Chacune des parties peut librement venir exposer sa ou ses demandes à la commission. Elles peuvent donner leur point de vue sur la ou les dispositions objets de la saisine de la commission.

Le temps nécessaire à cette participation, par les parties au litige, sera considéré et payé comme du temps de travail effectif par l'entreprise ou l'établissement où est apparu le litige. Chacune des parties procédera aux remboursements des frais engagés conformément à ses barèmes de remboursement.

Les membres de la commission entendent les parties puis passent à une phase d'échange et de délibération pour rendre leur avis. Les parties n'assistent pas à cette phase de travaux de la commission.

Le président ou le vice-président dirige les débats et veille au bon déroulement des séances.

Le secrétariat rédige, dans un délai maximum de 3 mois, les comptes rendus des réunions et avis, sous le contrôle des présidents et vice-présidents de la CPPNIC dans son rôle de conciliation. Si la rédaction d'un extrait de décision s'avère utile, ce dernier devra être rédigé dans un délai maximum de 1 mois.

La CPPNIC dans son rôle de conciliation ne peut valablement délibérer que si au moins 3 membres titulaires (ou suppléant en remplacement d'un titulaire absent) par collège sont présents.

Chaque représentant peut donner pouvoir à un autre membre de la commission, de son choix, du même collège.

Le représentant choisi devra justifier lors de la réunion de la commission qu'il a reçu pouvoir du représentant dans l'impossibilité de siéger. Le pouvoir donné au membre sera établi par écrit, daté et signé par le représentant. Il ne peut pas être donné un pouvoir permanent pour être représenté aux réunions de la commission. Les représentants n'ont pas à justifier de leur impossibilité de siéger.

Le nombre de pouvoirs est limité à un par représentant.

Lorsque la commission siège en tant que commission de conciliation, le secrétaire rédige les procès-verbaux de conciliation ou de non-conciliation des réunions afférentes aux litiges individuels et collectifs, dans le cadre de l'accord intervenu.

Le procès-verbal de conciliation est signé par les membres de la commission présents en séance et les parties au litige ou au conflit.

En cas de non-conciliation, un procès-verbal de désaccord, reprenant succinctement la position réciproque des parties, est établi. Ce dernier sera signé par l'ensemble des membres de la commission présent en séance ainsi que les parties au litige ou au conflit.

Les procès-verbaux et avis sont adressés, par le secrétariat de la commission, dans un délai maximum de 3 mois suivants la date de la réunion :
– aux parties au litige ou au conflit ;
– à l'ensemble des membres de la commission ;
– aux organisations syndicales signataires de la convention collective et aux organisations syndicales représentatives dans la branche.

Il est tenu au siège de la CPPNIC un registre de ces procès-verbaux et avis.