Le message électronique est composé d'un objet, d'un texte et éventuellement de pièces jointes.
L'origine syndicale doit apparaître clairement dans l'objet de chaque message, avant l'ouverture de celui-ci.
L'usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit. Il est interdit de répondre à la liste.
La garantie de l'anonymat des destinataires doit être assurée par le responsable de l'adresse syndicale fonctionnelle, comme suit : à l'envoi d'un message, il doit positionner les destinataires dans le champ « copie cachée » (ou « CCI »).
Les messages envoyés doivent être conformes à l'objet de l'organisation syndicale.
Les organisations syndicales ne peuvent pas utiliser la messagerie pour adresser des motions à l'administration.
Toutefois, elles peuvent saisir l'administration, via la messagerie, de toute question, en s'adressant au directeur ou à son représentant.
L'administration peut utiliser ce moyen pour correspondre, via les adresses syndicales fonctionnelles ou nominatives, avec les organisations syndicales, notamment pour adresser des circulaires ou des convocations à des réunions autres que celles des instances statutaires, ou tout autre message dont l'authentification (1) et la non-répudiation (2) ne sont pas des exigences impératives.