1) Rythme du télétravail

FIXER LES JOURS DE TÉLÉTRAVAIL SELON DES MODALITÉS ADAPTÉES À L'ENTREPRISE :
– le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à … jours de façon à maintenir le lien social et le bon fonctionnement des équipes ;
– ou Entre …. et … jours par semaine/mois ;
– le nombre de jours minimum de présence dans les locaux afin de maintenir le lien social est fixé à … jours ;
– …

Prévoir, suivant les modalités fixées ci-dessus, notamment pour les salariés à temps partiel, que le télétravail ne peut dépasser la moitié du temps de travail des salariés (ou autre proportion).

Prévoir, dans tous les cas, un rythme de télétravail permettant au collectif de travail de se réunir physiquement.

Le rythme de télétravail peut être adapté pour les salariés en situation de handicap ou atteints d'une maladie chronique évolutive ou invalidante.

Le rythme de télétravail peut être adapté pour les femmes enceintes.

Les jours de télétravail sont pris par journée ou demi-journée, sauf demande justifiée par des motifs spécifiques, laissés à l'appréciation du responsable hiérarchique, situation qui doit donner lieu à un accord écrit et préalable du responsable concerné par une telle demande.

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son employeur pour participer aux réunions ou à tout événement particulier nécessaire à l'exercice de ses missions et au bon fonctionnement du service et qui interviendraient sur un jour normal de télétravail. Il en est de même s'agissant des déplacements hors du lieu habituel de télétravail rendu nécessaire pour l'exercice de ses fonctions (exemple : rendez-vous client, forums, séminaires…).

2) Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du responsable hiérarchique. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collective nécessaires au bon fonctionnement du service et de l'entreprise. Il statue également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salariés concernés.

Le télétravail peut être organisé sur la base de journées et/ou demi-journées établies dans le cadre d'un planning.

Le planning définissant les journées et/ou demi-journées télétravaillées pour l'ensemble des membres d'une équipe est fixé pour une période déterminée (durée de la période à prévoir) et remis à chaque salarié avant le début de la période concernée. Il peut être révisé par le responsable hiérarchique, après entretien avec son équipe.

3) Report

En cas d'absence, quel qu'en soit le motif, ou de jour férié chômé coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le salarié ne peut exiger le report de la journée ou demi-journée de télétravail. Il en est de même lorsque le salarié est tenu de se déplacer pour des raisons professionnelles sur son lieu de travail ou tout autre lieu sur une journée ou demi-journée habituelle de télétravail selon les conditions indiquées dans l'article V. 1).

Le report est néanmoins possible sous réserve de l'accord du responsable hiérarchique compte tenu de l'organisation du service et/ou de l'entreprise.

4) Horaires et joignabilité

Le télétravail s'exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail au sein des locaux de l'entreprise.

Ainsi, le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures se doit de respecter les horaires de travail prévus à son planning ou l'horaire collectif en vigueur au sein de l'entreprise (ADAPTER SUIVANT LA SITUATION DE L'ENTREPRISE), sans dépassement. Il n'est pas tenu d'effectuer des heures supplémentaires sauf demande préalable de l'employeur.

Pendant ses horaires de travail, le télétravailleur est tenu d'exercer ses missions professionnelles et exécuter les tâches qui lui reviennent. Si le salarié reste tenu de répondre aux sollicitations (appels téléphoniques, courriers électroniques, réunions en visioconférence etc.), des périodes de travail ininterrompu peuvent être aménagées afin de favoriser sa concentration et son efficacité.

D'une manière générale, la plage horaire durant laquelle le salarié en télétravail est joignable ne peut dépasser son temps de travail habituel. (PRÉVOIR ÉVENTUELLEMENT QUE LA PLAGE HORAIRE EST DÉFINIE ENTRE L'EMPLOYEUR OU LE RESPONSABLE HIÉRARCHIQUE EN CONCERTATION AVEC LE SALARIÉ).

Les télétravailleurs bénéficiant d'une convention de forfait annuel en jours demeurent libres de gérer l'organisation de leur temps de télétravail sous réserve du respect des règles légales et conventionnelles applicables (en particulier les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire). L'employeur peut solliciter le concours des institutions représentatives du personnel et des organisations syndicales représentatives pour déterminer les plages horaires de joignabilité de ces télétravailleurs. À défaut d'institutions représentatives, ces plages horaires peuvent être déterminées collectivement par l'exercice du dialogue professionnel.

Le document écrit prévu à l'article IV. 4) mentionne au besoin la plage horaire au sein de laquelle le salarié bénéficiant d'une convention de forfait annuel en jours est joignable. (Le prévoir également si des plages de joignabilité ont été définies pour les salariés qui ne sont pas au forfait jour)

5) Organisation et suivi de la charge du travail

L'ensemble des salariés ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrites les journées et demi-journées télétravaillées et les journées et demi-journées de travail en présentiel au sein de l'entreprise, de sorte que les responsables hiérarchiques et les autres services connaissent en temps réel la situation de chaque salarié. (adapter suivant la situation de l'entreprise)

Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l'évaluation professionnelle du salarié.

Le responsable hiérarchique veille à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux effectués dans les locaux de l'entreprise. Il s'assure que les salariés en télétravail puissent participer pleinement aux temps collectifs de leurs équipes respectives.

Le responsable hiérarchique est tenu de répartir la charge de travail de manière équilibrée au sein de son équipe, que les salariés soient télétravailleurs ou non. Il en est de même s'agissant de la fixation des objectifs et des résultats attendus.

Possibilité de compléter par les mentions ci-dessous, laissées à la libre appréciation de l'entreprise (Conformément à l'article L. 1222-10 du code du travail, au moins un entretien par an doit porter sur l'activité et la charge de travail du salarié en télétravail) :

Afin de s'assurer du bon exercice du télétravail régulier ou du télétravail exceptionnel ou en cas de force majeure s'il se prolonge dans la durée, plusieurs espaces d'échange sont proposés entre le responsable hiérarchique et le salarié :
– un point hebdomadaire entre le responsable et le télétravailleur dans le premier mois d'exercice du télétravail ;
– un point à l'issue de la période de trois mois ;
– un point autant que nécessaire notamment en cas de télétravail exceptionnel ou en cas de force majeure.
(possibilité d'adapter les délais).

Un entretien spécifique annuel entre le salarié en télétravail et son responsable hiérarchique est organisé et porte notamment sur les conditions d'activité du salarié, sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Tout salarié en télétravail doit solliciter un entretien auprès de son responsable en cas de difficultés rencontrées dans l'exercice du télétravail.

Enfin, un espace d'échange collectif dédié à l'exercice du télétravail peut être mise en place au sein des unités de travail.

6) Droit à la déconnexion

Il est réaffirmé l'importance de l'usage professionnel des outils numériques et de communication mis à disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l'équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des salariés.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :
– les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires ;
– les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, internet/intranet, réseaux sociaux internes/externes, boucles de messagerie instantanée …

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de l'entreprise pour accéder au réseau et aux mails, il ne doit pas être exigé d'un salarié de se connecter en dehors du temps de travail.

Les salariés sont informés de modalités d'application du droit à la déconnexion dans le cadre du télétravail. Aucune sanction ne peut être prise à l'encontre d'un salarié qui est déconnecté alors qu'il n'est pas en période de temps de travail.

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l'urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d'un service ou de l'entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable hiérarchique doit être vigilant à ne pas solliciter un salarié s'étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :
– s'interroger sur le moment opportun pour adresser un mail, un message, joindre un salarié ou une personne extérieure à l'entreprise par téléphone (client etc.) ;
– ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
– pour les périodes de congés ou d'absence, prévoir l'activation de la fonction « gestion des messages en cas d'absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

Ainsi, les responsables et leurs équipes sont incités :
– à ne pas faire usage de la messagerie électronique en dehors du temps de travail ou des horaires de joignabilité définis conformément à l'article V. 4) pour les salariés bénéficiant d'une convention de forfait annuel en jours ;
– à ne pas envoyer de mails durant les périodes de congés ou d'absence ;
– à ne pas répondre immédiatement aux mails en dehors du temps de travail ou des horaires de joignabilité définis conformément à l'article V. 4) pour les salariés bénéficiant d'une convention de forfait annuel en jours.

Les salariés disposent d'un droit au repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures consécutives par semaine, s'agissant du repos hebdomadaire. (préciser des durées de repos plus longues si une convention ou un accord collectif le prévoit).

Pendant ce temps de repos ainsi que pendant les périodes de congés et d'absence justifiée, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.