ANNEXE
NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE
N° rubrique | LIBELLÉ rubrique | N° | LIBELLÉ sous-rubrique | TYPOLOGIE de documents | DURÉE d'utilisation courante (DUC) | DESTINATION DE LA PIÈCE à l'échéance de la DUC. [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)] |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | État civil | Extrait d'acte de naissance du militaire | RDC (1) + 5 ans | DAI pour les naissances à l'étranger | ||
Acte de décès du militaire | RDC + 5 ans | AI (2) | ||||
Certificat de nationalité française ou de naturalisation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Jugement portant changement de nom patronymique | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de choix de nom d'usage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de domicile / changement d'adresse | Durée de validité | AI | ||||
Décision de régularisation de situation militaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Titre de séjour | RDC + 5 ans | AI | ||||
2 | Situation de famille | Livret de famille | Durée de validité | AI | ||
Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes de décès (conjoint, enfant) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Extraits d'acte de mariage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes de séparation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Ordonnances de non conciliation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes d'acquiescement des deux parties | RDC + 5 ans | AI | ||||
Pactes civil de solidarité (PACS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de rupture de PACS | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificats de concubinage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de rupture de concubinage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants | RDC + 5 ans | AI | ||||
Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal | RDC + 5 ans | D (3) | ||||
Attestations de scolarité des enfants | Durée de validité | D | ||||
3 | Engagement | Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) | 3 mois | D | ||
Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Acte (s) d'engagement (active et réserve) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
4 | Formation / gestion des compétences | 4.1 | Formation | Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.) | RDC + 5 ans | AI |
Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc. | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI) | RDC + 5 | AI | ||||
Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime) | Durée de validité | DAI pour la dernière | ||||
Passeport du combattant | Durée de validité | D | ||||
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | D s'il existe une fiche récapitulative archivée | ||||
Abonnements aux préparations pour concours militaires | 10 ans | D | ||||
Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères | 10 ans | D | ||||
Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestation de conduite | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'invalidation de certificat | RDC + 5 ans | AI | ||||
4.2 | Orientation | Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion | RDC + 5 ans | AI | ||
Rendez-vous d'information des sous-officiers | RDC + 5 ans | D | ||||
5 | Carrière | 5.1 | Parcours de carrière | État signalétique des services (ESS) | Durée de validité | AI pour le dernier |
Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'attribution d'une prime de fidélisation | 10 ans | D | ||||
Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation) | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification) | Cumul + 1 an | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.2 | NBI | Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications) | RDC + 5 ans | AI | ||
5.3 | Désertion | Avis de désertion | RDC + 5 ans | AI | ||
Cessation de désertion | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.4 | Position particulières | Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.5 | Changement de grade / échelle / échelon | Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels | RDC + 5 ans | AI | ||
5.6 | Aides au départ | Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||
5.7 | Réserve | Convocation (s) du personnel de réserve | Durée du contrat | D | ||
Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve | Durée du contrat | D | ||||
Agrément collaborateur bénévole du service public | RDC + 5 ans | AI | ||||
Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année | Durée du contrat | AI | ||||
6 | Activité | 6.1 | Activités aériennes, parachutistes, subaquatiques | Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC) | RDC + 5 ans | AI |
Attestation de services aériens | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestation pour personnels embarqués : attestation marine | RDC + 5 ans | AI | ||||
6.2 | Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…) | Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc… | RDC + 5 ans | AI | ||
Messages de désignation pour OPEX, OPINT | RDC + 5 ans | AI | ||||
Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole | RDC + 5 ans | AI | ||||
Livret de quart | RDC + 5 ans | AI | ||||
6.3 | Autres activités de service | Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …) | Durée de validité | D | ||
7 | Médico-administratif | 7.1 | Aptitudes et dérogations | Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité | 10 ans | D |
Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant | 10 ans | AI | ||||
Dérogation aux normes médicales d'aptitude | 10 ans | AI | ||||
Certificat d'expertise médicale | 10 ans | AI | ||||
Fiche emploi nuisance | 10 ans | AI | ||||
Extrait des PV de commission de réforme | RDC + 5 | AI | ||||
7.2 | Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle | Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures | RDC + 5 ans | AI | ||
Rapport circonstancié | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat d'origine des blessures ou de maladies | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service | RDC + 5 ans | AI | ||||
Message GUEREVEN | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
8 | Gestion des congés et absences | 8.1 | Congés liés à la santé | Arrêt maladie/travail partie employeur | 3 ans à compter de la date d'effet | D |
Feuillet récapitulatif des congés maladie | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat congé pathologique | 3 ans à compter de la date d'effet | D | ||||
Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Convention réadaptation professionnelle | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
8.2 | Congés liés à la famille | Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||
Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 1 an après la fin du congé | AI | ||||
Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
8.3 | Autres congés | Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||
Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification) | Durée de validité | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Don de permissions pour enfant malade | 2 ans à/c de la date du don | D | ||||
Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D | ||||
9 | Chancellerie | 9.1 | Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers | Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI |
Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettre de commandement | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.2 | Notation personnels militaires du rang | Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI | ||
Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.3 | Avancement | Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement | RDC + 5 ans | AI | ||
Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettre de classement des officiers | RDC + 5 ans | D | ||||
9.4 | Récompenses / décorations | Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Citations | RDC + 5 ans | AI | ||||
Témoignages de satisfaction | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettres de félicitations | RDC + 5 ans | AI | ||||
Médailles diverses françaises | Durée de validité | AI | ||||
Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.5 | Discipline | Sanctions disciplinaires effaçables | Effacement quadriennal | D | ||
Sanctions disciplinaires non effaçables | RDC + 5 ans | AI | ||||
Sanctions professionnelles | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | AI | ||||
Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | D | ||||
10 | Mutation / affectation | Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi | RDC + 5 ans | AI | ||
Fiche de souhaits d'affectation | Durée de validité | D | ||||
Messages de pressenti pour affectation hors métropole | 1 an | D | ||||
Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office | RDC + 5 ans | AI | ||||
Message d'imposition de mutation | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Décision de mutation | RDC + 5 ans | AI | ||||
11 | Reconversion / détachement | 11.1 | Reconversion | Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI |
Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie | RDC + 5 ans | AI | ||||
11.2 | Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière) | Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion) | Durée de validité +1 an | AI | ||
Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique | Durée de validité +2 ans | D | ||||
Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG) | RDC + 5 | AI | ||||
Décisions d'agrément et non agrément | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD) | RDC + 5 | AI | ||||
Décisions / arrêtés de mise en détachement | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décisions de mise en stage probatoire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil | RDC + 5 ans | AI | ||||
Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements | RDC + 5 ans | D | ||||
Lettre de recrutement de l'administration d'origine | RDC + 5 ans | D | ||||
Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil | RDC + 5 ans | AI | ||||
12 | Pension | 12.1 | Pension de retraite | Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification) | RDC + 5 ans | AI |
État général des services | RDC +5 | AI | ||||
Décompte provisoire des droits à pension | RDC + 5 ans | D | ||||
Certificat de position militaire (dont BSPP) | Durée de validité | AI | ||||
Compte individualisé de retraite | Durée de validité | AI | ||||
12.2 | Pension d'invalidité | Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents d'homologation des blessures | RDC + 5 ans | AI | ||||
12.3 | Autres documents relatifs aux droits à pension | Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider) | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension) | RDC + 5 ans | AI | ||||
13 | Sécurité | Décisions d'habilitations | Durée de validité | AI | ||
14 | Evénements divers | 14.1 | Administration | Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | AI |
Demande de consultation du dossier | RDC + 5 ans | D | ||||
14.2 | Commandement | Fiche de suivi post opérationnel | RDC + 5 ans | AI | ||
Fiche individuelle de synthèse | Durée de validité | AI | ||||
(1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles. (2) AI : Archivage intermédiaire. (3) D : Destruction. | ||||||