Les entreprises sont tenues de faire parvenir aux institutions de prévoyance membres de Pro BTP, la CNPO, la CNPBTPIC et la CBTP, avant ou en même temps que le versement de leur réserve spéciale de participation à BTP Gestion, les renseignements administratifs qui permettront d'effectuer la répartition de cette réserve entre les salariés bénéficiaires. Les états nominatifs devront être transmis 3 mois au plus tard après la clôture de l'exercice.

L'absence de production des états nominatifs dans ce délai peut entraîner pour l'entreprise l'exclusion du régime professionnel de participation. Toutefois, celle-ci ne peut être prononcée en cas d'action en cours en application de l'article L. 442-14 du code du travail.