Lorsque l'instruction est close, le rapporteur permanent qui en a été chargé transmet au secrétariat de la commission l'intégralité du dossier, accompagné d'un rapport et d'un projet de décision. Il porte, lorsque le dossier transmis concerne une demande émanant d'une personne qui réside à Mayotte, la date de cette transmission sur le registre local prévu au premier alinéa du II de l'article 9.

Dès réception du dossier, le secrétariat de la commission lui attribue un numéro d'ordre. Il porte mention sur le registre central prévu au second alinéa du II de l'article 9 de ce numéro ainsi que de la date de réception du dossier et de la date de son inscription à l'ordre du jour des séances de la commission.

Le ministère public est avisé de la date d'examen de toutes les demandes.

La commission peut entendre toute personne dont l'audition lui paraît utile. Elle doit procéder à l'audition du demandeur lorsque celui-ci en a exprimé le souhait lors du dépôt de sa demande ou, dans les cas prévus aux articles 12 et 13, à l'audition de la personne dont l'état civil est en cause lorsque celle-ci en a fait la demande dans les conditions fixées auxdits articles.

La personne à l'audition de laquelle il est procédé peut se faire assister d'une personne de son choix. Le secrétariat lui adresse par lettre simple, quinze jours au moins avant la date de réunion de la commission, la convocation qui mentionne la faculté pour elle de se faire assister. Ce délai est porté à deux mois lorsque l'intéressé réside à l'étranger.

Le ministère public est entendu sur sa demande.

Le rapporteur général et les rapporteurs permanents ne prennent pas part aux délibérations de la commission qui sont secrètes.

Le secrétaire de la commission établit le procès-verbal de la séance et le signe avec le président.

La décision de la commission est motivée. Elle est notifiée par voie de remise contre émargement ou récépissé au ministère public.

Lorsqu'elle intervient sur une demande formée conformément à l'article 9, elle est notifiée au demandeur par voie de remise contre émargement ou récépissé ou signification.

Lorsqu'elle est formée dans le cadre des articles 10 et 11, elle est notifiée au demandeur par voie de signification.

Lorsque la commission a été saisie dans les conditions prévues aux articles 12 et 13, la décision est notifiée par voie de signification à la personne dont l'état civil est en cause.

Dans tous les cas, le demandeur est avisé des voies et délais de recours.

Si le demandeur est domicilié à l'étranger, les dispositions des articles 683 à 688 du code de procédure civile sont applicables.

Les frais de signification sont assimilés aux frais de justice criminelle, correctionnelle et de police. Ils restent à la charge de l'Etat.

La date et le numéro de la décision, la date de sa ou ses notifications sont inscrits sur le registre central ainsi que, s'il y a lieu, la date du recours exercé contre la décision.

Les pièces du dossier qui appartiennent aux parties leur sont remises sur leur demande contre récépissé.

Le recours prévu à l'article 24 de l'ordonnance du 8 mars 2000 susvisée est formé par requête déposée au greffe du tribunal de première instance dans un délai d'un mois à compter de la date de notification de la décision.

Ce délai est augmenté de :

- un mois pour les personnes qui demeurent en tout autre lieu du territoire de la République que Mayotte ;

- deux mois pour celles qui demeurent à l'étranger.