1) Moyens et équipements

L'employeur met à disposition des salariés l'ensemble des moyens matériels nécessaires à l'exercice du télétravail. Cette mise à disposition de l'équipement fait l'objet d'un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Ces équipements se composent de : ... (compléter)

Exemples indicatifs :
– ordinateur portable équipé des logiciels professionnels et des dispositifs de sécurité nécessaires à l'exercice de son activité ;
– téléphone portable avec abonnement ;
– siège ergonomique ;
– imprimante, clés USB, bureautique, consommables…

L'intégralité de ces équipements demeure la propriété de l'entreprise, de telle sorte que le salarié restitue spontanément l'ensemble de ces équipements lors de la cessation du contrat de travail, quel que soit le motif de la rupture ou dès la fin de la période du télétravail dans l'hypothèse où les équipements sont utilisés uniquement pour le télétravail.

Le salarié est tenu d'utiliser et de prendre soin des équipements mis à sa disposition par l'employeur dans l'exercice de ses fonctions. Il bénéficie du support technique et informatique de la même façon que les autres salariés. Il doit informer son responsable hiérarchique sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l'employeur.

2) Salariés en situation de handicap ou atteints d'une maladie chronique évolutive ou invalidante

Les salariés en situation de handicap ou atteints d'une maladie chronique évolutive ou invalidante éligibles au télétravail bénéficient de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail. Plus particulièrement, l'entreprise veille à fournir des équipements adaptés à l'exercice du télétravail : LISTER (exemple : clavier adapté, souris, écran de visualisation spécifiques etc. Des aides peuvent exister, se rapprocher de l'AGEFIPH ou de l'association OETH).

(Prévoir le cas échéant des modalités spécifiques de maintien du lien au collectif de travail).

3) Sécurité des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Sauf accord spécifique du responsable hiérarchique, le salarié n'est pas autorisé à utiliser dans le cadre de l'exercice de ses fonctions professionnelles des outils personnels en lieu et place des équipements fournis par l'entreprise.

(si une charte informatique existe) Il doit se conformer en tout point aux dispositions écrites dans la charte informatique relative à la sécurisation des données de l'entreprise.

4) Assurances

L'employeur prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L'entreprise dispose pour cela d'une assurance multirisque liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d'un salarié ou tout autre lieu dédié au télétravail.

Si les dommages résultent d'une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l'entreprise n'est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s'engage à signaler sa situation à son assureur. Il est demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d'un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance à l'exercice du télétravail.

Ce certificat doit être remis préalablement à la période de télétravail régulier ou d'une période de télétravail ponctuel.

À défaut de justifier d'un tel document, le télétravail peut faire l'objet d'un refus et le salarié est tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l'entreprise.

5) Prise en charge des frais professionnels

Les frais engagés par un salarié pour l'exécution de son contrat de travail dans le cadre du télétravail sont pris en charge par l'employeur.

Ceux-ci comprennent : … (compléter) :

Exemples :
– abonnement internet de l'opérateur choisi par le salarié pour la fourniture de la connexion internet – hors options complémentaires) dans la limite de XX euros par mois (définir un montant plafond). Le salarié fournira à l'employeur les justificatifs de ses frais (factures détaillées) ;
– autres frais liés à l'occupation du domicile du salarié (frais d'électricité, de chauffage, de gaz, d'entretien, etc.) dans la limite de XX euros par mois (quote-part de l'utilisation) ;
– …

Le salarié veille à présenter à l'employeur les justificatifs nécessaires au remboursement des frais.

(À ce jour, le bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) retient que trois catégories de frais peuvent être identifiées et exclues de l'assiette des cotisations :
– les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ;
– les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique ;
– les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Ou La prise en charge par l'employeur des frais engagés par les salariés en télétravail peut faire l'objet d'une allocation forfaitaire (à définir).

(Le bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) prévoit, alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle, qu'est admis le versement d'une allocation forfaitaire, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés. Les montants pour lesquels l'allocation forfaitaire est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales sont susceptibles de varier. Il convient donc de consulter le BOSS afin de savoir quels sont ces montants au moment de la mise en place du télétravail.

À noter, si l'allocation forfaitaire est prévue par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus, dans des limites indiquées au BOSS et différentes du cas précédent. Il conviendra donc également dans ce cas de consulter le BOSS.)

Le lien fonctionnel actuellement vers le BOSS est le suivant :
https://boss.gouv.fr/portail/accueil/avantages-en-nature-et-frais-pro/frais-professionnels.html#titre__chapitre-7---frais-lies-au-telet

6) Santé et sécurité du télétravailleur

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Ce dernier est informé des engagements de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail.

L'employeur est responsable de la préservation de la santé et de la sécurité des salariés au travail. Il doit pouvoir s'assurer que le télétravailleur exerce ses fonctions dans des conditions conformes à la préservation de celles-ci. (Une information en vue de sensibiliser à l'ergonomie du poste de travail en télétravail est diffusée aux salariés : solliciter les services de santé au travail).

Le télétravail étant réalisé en dehors des locaux de l'entreprise, il ne permet pas à l'employeur de réaliser la vérification régulière des conditions de travail du salarié. Le salarié en télétravail s'engage donc à exercer ses fonctions dans des conditions propres à garantir sa santé et sa sécurité et s'engage également à prévenir l'employeur en cas de difficulté.

Néanmoins, l'employeur, ses représentants en matière de sécurité, les membres du CSE, s'il existe, dédiés à la santé et à la sécurité des salariés, les autorités administratives compétentes, peuvent, si nécessaire, accéder au lieu du télétravail, après avoir obtenu l'accord du salarié lorsque le lieu de télétravail revêt un caractère privé (domicile, résidence, etc.).

Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre ces visites d'une part ou si les membres du CSE dédiés à la santé et à la sécurité des salariés, les autorités administratives, informent l'entreprise que le lieu de travail ne remplit pas les conditions permettant le télétravail d'autre part, l'entreprise met un terme immédiat à la période de télétravail. Dans ce cas, le délai de prévenance mentionné à l'article IV. 7) n'est pas applicable.

L'employeur prend en charge les accidents du travail survenus durant la période de télétravail dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s'appliquent aux autres salariés. Suivant les dispositions de l'article L. 1222-9 du code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Prévoir, préalablement à la mise en place du télétravail, la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).

7) Évolution professionnelle du salarié en télétravail et égalité des droits

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'entreprise (À titre d'exemple : titres restaurant, abonnement transport public, primes de repas, chèques vacances, …).

Ainsi, les règles et processus applicables, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d'évaluation, d'accès à la formation professionnelle, à l'information de l'entreprise et aux événements organisés par l'entreprise demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

L'employeur doit s'assurer régulièrement, et en particulier dans le cadre de l'entretien mentionné à l'article V. 5) que le télétravailleur bénéficie de l'accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et à son développement professionnel, similaire aux autres salariés et qu'il dispose du même niveau d'information sur la vie de l'entreprise et sa participation aux événements collectifs.

Il bénéficie de la même couverture collective accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

8) Le contrôle de l'activité et du temps de travail des salariés en télétravail

L'employeur conserve ses prérogatives de direction, d'encadrement et de contrôle de l'exécution des activités, du temps de travail, des missions et tâches confiées au salarié en télétravail.

Toutefois, conformément aux préconisations de la CNIL (1), l'employeur doit s'assurer que les dispositifs de contrôle mis en œuvre sont justifiés par la nature de la tâche à accomplir et strictement proportionnés à l'objectif poursuivi. Ils ne doivent pas porter une atteinte excessive au respect des droits et libertés des salariés, particulièrement au droit au respect de leur vie privée.

Le CSE, s'il existe, est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise de moyens ou de techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés. Le dispositif de contrôle doit être porté individuellement à la connaissance des salariés avant sa mise en œuvre.

Préciser les moyens de contrôle existants le cas échéant :
– badgeage électronique ;
– etc.

9) Lien entre les salariés en télétravail et les représentants du personnel (pour les entreprises dotées d'institutions représentatives du personnel et/ou de représentants syndicaux)

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l'entreprise. À ce titre, ils doivent pouvoir communiquer et être en relation avec les représentants du personnel, accéder aux informations du CSE et des organisations syndicales présents dans l'entreprise.

Pour ce faire (proposer les modalités d'accès adaptées à l'entreprise) :
– espace intranet ou autre vecteur permettant aux salariés en télétravail d'accéder aux informations des institutions représentatives du personnel et aux communications syndicales (panneaux syndicaux virtuels etc.) ;
– permettre aux salariés en télétravail d'accéder aux coordonnées (mails et téléphones professionnels) des représentants du personnel et des représentants syndicaux et inversement ;
– permettre aux représentants du personnel et aux représentants syndicaux d'organiser des réunions en visioconférence avec les salariés en télétravail.

(1) Questions-réponses de la CNIL sur le télétravail – 12 novembre 2020.