Les documents suivants doivent être joints à la lettre demandant la saisine de la commission :
a) copie de l'information préalable, prévue à l'article L. 2232-21 du code du travail, adressée par l'employeur à l'UFIP, qui le transmet à chacune des organisations syndicales représentatives dans la branche, sur sa décision d'engager une négociation collective ;
b) document indiquant l'effectif de l'entreprise à la date de la signature de l'accord, calculé selon les règles fixées par l'article L. 1111-2 du code du travail, à savoir :
« 1° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à plein temps et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise ;
2° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents. Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à la disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;
3° Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail. » ;
c) un exemplaire original de l'accord soumis à validation, en version papier ; si le texte soumis à validation est un avenant, le texte de l'accord complet doit être joint au dossier ;
d) un exemplaire de l'accord en version numérique, sous forme Word ;
e) le double du formulaire Cerfa de procès-verbal des dernières élections des représentants du personnel ayant conclu l'accord ;
f) le nom et l'adresse de l'entreprise, la nature et l'adresse de l'instance représentative au sein de laquelle l'accord a été signé, le nom des élus de cette instance ayant signé l'accord.