La direction générale des finances publiques met en oeuvre un traitement automatisé dénommé Hélios dont la finalité est d'assurer la gestion financière et comptable des collectivités locales, de leurs établissements publics locaux, y compris les établissements publics sociaux et médico-sociaux et les offices publics de l'habitat ainsi que des établissements publics de santé. Il doit permettre aux comptables et aux ordonnateurs de suivre en temps réel l'ordonnancement et l'exécution des dépenses et des recettes des collectivités dont ils ont la charge. Il doit améliorer la qualité et la rapidité du service rendu à l'usager et faciliter son information.

L'application HELIOS gère notamment le budget, la comptabilité, le recouvrement des recettes, le paiement des dépenses, le suivi de l'actif, la gestion de la dette et des comptes de tiers (personnes physiques et personnes morales, de droit public et de droit privé).

Le compte de tiers est créé afin de rattacher au même tiers les pièces comptables de dettes et de créances et de donner une vue consolidée de sa situation envers une collectivité et envers le poste comptable de rattachement. Chaque compte regroupe le minimum d'informations génériques qui permettent de caractériser le tiers. L'application ne permet pas d'agréger les informations relatives à un tiers à un niveau supérieur au poste comptable.

L'application est alimentée lors des opérations de prise en charge par les informations transmises par les ordonnateurs ; elle est enrichie par le comptable, puis ouverte en consultation aux ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivités dont ils sont responsables.

Le traitement Hélios est mis en œuvre dans les services de la direction générale des finances publiques.

Les informations traitées sont :
Pour l'identification des tiers :
- numéro interne Hélios, référence ordonnateur, numéro des finances publiques (n° SPI), adresses, numéros de téléphone, adresse électronique ;
- coordonnées bancaires ;
- en ce qui concerne les personnes physiques : la nature juridique, la catégorie, la civilité, les noms (nom de naissance, nom d'usage, nom du conjoint), les prénoms, la date et le lieu de naissance, le cas échéant la date de décès ;
- en ce qui concerne les personnes morales : la catégorie, la raison sociale, les nature et forme juridiques, le numéro SIRET et FINESS (pour les hôpitaux), les code pays, APE (activité principale de l'entreprise) et PME (petites et moyennes entreprises), le cas échéant la date de cessation d'activité ;

Pour la signature électronique des ordonnateurs et leurs délégataires :

- identification, rôle ou qualité du signataire ;

- informations relatives à la signature (date, lieu).

Pour le suivi du recouvrement des titres de recette :

- caractéristiques du titre, suivi des encaissements et du recouvrement ;
- identification du débiteur ;

- identification des créanciers d'aliments ;
- numéro d'allocataire CAF (dans le cadre du contentieux et des saisies auprès des CAF) ;
- identification de l'employeur du débiteur, identification de l'huissier, le cas échéant ;
- pour le secteur hospitalier :
- identification du malade et son numéro d'entrée ;
- identification et numéro de sécurité sociale de l'assuré social et un code indiquant ou non l'identité entre le débiteur et l'assuré social (pour les créances hospitalières) ;
- identification de l'employeur de l'assuré social (pour les accidents du travail).
Pour les dépenses :
- caractéristiques du mandat, suivi des paiements et des cessions-oppositions éventuelles ;
- identification et références bancaires des fournisseurs et, le cas échéant, du tiers opposé et du tiers opposant ;
- caractéristiques des marchés, identification des titulaire, sous-traitant, cotraitant, personne responsable du marché.
Pour le suivi des régies :
- informations relatives à la régie, au régisseur et à ses mandataires.
La gestion des ressources des personnes hébergées :
- identification de la personne hébergée (dont catégorie de la personne hébergée, code incapacité, le cas échéant, identification du tuteur) ;
- gestion des séjours, des recettes, des dépenses et de l'argent de poche.
Les zones blocs-notes ne comportent que des données de nature objective, correspondant à l'une des catégories de données visées à cet article et liées aux opérations pour lesquelles ces blocs-notes sont prévus.
N'étant l'exercice courant, toutes les données comptables et budgétaires qui se rapportent à l'exercice N - 1 sont apurées de la base active (qui permet la consultation et le maniement des données en ligne) à l'initialisation de l'exercice N + 2 pour un même budget-collectivité. Les données sont alors basculées dans une base archive.

Concernant les tiers, le délai d'apurement est de un an à partir de la date d'apurement du dernier mouvement (lorsque le compte est clôturé) sur le tiers.

Disposent d'un accès au traitement les agents habilités de la direction générale de finances publiques et les agents habilités des collectivités et des établissements dans les limites de leur compétence conformément à l'article 4.

Les autres destinataires des données à caractère personnel traitées dans le système HELIOS sont :

- les organismes bancaires pour le règlement des dépenses, le recouvrement des produits et les prélèvements à effectuer ;

- les huissiers pour procéder aux actes de poursuite ;

- les organismes de protection sociale et les mutuelles débiteurs pour leurs affiliés ;

- les gérants de tutelle des établissements de santé concernés et les collectivités d'assistance pour les personnes hébergées concernées ;

- - les tiers détenteurs en qualité de tiers saisi ;

- les usagers (débiteurs, créanciers, personnes hébergées).

L'application HELIOS limite l'accès des utilisateurs aux seules données relatives à leur domaine de compétence géographique et fonctionnelle. Ne sont autorisées que les actions prévues par les profils types définis au plan national.

Les comptables attribuent nominativement des droits de consultation aux agents des ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivités dont ils ont la charge. Les organismes ordonnateurs n'ont accès, dans le référentiel des tiers, qu'aux données minimales de la dernière situation des tiers au Trésor public.

Pour cette gestion interne de l'application, les informations utilisées sont :

Pour l'habilitation des utilisateurs :

- identification des utilisateurs et leur profil ;

- dates de début et fin d'activation de l'habilitation et du profil ;

- collectivités concernées ;

- poste comptable de rattachement.

Pour l'historisation des modifications :

- identification de l'utilisateur, nature, date, heure de réalisation de la transaction, ancienne et nouvelle donnée.

Des liaisons informatisées sont mises en place avec :

- les ordonnateurs pour les opérations de prise en charge des budgets, des recettes et des dépenses ainsi que pour leurs opérations patrimoniales (emprunts, inventaire) qui viennent alimenter Hélios ;

- les organismes de protection sociale pour les règlements effectués aux établissements hospitaliers ;

- le référentiel PERS (référentiel des personnes physiques et morales) et le référentiel OCFI (référentiel des occurrences fiscales et des adresses) de la direction générale des finances publiques pour la consultation des éléments d'identification des tiers et la communication des réponses qui y sont apportées ;

- l'application Ficoba (gestion du fichier des comptes bancaires) de la direction générale des finances publiques pour la consultation des informations enregistrées dans le fichier Ficoba et la communication des réponses qui y sont apportées ;

- l'application SIR (simplification de la gestion des informations de recoupement) de la direction générale des finances publiques pour la consultation des informations relatives aux tiers détenteurs enregistrées dans SIR ;

- les tiers détenteurs pour l'exercice des poursuites nécessaires au recouvrement des créances ;

- les applications transverses de la direction générale des finances publiques : annuaires de la DGFiP, application Compas (consultation des moyens de paiement automatisés) ;

- la Banque de France pour les opérations de virement et de prélèvement ;

- l'application Thémis (gestion des actes de poursuite par les huissiers des finances publiques) de la direction générale des finances publiques ;

- les huissiers de justice pour les actes de poursuite.

Le droit d'accès et de rectification, prévu par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisé, s'exerce auprès du comptable compétent.

Le droit d'opposition, prévu par l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, ne s'applique pas au traitement mis en place à l'exception des personnes hospitalisées dans le cadre des articles R. 1112-11 et suivants du code de la santé publique qui auraient suppporté une erreur de facturation.

Le directeur général de la comptabilité publique est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.