E. - Modèles d'avis de mention
229
Il convient d'utiliser, pour les avis aux fins de mention marginale, des formules imprimées s'inspirant des modèles reproduits ci-après (229-1 à 229-4). Ces formules comporteront un récépissé destiné à être renvoyé à la mairie qui a expédié l'avis, permettant d'établir que celui-ci est bien parvenu à destination.
229-1 Formule générale.
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Vous pouvez consulter le cliché dans le JO
n° 172 du 28/07/1999=============================================
229-2 Modèle d'avis de mention relatif à l'établissement du lien de filiation par la possession d'état constatée dans un acte de notoriété (article 311-3 du code civil).
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n° 172 du 28/07/1999=============================================
229-3 Modèle d'avis de mention du consentement du majeur légitimé à la modification de sa patronyme (articles 331-2 et 332-1 du code civil).
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n° 172 du 28/07/1999=============================================
229-3-1 Modèle d'avis de mention du consentement du majeur à la modification de son patronyme (hors le cas de la légitimation).
(article 61-3 du code civil).
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n° 172 du 28/07/1999=============================================
229-3-2 Modèle d'avis de mention du consentement du majeur à la modification de son patronyme, par suite du changement de patronyme de son père (ou de sa mère) auquel celui-ci (ou celle-ci) a consenti préalablement pour lui-même (ou elle-même)
(article 61-3 du code civil).
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n° 172 du 28/07/1999=============================================
229-4 Modèle d'avis de mention adressé par un officier de l'état civil indiquant la reprise de la vie commune des époux séparés de corps.
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n° 172 du 28/07/1999=============================================
Sous-section 2
Officiers de l'état civil compétents pour apposer les mentions
230 L'officier de l'état civil compétent est celui qui détient l'acte qui doit être mis à jour en priorité.
En principe, il s'agira du lieu de naissance. Par exception, en matière de divorce, il s'agit de l'officier de l'état civil détenteur de l'acte de mariage (voir no 236-1).
Si l'acte concerné a été dressé en France, l'officier de l'état civil communal sera destinataire des pièces nécessaires à l'apposition de la mention.
S'il s'agit d'un acte de plus de cent ans, il sera mis à jour par l'officier de l'état civil antérieurement détenteur du registre ou un officier de l'état civil du service central d'état civil pour les actes conservés au ministère des affaires étrangères (voir no 77-1).
231 Si la mention doit être apposée en marge d'actes dressés ou transcrits hors de France métropolitaine, deux cas doivent être envisagés :
a) Actes antérieurement dressés ou transcrits dans un département d'outre-merGuadeloupe, Guyane, Martinique, Réunion.
, un territoire d'outre-mer une collectivité territorialeTerritoires d'outre-mer : Polynésie française, îles de Wallis et Futuna.
Collectivités territoriales : Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon.
ou en Nouvelle-Calédonie et ses dépendances.
L'officier de l'état civil doit établir un avis supplémentaire de mention et l'adresser dans les trois jours au service d'état civil de l'outre-mer (voir nos 40 in fine et 616).
En ce qui concerne les mentions apposées à la requête du procureur de la République, ce dernier doit également saisir le responsable du service d'état civil de l'outre-mer, dépositaire d'un troisième exemplaire des registres.
232 b) Actes antérieurement dressés ou transcrits à l'étranger.
Il convient de distinguer selon que l'acte (ou la décision) dont il y a lieu d'opérer la mention concerne un Français ou un étranger :
1o Si l'acte concerne un Français, l'avis doit toujours être adressé au service central d'état civil ;
2o Si l'acte concerne un étranger, il n'y a pas lieu, en principe, d'adresser d'avis de mention.
Toutefois, en vertu des conventions internationales, les autorités de certains pays doivent être informées de l'établissement en France de certains actes de l'état civil concernant leurs nationaux (voir nos 568 et s.) ou des personnes nées ou mariées sur leur territoire.
Il convient dans le cadre de ces conventions d'adresser au service central d'état civil, au lieu d'un avis de mention, une copie de l'acte avec une lettre de transmission se référant à la convention appliquée.
Si l'acte concerne une personne de nationalité algérienne, l'avis de mention doit être adressé directement à la mairie algérienne concernée, conformément aux dispositions de l'article 37 du protocole judiciaire franco-algérien du 28 août 1962 (voir aussi no 725).
233 Il est rappelé que, lorsque la mention concerne un réfugié ou un apatride et qu'elle est relative à un acte qui a été ou aurait dû être dressé dans le pays d'origine de cette personne, l'avis doit être adressé exclusivement au directeur de l'O.F.P.R.A. (voir nos 663 et s.).
234 En outre, dans tous les cas où l'acte en marge duquel une mention doit être portée a été reçu dans des circonstances spéciales (en mer, aux armées), la mention doit être apposée non en marge de l'acte mais en marge de sa transcription (voir no 209-1). De même, lorsqu'une décision judiciaire tient lieu de l'acte en marge duquel la mention doit être portée (jugements déclaratifs ou supplétifs), celle-ci est apposée en marge de la transcription de la décision.
235 Après avoir mis à jour l'acte de l'état civil principalement concerné (voir no 230), l'officier de l'état civil est ensuite chargé de mettre à jour les actes de l'état civil qui peuvent être également concernés par l'apposition d'une mention.
Lorsque cet officier de l'état civil ne détient pas la totalité des actes qui doivent être mis à jour, il transmet à son homologue un avis de mention pour mise à jour de ceux-ci (voir nos 228 et s.).
Ces formalités n'ont pas à être accomplies lorsque les actes doivent être mis à jour à la requête d'une autorité autre que l'officier de l'état civil.
En cas de rectification ordonnée par le parquet, voir nos 176-1, 226 et 226-1.
236 Dans le cas particulier des mentions « Mort pour la France » ou « Mort en déportation » (voir no 226-1), l'officier de l'état civil adresse un avis au greffier en chef compétent qui détient le deuxième exemplaire du registre. Le cas échéant, il adresse un avis à l'officier de l'état civil du dernier domicile du défunt qui détient la transcription de l'acte de décès ou du jugement déclaratif de décès.
Lorsqu'une mention de rectification des lieu et date de décès d'une personne morte en déportation a été apposée en marge de l'acte de décès ou de la transcription du jugement déclaratif de décès, l'officier de l'état civil adresse sur instructions du ministre chargé des anciens combattants un avis à l'officier de l'état civil qui détient l'acte de naissance du défunt aux fins de rectification de la mention marginale de décès. Cette mention rectificative indiquera également le lieu où reste conservé l'acte de décès ou la transcription du jugement déclaratif de décès.
236-1 De même, en matière de divorce ou de séparation de corps, l'officier de l'état civil qui détient l'acte de mariage, après avoir apposé la mention requise sur ses registres, adresse, selon la procédure fixée au no 228, dans les trois jours un avis de mention au greffier dépositaire de l'autre exemplaire du registre et, s'il y a lieu, aux maires dépositaires d'actes sur lesquels la mention de la décision doit également être effectuée : c'est ainsi qu'en matière de divorce un avis de mention doit être envoyé aux officiers de l'état civil dépositaires des actes de naissance des époux.
Seul l'avis de mention est adressé au greffier après apposition. Les pièces annexes lui sont remises au début de l'année suivante avec les dossiers.
Lorsque le mariage a été célébré à l'étranger et que l'acte de mariage n'est pas conservé par une autorité française, la décision de divorce ou de séparation de corps n'est plus transcrite sur les registres du service central de l'état civil (voir no 225). Seuls les actes de naissance des époux sont mis à jour (sur la formule de mention, voir no 240-3).
A défaut d'acte de naissance conservé par une autorité française, la décision est conservée au répertoire civil, annexe du service central d'état civil (voir no 262).
Sur la publicité des décisions de divorce ou de séparation de corps rendues à l'étranger, voir nos 585-1 et 585-4.
Section 3
Manière dont les mentions sont apposées
Sous-section 1
Règles générales
237 Aux termes de l'article 7-1 du décret no 62-921 du 3 août 1962 :
« Les mentions des actes de l'état civil apposées en marge d'autres actes énoncent la nature, la date et le lieu de l'événement qui a fait l'objet de l'acte mentionné ainsi que les principales énonciations de celui-ci. Si l'acte n'a pas été établi par l'officier de l'état civil, les mentions comprennent, en outre, le nom, l'adresse et la qualité de l'autorité qui a établi l'acte. Elles énoncent également la date et le lieu de transcription ainsi que les références de l'acte lorsque celui-ci est détenu par le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères.
Les mentions marginales des décisions judiciaires et administratives énoncent la nature, l'objet et la date de la décision ainsi que la désignation de l'autorité dont émane la décision.
Toute mention marginale énonce en outre le lieu et la date de son apposition ainsi que la qualité de l'officier de l'état civil qui a procédé à la mise à jour ou, lorsqu'elle est manuscrite, signé la mention. »
Les mentions marginales doivent être rédigées avec concision. Il est recommandé de les inscrire en écriture fine et serrée, de manière à laisser la place nécessaire pour l'insertion d'autres mentions.
S'agissant des dates, il convient d'inscrire les jour et année en chiffres. Mais les abréviations restent, en principe, interdites, notamment les mois des dates doivent être indiqués en toutes lettres, leur éventuelle inscription en chiffres constituant des abréviations.
S'agissant des lieux, il convient d'inscrire :
- la première lettre en majuscule, les autres en minuscule : la commune ;
- la première lettre en majuscule, les autres minuscules et le tout entre parenthèses : le département, le cas échéant le district, l'Etat, le pays ;
- pour Paris, Marseille et Lyon : le numéro d'arrondissement (ex. : 1er arr.).
Les mentions doivent être apposées suffisamment en retrait de manière à éviter qu'elles ne soient prises dans la reliure.
Les règles exposées au no 102 en ce qui concerne les ratures et les adjonctions sont applicables.
Les mentions manuscrites apposées par les fonctionnaires délégués sont revêtues de leur seule signature.
237-1 Délai d'apposition des mentions :
Les mentions marginales doivent être apposées par les officiers de l'état civil dans les trois jours de la réquisition (art. 49 C. civ.).
237-2 L'attention des officiers de l'état civil est appelée sur la nécessité de vérifier soigneusement, lors de l'apposition de la mention, l'identité entre la personne indiquée dans l'avis de mention et celle désignée sur l'acte où la mention doit être apposée.
237-3 L'officier de l'état civil ou le fonctionnaire délégué requis d'apposer une mention en marge d'un acte dressé sur les registres de sa commune ne peut, en principe, s'abstenir d'obtempérer à cette réquisition.
Toutefois, il peut ne pas lui donner suite, d'une part, s'il y a doute sur le point de savoir en marge de quel acte la mention doit être portée, d'autre part, si la mention contient une énonciation contraire à des indications de l'acte lui-même. En effet, l'officier de l'état civil, qui est gardien de la régularité intrinsèque de ses actes et qui devrait, à ce titre, se refuser à recevoir un acte contenant des indications contradictoires et donc apparemment mensonger, doit s'abstenir d'apposer en marge d'un acte une mention inconciliable avec les énonciations qu'il contient (sur ce rôle de l'officier de l'état civil, voir no 12-2). Il doit surseoir à l'apposition de la mention et solliciter aux fins d'instruction le procureur de la République.
Ainsi, s'il reçoit un avis de décès concernant une personne dont l'acte de naissance porte déjà une mention de décès, il saisira le parquet qui fera procéder aux enquêtes nécessaires et annuler ou rectifier les actes et mentions erronés.
Il en serait de même en matière de reconnaissance. Si l'officier de l'état civil reçoit, par exemple, un avis de mention de reconnaissance de paternité concernant un enfant ayant un acte de naissance d'enfant légitime ou un enfant déjà reconnu par son père, l'officier de l'état civil différera l'apposition de la mention et saisira le procureur de la République (sur les diligences à opérer dans ce cas par le procureur, voir nos 299 et s.).
Si l'officier de l'état civil reçoit un avis de reconnaissance de maternité concernant un enfant ayant un acte de naissance où ne figure pas l'identité de la mère, il saisira le procureur de la République qui appréciera. Il convient en effet d'éviter les cas de supposition d'enfant et de détournement des règles de l'adoption.
L'officier de l'état civil doit toujours signaler à l'autorité requérante les lacunes, erreurs ou irrégularités, dont les indications portées dans l'avis de mention reçu seraient entachées.
238 Si l'on s'aperçoit tardivement qu'une mention de reconnaissance, de mariage ou de décès ne figure pas sur les registres du lieu de naissance de l'intéressé, l'officier de l'état civil qui a dressé l'acte peut, en envoyant un extrait de cet acte, ou un avis de mention, à son collègue, à tout instant, provoquer l'apposition de la mention. Les dépositaires des registres où les mentions de reconnaissance, de mariage ou de décès devraient normalement figurer peuvent mentionner ceux-ci au vu des extraits des actes de l'état civil français qui les ont constatés (tels qu'ils sont par exemple portés sur les livrets de famille), et cela même s'ils n'ont pas reçu d'avis de mention. Ils prendront toutes mesures utiles pour informer le greffe de la mention qui a été apposée.
Lorsque les mentions manquantes devraient faire référence à des légitimations, à des actes de l'état civil étrangers, à des décisions judiciaires, à des actes notariés ou à des décisions administratives, la régularisation ne peut être faite que sur instruction du procureur de la République sauf s'ils figurent déjà sous forme de mentions ou de transcriptions dans un registre de l'état civil français.
Pour les incidences en matière de nom, voir nos 112 et s.
Sous-section 2
Règles particulières