La déclaration d'activité prévue à l'article L. 6351-2 est adressée par le prestataire de formation au préfet de région compétent et, lorsque la déclaration est adressée selon les modalités définies au deuxième alinéa, au ministre chargé de la formation professionnelle. Elle est complétée des pièces justificatives mentionnées à l'article R. 6351-5.

Elle peut être adressée, par voie dématérialisée, au moyen du téléservice prévu à l'article R. 6351-13.

Cette déclaration est effectuée au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

L'organisme prestataire se déclare auprès du préfet de région compétent à raison soit du lieu de son principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social.

Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations résultant de la présente partie et immatriculé ou ayant déclaré son activité auprès de l’organisme unique mentionné à l’article R. 123-1 du code de commerce. Dans ce cas, l'organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.

Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

La déclaration d'activité indique la dénomination, l'adresse, l'objet de l'activité et le statut juridique du déclarant.

Le cas échéant, l'organisme mentionne dans sa déclaration les autres activités exercées.

I.-La déclaration d'activité est accompagnée des pièces justificatives suivantes :

1° Une copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN ;

2° Le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques ;

3° Une copie de la première convention de formation professionnelle relative à une des actions concourant au développement des compétences prévues à l'article L. 6313-1, ou du premier contrat de formation professionnelle prévu à l'article L. 6353-3, ou, s'il y a lieu, d'un contrat d'apprentissage lorsque l'entreprise dispose d'un centre de formation d'apprentis d'entreprise mentionné au I de l'article L. 6241-2 ;

4° Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage, à l'exception des centres de formation d'apprentis d'entreprise, une copie de leurs statuts.

5° Les informations relatives au contenu des actions, à leur organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés lorsque ces informations ne figurent pas sur les pièces produites en application du 3°, ainsi que la liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l'action avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée conformément à l'article L. 6352-1 et du lien contractuel qui les lie à l'organisme ;

6° La copie d'une pièce d'identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales ou la production d'un justificatif numérique d'identité dont la certification est garantie par l'Etat.

II.-Par dérogation aux dispositions du I, l'organisme qui relève du régime micro-social mentionné à l'article L. 613-7 du code de la sécurité sociale et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le montant fixé au 2° du 1 de l'article 50-0 du code général des impôts est dispensé de l'obligation d'accompagner sa déclaration d'activité des pièces mentionnées aux 3° et 5° du même I.

L'organisme complète sa déclaration par une présentation succincte de son activité, dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Il tient à disposition de l'administration, pour lui transmettre à sa demande, une copie de la convention ou du contrat mentionnés au 3° du I. La demande est formulée et les pièces sont fournies dans les délais prescrits au troisième alinéa du III.

III.-L'administration peut demander, pour l'appréciation de la conformité de la déclaration d'activité un justificatif relatif à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation.

Elle peut aussi demander, pour l'appréciation de la conformité de cette déclaration aux dispositions de l'article L. 6352-1, un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.

La demande de justificatifs complémentaires prévue aux deux alinéas précédents est adressée à l'organisme dans le délai de dix jours ouvrés à compter de la réception des pièces mentionnées aux I et II du présent article. L'organisme dispose d'un délai de douze jours ouvrés à compter de la réception de la demande pour fournir les justificatifs.

Dans les deux mois qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives mentionnées à l'article R. 6351-5, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d'enregistrement à l'organisme qui satisfait aux conditions d'enregistrement de la déclaration d'activité.

Jusqu'à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d'enregistrement, l'organisme est réputé déclaré.

A l'exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d'enregistrement sur les conventions et, en l'absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu'il conclut, sous la forme suivante : déclaration d'activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de....

La décision de refus d'enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les deux mois qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives.

Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.

Lorsque la déclaration d'activité a été adressée par voie dématérialisée au moyen du téléservice prévu à l'article R. 6351-13, le récépissé mentionné à l'article R. 6351-6 ou la décision de refus d'enregistrement peuvent être transmis par voie électronique dans des conditions permettant d'établir de manière certaine leur date d'envoi ainsi que celle de leur mise à disposition ou celle de leur réception par le destinataire.

Toute personne qui exerce, en droit ou en fait, une fonction de direction, d'enseignement aux apprentis ou d'administration dans un organisme de formation au sens du présent titre présente, sur demande du préfet de région territorialement compétent, un bulletin n° 3 de son casier judiciaire de moins d'un mois.

Sur demande des inspections compétentes, les personnes morales de droit privé mentionnées au 4° de l'article R. 6351-5 leur transmettent leurs statuts.

I.-Toute modification de la déclaration d'activité du prestataire de formation fait l'objet, dans un délai de trente jours, d'une déclaration rectificative selon les modalités suivantes :

1° Auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d'activité ;

2° Lorsque la déclaration rectificative est adressée par voie dématérialisée selon les modalités définies au deuxième alinéa de l'article R. 6351-1, au ministre chargé de la formation professionnelle.

II.-La cessation d'activité du prestataire de formation fait l'objet, dans un délai de trente jours, d'une déclaration auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d'activité.

Lorsque l'organisme de formation titulaire d'un numéro d'enregistrement dispense pour la première fois une action de formation par apprentissage, il transmet une copie de ses statuts au préfet de région dans un délai de trente jours. Cette disposition s'applique aux personnes morales de droit privé mentionnées au 4° de l'article R. 6351-5.

Pour l'appréciation des conditions d'annulation de l'enregistrement de la déclaration d'activité mentionnées aux 1° et 2° de l'article L. 6351-4, les prestations examinées sont celles qui correspondent aux recettes figurant dans le dernier bilan pédagogique et financier adressé par le prestataire au préfet de région en application des articles L. 6352-11 et R. 6352-22 à R. 6352-24 et aux recettes perçues entre la date de la fin de ce bilan et la date du contrôle.

Lorsque le prestataire vient de déclarer son activité et n'est donc pas tenu de dresser le bilan pédagogique et financier, l'examen porte sur les prestations réalisées jusqu'à la date du contrôle.

L'annulation de l'enregistrement de la déclaration est prononcée par le préfet de région.

L'intéressé qui entend contester la décision de refus de l'enregistrement de la déclaration d'activité saisit d'une réclamation, préalablement à tout recours pour excès de pouvoir, l'autorité qui a pris la décision.

Est autorisée la création, par le ministre chargé de la formation professionnelle, d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé “ Mon Activité Formation ” (MAF). Ce téléservice permet aux prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 d'accomplir la déclaration mentionnée à l'article L. 6351-2 ainsi que la transmission du bilan pédagogique et financier prévu à l'article L. 6352-11.

Le ministre chargé de la formation professionnelle est responsable du traitement automatisé.

Le traitement mentionné à l'article R. 6351-13 a pour finalités de permettre :

1° Le dépôt de la déclaration d'activité prévue à l'article L. 6351-2 et de la déclaration rectificative prévue à l'article L. 6351-5, ainsi que la transmission du bilan pédagogique et financier prévu à l'article L. 6352-11 par les prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 ;

2° L'instruction des déclarations d'activité, y compris les déclarations rectificatives, la réception des bilans pédagogiques et financiers et l'actualisation des informations relatives aux prestataires enregistrés, notamment pour les besoins du contrôle par les agents mentionnés à l'article L. 6361-5 ;

2° bis Les échanges entre les prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 et les agents mentionnés à l'article L. 6361-5 en application des dispositions de la section 1 du présent chapitre et des articles R. 6351-8 et R. 6351-8-1, ainsi que la délivrance du récépissé et la notification de la décision de refus d'enregistrement mentionnés à l'article R. 6351-6 ;

3° Le pilotage et l'évaluation de la politique de formation et de contrôle, notamment au moyen de la statistique ;

4° La mise à disposition du public, des financeurs et des acteurs de la formation professionnelle, des informations fiables et actualisées sur les prestataires déclarés et à jour de leurs obligations administratives conformément à l'article L. 6351-7-1 ;

5° L'information des prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 relative au bilan pédagogique et financier prévu à l'article L. 6352-11 ;

6° Le contrôle administratif et financier des prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 prévu au e du 1° de l'article L. 6361-2 ;

7° Les échanges d'informations prévus à l'article L. 6333-7-1 portant sur les informations relatives aux prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 et référencés sur le service dématérialisé mentionné à l'article L. 6323-9 ;

8° La réalisation des procédures de décharge, d'audit et de contrôle liées à l'utilisation des fonds dans le cadre de la mise en œuvre des accords mentionnés au paragraphe 2 de l'article 15 et au paragraphe 1 de l'article 23 du règlement (UE) 2021/241 du Parlement européen et du Conseil du 12 février 2021 établissant la facilité pour la reprise et la résilience.

Dans la mesure où leur exploitation est nécessaire à la poursuite des finalités définies à l'article R. 6351-14, les catégories de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont les suivantes :

1° Données d'identification ;

2° Données relatives à la vie professionnelle ;

3° Données relatives à des infractions et condamnations pénales ou à des mesures de sûreté.

Un arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle précise les données à caractère personnel enregistrées dans le traitement relevant des catégories mentionnées aux 1° à 3°.

I.-L'utilisateur, prestataire d'actions concourant au développement des compétences, saisit, enregistre et transmet les données mentionnées à l'article R. 6351-15.

II.-L'utilisateur, agent chargé du contrôle de la formation professionnelle ou de la gestion des déclarations des organismes de formation des directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités, de la direction régionale interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités ou des directions de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités, saisit et, le cas échéant, modifie les données mentionnées à l'article R. 6351-15, à partir des informations transmises par le prestataire d'actions concourant au développement des compétences. Il enregistre et transmet, le cas échéant, les documents mentionnés au dernier alinéa de l'article R. 6351-6-1.

III.-Les données relatives aux bénéficiaires des actions concourant au développement des compétences sont collectées par le prestataire d'actions concourant au développement des compétences et transmises dans le cadre de la communication des pièces justificatives prévues à l'article R. 6351-5.

I.-Les données à caractère personnel enregistrées dans le traitement mentionné à l'article R. 6351-13 et les pièces justificatives, contenant des données à caractère personnel, mentionnées aux 3° à 5° du I ainsi qu'au II de l'article R. 6351-5 sont conservées pour les nécessités du contrôle prévu à l'article L. 6361-2 pendant toute la durée de validité de la déclaration d'activité, y compris rectificative, et jusqu'à quatre ans après la fin de validité de cette déclaration.

En cas de refus d'enregistrement de la déclaration d'activité, les données sont conservées pendant une durée de quatre ans à compter de la date de notification du refus et, au-delà de cette date, en cas de recours administratif ou contentieux, jusqu'à la fin de la procédure de recours.

II.-Sous réserve des dispositions du I, les pièces justificatives mentionnées à l'article R. 6351-5 contenant des données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à l'instruction et couvrant les délais de recours et de retrait d'une décision administrative illégale. En cas de recours, les pièces sont conservées jusqu'à la fin de la procédure de recours.

III.-Les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la transmission du bilan pédagogique et financier prévue à l'article L. 6352-11 sont conservées pour les nécessités du contrôle prévu à l'article L. 6361-2 du code du travail, pendant une durée de quatre ans.

Les modalités de conservation et de suppression des données sont précisées par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

IV.-Par dérogation, les données mentionnées au III sont conservées, pour les nécessités liées à la finalité mentionnée au 8° de l'article R. 6351-14, pendant une durée de douze ans.

I.-Le représentant du prestataire mentionné à l'article L. 6351-1 accède directement aux données à caractère personnel le concernant, en vue de renseigner et mettre à jour ses données à caractère personnel.

II.-Ont accès à tout ou partie des données à caractère personnel incluses dans le traitement mentionné à l'article R. 6351-13, dans les conditions fixées par le responsable de traitement, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, pour ce qui relève des finalités mentionnées à l'article R. 6351-14 :

1° Les personnes et agents habilités de la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle et ses sous-traitants ;

2° Les personnes et agents habilités chargés du contrôle de la formation professionnelle ou de la gestion des déclarations des organismes de formation au sein des directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités, de la direction régionale interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités ou des directions de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités.

III.-Sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel incluses dans le traitement automatisé mentionné à l'article R. 6351-13, strictement nécessaires à leur mission, dans les conditions fixées par le responsable de traitement, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, pour ce qui relève des finalités mentionnées à l'article R. 6351-14 :

1° Les personnes et agents habilités de la direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques ;

2° Les personnes et agents des organismes financeurs de la formation professionnelle ;

3° Les personnes et agents des organismes chargés d'une mission d'information relative à l'offre de formation.

La liste des organismes mentionnés aux 2° et 3° est fixée par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Pour mettre en œuvre les finalités définies aux 4° et 7° de l'article R. 6351-14 et dans la limite du besoin d'en connaître, le traitement automatisé mentionné à l'article R. 6351-13 peut être mis en relation avec d'autres traitements automatisés de données à caractère personnel.

La liste de ces traitements automatisés est fixée par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Toute opération relative au traitement mentionné à l'article R. 6351-13 fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date et la nature de l'intervention dans ce traitement.

Ces enregistrements sont conservés pendant toute la durée de validité de la déclaration d'activité concernée, y compris rectificative, et jusqu'à quatre ans après la fin de validité de cette déclaration.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données s'exercent auprès du délégué général à l'emploi et à la formation professionnelle selon des modalités définies par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

Le droit à la limitation du traitement s'exerce dans les conditions définies à l'article 18 du même règlement.

Les droits d'effacement, de portabilité et d'opposition prévus aux articles 17,20 et 21 du même règlement ne s'applique pas à ce traitement.

Le droit d'obtenir communication des règles définissant le traitement et les principales caractéristiques de sa mise en œuvre s'exerce dans les mêmes conditions que celles mentionnées au premier alinéa.