de la gendarmerie nationale reçoivent les informations relatives à l'identité des personnes détenues, dès le placement en détention, à l'occasion des permissions de sortir, et à la libération.

La communication à des tiers des renseignements mentionnés par les dispositions de l'article L. 214-2 est subordonnée, d'une part, à l'appréciation de l'administration pénitentiaire ou, s'il y a lieu, du magistrat chargé du dossier de la procédure et, d'autre part, au consentement exprès de la personne détenue.
Toutefois, à défaut de ce consentement, les personnes qui auraient un intérêt légitime à obtenir de tels renseignements ont la faculté d'en solliciter la communication par une requête adressée au procureur de la République du lieu de détention ou, si ce lieu n'est pas connu des requérants, au procureur de la République de leur résidence ; ce magistrat apprécie si les renseignements demandés peuvent être donnés et, dans l'affirmative, les fait transmettre aux personnes intéressées.
Les renseignements peuvent être sollicités auprès du général commandant la région militaire.

Les services de l'administration pénitentiaire peuvent établir, convertir et transmettre à l'autorité judiciaire des pièces de procédure sous format numérique, sans nécessité d'un support papier, dans les conditions prévues par les dispositions de l'article R. 589 du code de procédure pénale.