1) Candidature et entretien

Lorsque la demande de passage en télétravail émane du salarié, ce dernier doit effectuer une demande écrite auprès de son responsable hiérarchique (mail avec accusé de réception et de lecture/courrier remis en main propre/LRAR). Lorsque la proposition provient de l'employeur, celle-ci est également adressée par écrit au salarié concerné (mêmes formes le cas échéant).

Un entretien spécifique relatif à cette demande ou proposition est réalisé entre le salarié et son responsable hiérarchique dans un délai de quinze jours (OU PRÉCISER TOUT AUTRE DÉLAI). Au cours de l'entretien, le salarié et le responsable hiérarchique étudient conjointement l'opportunité du passage en télétravail suivant l'organisation du service.

2) Acceptation

Le télétravail est accordé aux salariés par le responsable hiérarchique selon des critères objectifs prenant notamment en considération les éléments suivants :
– le salarié et le responsable hiérarchique attestent la maîtrise du poste de travail, des missions confiées et de la capacité à travailler à distance (en particulier : capacité d'organisation de ses activités et de son temps de travail, atteinte des objectifs) ;
– le salarié est en mesure d'aménager un endroit spécifique consacré au télétravail dans le respect des conditions matérielles susvisées à l'article III. 3).

La satisfaction de ces critères est soumise à l'appréciation du responsable hiérarchique sur la base d'une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s'inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable. La mise en place du télétravail est donc le fruit d'un accord entre les deux parties.

Lorsque la demande de passage en télétravail émane du salarié, le responsable hiérarchique dispose d'un mois maximum (OU PRÉCISER UN AUTRE DÉLAI) pour formuler sa réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la demande. Lorsque la proposition émane de l'employeur, le salarié dispose également d'un délai d'un mois (OU PRÉCISER UN AUTRE DÉLAI) pour formuler sa réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la proposition.

À partir de l'acceptation, notifiée par écrit (mail avec accusé de réception et de lecture/courrier remis en main propre/LRAR), l'entreprise met en place les moyens matériels et techniques mentionnés à l'article VI. 1) nécessaires à l'exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d'un mois maximum (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI).

3) Refus

Si une demande en provenance d'un salarié n'est pas acceptée par l'employeur, le refus est motivé et notifié par écrit.

Si la demande émanant de l'employeur est refusée par le salarié, ce dernier peut, s'il le souhaite, faire connaître ses motivations par écrit. Le refus du salarié n'engendre aucune conséquence pour celui-ci.

Une décision de refus n'exclut pas la possibilité pour le salarié ou l'employeur de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d'un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande (OU PRÉCISER UN AUTRE DÉLAI).

Les motifs de refus pouvant être invoqués par l'employeur doivent être objectifs et conformes au principe d'égalité de traitement.

Exemples :
– condition d'éligibilité non remplie ;
– impossibilité technique/lieu inadapté au télétravail ;
– coûts techniques et informatiques liés au transfert du poste de travail ;
– impératifs de sécurité et de confidentialité des informations ;
– risque de désorganisation au sein de l'équipe ;
– défaut de certificat d'assurance attestant de l'extension de garantie au domicile (cf. article VI. 4) ) ;
– …

4) Formalisation

L'accord des deux parties peut être formalisé par un document écrit dont un exemplaire est remis au salarié qui comporte les mentions suivantes :
– date d'entrée en vigueur du télétravail ;
– adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;
– nombre de jours de télétravail par semaine suivant le rythme énoncé dans l'article V. 1) (OU PRÉCISER UN AUTRE RYTHME RÉGULIER) ;
– jours de la semaine dédiés au télétravail ;
– plages horaires durant lesquelles le salarié est joignable (pour les salariés en convention de forfait annuel en jours ou, pour les autres salariés, si des plages de joignabilité de durées inférieures au temps de travail ont été définies) ;
– période d'adaptation et réversibilité ;
– la liste des équipements de travail fournis par l'entreprise ;
– modalités de suivi de la charge de travail et les moyens de communication avec l'entreprise ;
– modalités de prise en charge des frais professionnels ;
– restrictions dans l'usage des équipements et services de communication électronique professionnels mis à disposition (outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires… outils numériques dématérialisés : messageries électroniques, logiciels, internet/intranet, réseaux sociaux internes/externes, boucles de messagerie instantanée…) (POSSIBILITÉ DE SE RÉFÉRER À LA CHARTE D'USAGE DES OUTILS INFORMATIQUES ET DE COMMUNICATION SI ELLE EXISTE DANS L'ENTREPRISE).

Si le télétravail se déroule au domicile du salarié, le document doit comprendre en annexe les justificatifs visés à l'article VI. 4) ci-après.

5) Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation d'une durée de trois mois (OU PRÉCISER AUTRE DURÉE).

L'objectif est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail ainsi que son niveau d'autonomie, la charge de travail et sa répartition pour le salarié concerné, au regard des fonctions occupées et de l'activité de l'entreprise.

Durant cette période, l'entreprise comme le salarié peut mettre fin au télétravail sous réserve d'un délai de prévenance de 15 jours calendaires maximum (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI). À l'issue de ce délai, le salarié récupère son poste de travail dans les locaux de l'entreprise.

6) Suspension et aménagement provisoire du télétravail

Les parties peuvent convenir de suspendre ou aménager provisoirement le télétravail pour une période de trois mois (OU PRÉCISER AUTRE DURÉE) sous réserve d'un délai de prévenance de quatorze jours calendaires (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI). Si la demande de suspension émane de l'employeur, celle-ci doit être motivée.

En cas de circonstances particulières empêchant le salarié d'exercer ses fonctions en télétravail (exemple : coupure d'électricité, d'internet, …), ce dernier prévient immédiatement son employeur afin qu'une solution d'urgence soit mise en place.

Afin de pourvoir aux besoins de la continuité de l'activité, de passation de poste et de transmission en vue du remplacement, l'employeur peut réaménager ou suspendre l'exercice du télétravail durant la période de préavis précédant le départ d'un salarié de l'entreprise (ex : démission, départ en retraite, licenciement, rupture conventionnelle) après en avoir échangé avec ce dernier et tenant compte de sa situation personnelle. Un délai de prévenance de quatorze jours calendaires (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI) doit être respecté.

7) Réversibilité

Au-delà de la période d'adaptation mentionnée à l'article IV. 5), sous réserve d'un délai de prévenance d'un mois (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI), il peut être mis fin au télétravail, soit à la demande du salarié, soit à celle de l'employeur.

Si la demande émane du salarié, celui-ci doit la transmettre par écrit. Le salarié peut, à toutes fins utiles, faire connaître les motifs d'ordre professionnel pour lesquels il met fin au télétravail.

Si la demande émane de l'employeur, ce dernier reçoit le salarié pour lui exposer les motifs, cette décision lui est notifiée par écrit (mail avec accusé de réception et de lecture/courrier remis en main propre/LRAR).

La date de remise ou de réception de l'écrit fait alors courir le délai de prévenance d'un mois visé précédemment (OU PRÉCISER AUTRE DÉLAI).

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le salarié reprend son poste au sein des locaux de l'entreprise.

8) Lieu du télétravail

L'exercice du télétravail est réalisé dans un même lieu habituel. Cela peut être le lieu de résidence du salarié, un espace de travail partagé (exemple : coworking) etc.

L'adresse du lieu de télétravail est inscrite dans le document mentionné à l'article IV. 4).

Le salarié qui souhaite exercer ponctuellement le télétravail dans un lieu différent du lieu habituel doit préalablement obtenir l'accord écrit de son responsable hiérarchique. Dans ce cas, le salarié s'engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l'exercice du télétravail tel que prévu par le présent texte.

9) Modalités particulières relatives au télétravail ponctuel

Le télétravail ponctuel peut être mis en place par journée ou demi-journée par demande préalable écrite du salarié précisant le lieu de son exercice auprès de l'employeur qui sera libre de l'accepter ou non dans les meilleurs délais.

10) Modalités particulières relatives au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

La mise en place du télétravail par l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure ne nécessite pas d'autre formalisme entre l'employeur et le salarié qu'une note de service ou un échange de courriers ou de mails. Sont indiquées la durée prévisible de la période de télétravail et sa date effective de mise en œuvre (laissant, si possible, un délai permettant aux salariés de s'organiser). Le salarié ne peut refuser sa mise en place. Le CSE, s'il existe, est consulté dans les meilleurs délais sur la décision de recourir au télétravail exceptionnel ou en cas de force majeure.

Il est précisé que le dialogue social continue durant cette période.

(Une note d'information explicitant, le cas échéant, les modalités de passage en télétravail exceptionnel ou en cas de force majeure est remise aux salariés. Cette note précise les éléments abordés aux 4), 5) et 6) de l'article V et à l'article VI).

11) Formation des télétravailleurs

Les salariés en télétravail sont formés à l'usage des outils numériques et aux pratiques professionnelles spécifiques au télétravail.

Les responsables hiérarchiques sont formés au management à distance individuel et collectif.