Arrêté du 29 juillet 2019 relatif aux modalités d'archivage du dossier individuel des militaires géré sur support électronique et aux règles de conservation

NOR : ARMH1922538A
ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2019/7/29/ARMH1922538A/jo/texte
JORF n°0220 du 21 septembre 2019
Texte n° 6

Version initiale


La ministre des armées et le ministre de l'intérieur,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le code de la défense, notamment son article L. 4123-9-1 ;
Vu le code du patrimoine, notamment ses articles R. 212-10 et suivants ;
Vu le décret n° 2010-1519 du 8 décembre 2010 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Rhapsodie » du personnel de la marine nationale ;
Vu le décret n° 2011-632 du 7 juin 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Arhmonie », du personnel du service de santé des armées ;
Vu le décret n° 2011-1966 du 26 décembre 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Orchestra Air » du personnel de l'armée de l'air ;
Vu le décret n° 2012-650 du 4 mai 2012 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Concerto », du personnel de l'armée de terre, du service des essences des armées, du service d'infrastructure de la défense et du personnel chargé de la mise en œuvre et de la gestion du service de la justice militaire ;
Vu le décret n° 2012-895 du 19 juillet 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Agorha » relatif à la gestion des ressources humaines de la gendarmerie nationale ;
Vu le décret n° 2012-1287 du 21 novembre 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Alliance » du personnel civil du ministère de la défense et du personnel militaire de la direction générale de l'armement et du contrôle général des armées ;
Vu le décret n° 2015-691 du 18 juin 2015 autorisant le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Piper » (production d'informations sur les personnels relevant du ministère de la défense),
Arrêtent :


  • Le dossier individuel du militaire, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature annexée au présent arrêté. Elle permet d'établir une gestion informatisée des documents et des données s'y rattachant, en application de l'article L. 4123-8 du code de la défense. Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature.


  • Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
    Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature.
    L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, conformément à la règlementation en vigueur sur les durées de conservation en archivage intermédiaire.
    Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents font l'objet d'un versement dans un service public d'archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
    Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction.
    Les observations libres, annexées aux documents, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.
    Les traces de consultation du document sont soumises aux mêmes règles de conservation que le dossier de l'agent auquel se rapporte le document.


  • La ministre des armées et le ministre de l'intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


    • ANNEXE
      NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE



      rubrique

      LIBELLÉ
      rubrique



      sous-rubrique


      LIBELLÉ
      sous-rubrique

      TYPOLOGIE
      de documents

      DURÉE
      d'utilisation
      courante (DUC)

      DESTINATION DE LA PIÈCE
      à l'échéance de la DUC.
      [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)]

      1

      État civil

      Extrait d'acte de naissance du militaire

      RDC (1) + 5 ans

      DAI pour les naissances à l'étranger

      Acte de décès du militaire

      RDC + 5 ans

      AI (2)

      Certificat de nationalité française ou de naturalisation

      RDC + 5 ans

      AI

      Jugement portant changement de nom patronymique

      RDC + 5 ans

      AI

      Déclaration de choix de nom d'usage

      RDC + 5 ans

      AI

      Déclaration de domicile / changement d'adresse

      Durée de validité

      AI

      Décision de régularisation de situation militaire

      RDC + 5 ans

      AI

      Titre de séjour

      RDC + 5 ans

      AI

      2

      Situation de famille

      Livret de famille

      Durée de validité

      AI

      Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint

      RDC + 5 ans

      AI

      Actes de décès (conjoint, enfant)

      RDC + 5 ans

      AI

      Extraits d'acte de mariage

      RDC + 5 ans

      AI

      Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives

      RDC + 5 ans

      AI

      Actes de séparation

      RDC + 5 ans

      AI

      Ordonnances de non conciliation

      RDC + 5 ans

      AI

      Actes d'acquiescement des deux parties

      RDC + 5 ans

      AI

      Pactes civil de solidarité (PACS)

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestations de rupture de PACS

      RDC + 5 ans

      AI

      Certificats de concubinage

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestations de rupture de concubinage

      RDC + 5 ans

      AI

      Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants

      RDC + 5 ans

      AI

      Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal

      RDC + 5 ans

      D (3)

      Attestations de scolarité des enfants

      Durée de validité

      D

      3

      Engagement

      Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)

      3 mois

      D

      Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Acte (s) d'engagement (active et réserve)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      4

      Formation / gestion des compétences

      4.1

      Formation

      Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.)

      RDC + 5 ans

      AI

      Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc.

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI)

      RDC + 5

      AI

      Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime)

      Durée de validité

      DAI pour la dernière

      Passeport du combattant

      Durée de validité

      D

      Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques

      RDC + 5 ans

      D s'il existe une fiche récapitulative archivée

      Abonnements aux préparations pour concours militaires

      10 ans

      D

      Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères

      10 ans

      D

      Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…)

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestation de conduite

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation)

      RDC + 5 ans

      AI

      Décision d'invalidation de certificat

      RDC + 5 ans

      AI

      4.2

      Orientation

      Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion

      RDC + 5 ans

      AI

      Rendez-vous d'information des sous-officiers

      RDC + 5 ans

      D

      5

      Carrière

      5.1

      Parcours de
      carrière

      État signalétique des services (ESS)

      Durée de validité

      AI pour le dernier

      Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière

      RDC + 5 ans

      AI

      Décision d'attribution d'une prime de fidélisation

      10 ans

      D

      Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation)

      10 ans

      D

      Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification)

      Cumul + 1 an

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux

      RDC + 5 ans

      AI

      5.2

      NBI

      Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications)

      RDC + 5 ans

      AI

      5.3

      Désertion

      Avis de désertion

      RDC + 5 ans

      AI

      Cessation de désertion

      RDC + 5 ans

      AI

      5.4

      Position
      particulières

      Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense

      RDC + 5 ans

      AI

      5.5

      Changement de grade / échelle / échelon

      Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels

      RDC + 5 ans

      AI

      5.6

      Aides au départ

      Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      5.7

      Réserve

      Convocation (s) du personnel de réserve

      Durée du contrat

      D

      Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve

      Durée du contrat

      D

      Agrément collaborateur bénévole du service public

      RDC + 5 ans

      AI

      Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année

      Durée du contrat

      AI

      6

      Activité

      6.1

      Activités aériennes, parachutistes,
      subaquatiques

      Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC)

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestation de services aériens

      RDC + 5 ans

      AI

      Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier

      RDC + 5 ans

      AI

      Attestation pour personnels embarqués : attestation marine

      RDC + 5 ans

      AI

      6.2

      Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…)

      Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc…

      RDC + 5 ans

      AI

      Messages de désignation pour OPEX, OPINT

      RDC + 5 ans

      AI

      Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole

      RDC + 5 ans

      AI

      Livret de quart

      RDC + 5 ans

      AI

      6.3

      Autres activités de service

      Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …)

      Durée de validité

      D

      7

      Médico-administratif

      7.1

      Aptitudes et dérogations

      Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité

      10 ans

      D

      Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant

      10 ans

      AI

      Dérogation aux normes médicales d'aptitude

      10 ans

      AI

      Certificat d'expertise médicale

      10 ans

      AI

      Fiche emploi nuisance

      10 ans

      AI

      Extrait des PV de commission de réforme

      RDC + 5

      AI

      7.2

      Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle

      Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures

      RDC + 5 ans

      AI

      Rapport circonstancié

      RDC + 5 ans

      AI

      Certificat d'origine des blessures ou de maladies

      RDC + 5 ans

      AI

      Décision d'invalidité

      RDC + 5 ans

      AI

      Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service

      RDC + 5 ans

      AI

      Message GUEREVEN

      RDC + 5 ans

      AI

      Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS)

      RDC + 5 ans

      AI

      8

      Gestion des congés et absences

      8.1

      Congés liés à la santé

      Arrêt maladie/travail partie employeur

      3 ans à compter de la date d'effet

      D

      Feuillet récapitulatif des congés maladie

      10 ans

      D

      Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Certificat congé pathologique

      3 ans à compter de la date d'effet

      D

      Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification)

      4 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification)

      4 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Convention réadaptation professionnelle

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      8.2

      Congés liés à la famille

      Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification)

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification)

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      1 an après la fin du congé

      AI

      Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      4 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      8.3

      Autres congés

      Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification)

      RDC + 5 ans

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      2 ans après la fin du congé

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)

      RDC + 5 ans

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification)

      Durée de validité

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Don de permissions pour enfant malade

      2 ans à/c de la date du don

      D

      Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      D

      9

      Chancellerie

      9.1

      Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers

      Livret de notes ou bulletins de notation

      RDC + 5 ans

      AI

      Feuillet de notation intermédiaire

      RDC + 5 ans

      AI

      Relevé des indisponibilités

      RDC + 5 ans

      AI

      Lettre de commandement

      RDC + 5 ans

      AI

      9.2

      Notation personnels militaires du rang

      Livret de notes ou bulletins de notation

      RDC + 5 ans

      AI

      Feuillet de notation intermédiaire

      RDC + 5 ans

      AI

      Relevé des indisponibilités

      RDC + 5 ans

      AI

      9.3

      Avancement

      Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement

      RDC + 5 ans

      AI

      Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS)

      RDC + 5 ans

      AI

      Lettre de classement des officiers

      RDC + 5 ans

      D

      9.4

      Récompenses / décorations

      Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.)

      RDC + 5 ans

      AI

      Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration

      RDC + 5 ans

      AI

      Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH)

      RDC + 5 ans

      AI

      Citations

      RDC + 5 ans

      AI

      Témoignages de satisfaction

      RDC + 5 ans

      AI

      Lettres de félicitations

      RDC + 5 ans

      AI

      Médailles diverses françaises

      Durée de validité

      AI

      Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement

      RDC + 5 ans

      AI

      9.5

      Discipline

      Sanctions disciplinaires effaçables

      Effacement quadriennal

      D

      Sanctions disciplinaires non effaçables

      RDC + 5 ans

      AI

      Sanctions professionnelles

      Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine

      AI

      Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques

      Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine

      D

      10

      Mutation / affectation

      Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi

      RDC + 5 ans

      AI

      Fiche de souhaits d'affectation

      Durée de validité

      D

      Messages de pressenti pour affectation hors métropole

      1 an

      D

      Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office

      RDC + 5 ans

      AI

      Message d'imposition de mutation

      10 ans

      D

      Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      D pour la notification AI pour la demande et la décision

      Décision de mutation

      RDC + 5 ans

      AI

      11

      Reconversion / détachement

      11.1

      Reconversion

      Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie

      RDC + 5 ans

      AI

      11.2

      Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière)

      Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion)

      Durée de validité +1 an

      AI

      Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique

      Durée de validité +2 ans

      D

      Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG)

      RDC + 5

      AI

      Décisions d'agrément et non agrément

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD)

      RDC + 5

      AI

      Décisions / arrêtés de mise en détachement

      RDC + 5 ans

      AI

      Décisions de mise en stage probatoire

      RDC + 5 ans

      AI

      Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil

      RDC + 5 ans

      AI

      Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements

      RDC + 5 ans

      D

      Lettre de recrutement de l'administration d'origine

      RDC + 5 ans

      D

      Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil

      RDC + 5 ans

      AI

      12

      Pension

      12.1

      Pension de retraite

      Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification)

      RDC + 5 ans

      AI

      État général des services

      RDC +5

      AI

      Décompte provisoire des droits à pension

      RDC + 5 ans

      D

      Certificat de position militaire (dont BSPP)

      Durée de validité

      AI

      Compte individualisé de retraite

      Durée de validité

      AI

      12.2

      Pension
      d'invalidité

      Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents d'homologation des blessures

      RDC + 5 ans

      AI

      12.3

      Autres documents relatifs aux droits à pension

      Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant)

      RDC + 5 ans

      AI

      Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension)

      RDC + 5 ans

      AI

      13

      Sécurité

      Décisions d'habilitations

      Durée de validité

      AI

      14

      Evénements divers

      14.1

      Administration

      Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques

      RDC + 5 ans

      AI

      Demande de consultation du dossier

      RDC + 5 ans

      D

      14.2

      Commandement

      Fiche de suivi post opérationnel

      RDC + 5 ans

      AI

      Fiche individuelle de synthèse

      Durée de validité

      AI

      (1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles.
      (2) AI : Archivage intermédiaire.
      (3) D : Destruction.


Fait le 29 juillet 2019.


La ministre des armées,
Pour la ministre et par délégation :
Le directeur des ressources humaines du ministère des armées,
P. Hello


Le ministre de l'intérieur,
Pour le ministre et par délégation :
Le directeur des personnels militaires de la gendarmerie nationale,
A. De Oliveira

Extrait du Journal officiel électronique authentifié PDF - 288,1 Ko
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