L'employeur délivre, maintient ou renouvelle l'habilitation électrique ferroviaire après s'être assuré qu'à l'issue de la formation, les travailleurs possèdent les compétences définies par arrêté des ministres chargés des transports et du travail.
L'habilitation électrique ferroviaire est matérialisée par un document établi et signé par l'employeur, et par le travailleur habilité. Elle peut être mentionnée sur un document délivré par l'employeur dans le cadre de l'activité exercée par le travailleur. Ce document spécifie les limites des attributions qui lui sont confiées et la nature du travail qu'il est autorisé à effectuer. Les indications devant figurer sur ce document sont précisées par arrêté des ministres chargés des transports et du travail.