Doivent être inscrits, dans une partie spécifique du registre du personnel, et dans leur ordre d'arrivée, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l'entreprise ainsi que les dates de début et de fin de stage, les noms et prénoms des tuteurs et le lieu de présence des stagiaires.
Afin de favoriser l'insertion du stagiaire dans l'entreprise et de lui donner les moyens de réussir, les signataires du présent accord conviennent des modalités d'accueil suivantes.

4.1. Mise à disposition d'une information sur l'entreprise

Lors de l'accueil du stagiaire, l'entreprise pourra mettre à sa disposition une information sur l'entreprise comportant notamment :
– le nom des personnes de référence (tuteur, chef d'établissement et/ou responsable ressources humaines, etc.) ;
– l'organigramme de l'entreprise et/ou du service ;
– une information sur les produits et services que l'entreprise propose à ses clients ;
– les principales données économiques et sociales.

4.2. Désignation d'un tuteur

L'entreprise doit désigner un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire. Le tuteur est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention. Afin d'assurer l'effectivité du suivi des stagiaires, chaque tuteur ne pourra suivre qu'un nombre limité de stagiaires, déterminé par décret.
Ce tuteur de stage aura donc pour tâche :
– de guider et de conseiller le stagiaire ;
– de l'informer sur les règles en vigueur dans l'entreprise ;
– de favoriser son intégration au sein de l'entreprise et l'accès aux informations nécessaires pendant la durée du stage ;
– de l'aider dans l'acquisition des compétences nécessaires ;
– d'assurer un suivi régulier de ses travaux et de son rapport de stage ou mémoire, le cas échéant ;
– d'évaluer la qualité du travail effectué ;
– le conseiller sur son projet professionnel.
Les parties signataires incitent les entreprises à valoriser la fonction tutorale exercée par les salariés dans leur évolution professionnelle et à tenir compte de l'expérience de tuteur lors des entretiens professionnels et de l'élaboration de leur parcours professionnel.
Ce tuteur en charge du suivi du stagiaire doit pouvoir disposer de toutes les qualités pour mener à bien sa mission. C'est pourquoi les parties signataires recommandent que ces personnes soient destinataires d'informations et de formations pour l'accompagnement des stagiaires, dans le but de garantir l'effectivité d'un suivi qualitatif du stagiaire au sein de l'entreprise.

4.3. Contenu du stage

La finalité du stage s'inscrit dans un projet pédagogique et n'a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors, son contenu doit être adapté aux études poursuivies et permettre au stagiaire la mise en pratique de ses connaissances théoriques en milieu professionnel.
Pendant son stage, l'étudiant s'engage à :
– réaliser sa mission et être disponible pour les tâches qui lui sont confiées ;
– respecter les règles en vigueur dans l'entreprise ;
– respecter les exigences de confidentialité fixées par l'entreprise ;
– rédiger, lorsqu'il est exigé, le rapport ou mémoire dans les délais prévus. Ce rapport ou mémoire devra être présenté aux responsables de l'entreprise avant d'être soutenu et fera l'objet d'un examen spécifique si ce dernier contient des informations de nature confidentielle.
De son côté, l'entreprise, par le biais du tuteur, s'engage à s'assurer que la réalisation effective du stage correspond au contenu de la convention de stage conclue entre les parties.

4.4. Temps de présence du stagiaire et durée du stage

La durée du ou des stages d'un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d'enseignement. Cette durée est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'entreprise, sous réserve de l'application de l'article L. 124-13 du code de l'éducation, relatif aux interruptions de stage.
Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à 1 jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à 1 mois de stage.
Toutefois, à titre transitoire, et jusqu'au 12 juillet 2016, peuvent déroger à la durée de stage ainsi définie les formations préparant à un diplôme conférant le grade de master et qui permettent, dans le cadre d'une interruption volontaire et optionnelle du cursus, l'exercice d'activités en milieu professionnel destinées exclusivement à acquérir des compétences en cohérence avec les formations, d'une durée de plus de 6 mois. Dans ce cas, l'établissement d'enseignement et l'étudiant concluent un contrat pédagogique en complément de la convention de stage.
Les périodes de stage doivent être intégrées à un cursus de formation scolaire ou universitaire, dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures au minimum par année d'enseignement. Les périodes de stage n'entrent pas dans ce volume pédagogique.
Un délai de carence entre deux stages successifs dans un même poste doit être respecté. La carence est égale à 1/3 de la durée du stage venu à expiration. Les parties signataires s'entendent pour définir la notion de poste comme correspondant à un ensemble de fonctions et de tâches précises.
La présence du stagiaire dans l'entreprise suit les règles applicables aux salariés de l'entreprise pour ce qui a trait :
– aux durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de présence ;
– à la présence de nuit ;
– au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés.
L'entreprise doit établir, selon tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire. L'entreprise remet à l'issue du stage une attestation décrivant les missions effectuées, celle-ci pouvant accompagner le curriculum vitae du stagiaire.
En outre, la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 instaure un quota de stagiaires, déterminé par décret, à ne pas dépasser par semaine civile. Les périodes de prolongation faisant suite à une interruption du stage telle que maladie, accident, grossesse, paternité, adoption ne sont pas comptabilisées dans ce quota.