Tout établissement pénitentiaire est pourvu d'un registre d'écrou.

Le chef de l'établissement, ou sous son autorité le fonctionnaire chargé du greffe, tient ce registre et veille à la légalité de la détention des individus incarcérés ainsi qu'à l'élargissement des libérables.

Le registre d'écrou est constitué de feuilles mobiles sur lesquelles figurent le numéro d'écrou initial ainsi que le numéro d'écrou actuel et classées dans un fichier.

Il doit être présenté aux fins de contrôle et de visa, aux différentes autorités judiciaires à chacune de leurs visites, ainsi qu'aux autorités administratives qui procèdent à l'inspection générale de l'établissement.

Lors de la conduite de toute personne dans un établissement pénitentiaire par l'exécuteur d'un arrêt ou jugement de condamnation, d'un mandat de dépôt ou d'arrêt, d'un mandat d'amener lorsque ce mandat doit être suivi d'incarcération provisoire, ou un ordre d'arrestation établi conformément par la loi, un acte d'écrou est dressé sur le registre visé à l'article D. 148. Le chef de l'établissement constate par cet acte la remise de la personne et inscrit la nature et la date du titre de détention, ainsi que l'autorité dont il émane. L'acte d'écrou est signé par le chef de l'établissement et par le chef d'escorte.

En cas de mandat de dépôt à effet différé, le chef d'établissement qui reçoit le condamné à la date fixée mentionne ce mandat sur le registre d'écrou ainsi que l'ordre de mise à exécution de ce mandat prévu par l'article D. 48-2-5 et dont une copie certifiée conforme lui a été transmis par le procureur général ou le procureur de la République. Si la personne ne se présente pas à l'établissement pénitentiaire à la date fixée, le chef d'établissement en avise le jour même ou le premier jour ouvrable suivant le procureur général ou le procureur de la République. Si le condamné se présente à l'établissement pénitentiaire après la date fixée, mais pendant un jour ouvrable et aux horaires permettant son incarcération, le chef d'établissement est tenu de le recevoir.

En cas d'exécution volontaire de la peine, le chef de l'établissement mentionne sur le registre d'écrou l'arrêt ou le jugement de condamnation dont l'extrait lui a été transmis par le procureur général ou par le procureur de la République.

En toute hypothèse, avis de l'écrou est donné par le chef de l'établissement, selon le cas, au procureur général ou au procureur de la République.

La date de la sortie du détenu, ainsi que, s'il y a lieu, la décision ou le texte de la loi motivant la libération, fait également l'objet d'une mention sur l'acte d'écrou.

Il n'y a pas lieu de lever l'écrou des détenus qui viennent à faire l'objet des mesures prévues à l'article D. 118, mais mention de ces mesures doit être portée au registre d'écrou.

En cas de sortie consécutive à une décision de suspension ou de fractionnement de peine, si la réintégration du condamné doit avoir lieu dans l'établissement d'origine, il est procédé à une levée d'écrou sous forme simplifiée.

De même, lors de son retour, un acte d'écrou est dressé sous forme simplifiée et l'intéressé reprend le numéro d'écrou qui lui était attribué avant sa sortie.

Ces formalités d'écrou sous forme simplifiée sont également applicables aux détenus qui font l'objet d'un transfèrement dans les conditions prévues à l'article D. 313-1 du code de procédure pénale.

Dans les cas d'application de la procédure d'écrou simplifié, le chef d'établissement est dispensé de l'envoi des avis prévus par les articles D. 149, D. 511 et D. 311 du code de procédure pénale.

Outre les écritures exigées pour l'incarcération ou la libération et la mention des ordonnances prévues aux articles 133,145,148 et 179, ainsi que des jugements ou arrêts prévus aux articles 213, 464-1 et 569, des indications doivent être portées pour prévenir les fraudes, fixer l'identité des détenus et faire connaître les modifications subies par la situation pénale ou administrative de ceux-ci pendant leur détention ou au moment de leur mise en liberté.

Les peines s'exécutent au fur et à mesure de la réception des extraits de décision de condamnation.

En cas de réception simultanée de plusieurs extraits, il convient de faire exécuter :

- les peines sanctionnant la commission d'une infraction définie au chapitre Ier du titre II du livre IV du code pénal avant les autres peines ;

- les peines sanctionnant des faits commis en état de récidive légale avant les autres peines ;

- les peines dans l'ordre décroissant de leur quantum, la plus forte étant subie la première ; toutefois, si l'une des peines fait suite à une période de détention provisoire non interrompue, son exécution doit être poursuivie ;

- la peine assortie du sursis avant celle qui a entraîné sa révocation.

Lorsque l'évasion s'est produite au cours de l'exécution d'une peine, l'exécution de cette peine doit être reprise et menée jusqu'à son terme avant celle de la peine sanctionnant l'évasion.

Les décisions de retrait du bénéfice d'un crédit de réduction de peine s'exécutent à la suite de la dernière peine portée à l'écrou à la date de la décision.

Le registre d'écrou ne doit pas quitter l'établissement pénitentiaire.

Toutefois, à titre exceptionnel, la fiche d'écrou d'un détenu peut être déplacée en dehors de cet établissement afin de permettre soit l'écrou d'un individu hospitalisé immédiatement après son arrestation et momentanément intransportable, soit la levée d'écrou d'un détenu hospitalisé au moment de sa libération.

Indépendamment du registre d'écrou, des registres ou livres prévus par la réglementation comptable, le chef de l'établissement doit tenir ou faire tenir les registres et les fichiers suivants :

1° Répertoire alphabétique des détenus écroués ;

2° Registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction, de requêtes en annulation et de requêtes portant sur les conditions de détention ;

3° Registre des déclarations d'opposition ;

4° Registre des déclarations d'appel et de pourvoi ;

5° Registre des libérations par mois ;

6° Fichier des libérations conditionnelles ;

7° Fichier des interdits de séjour ;

8° Registre du contrôle numérique ;

9° Registre des mesures d'individualisation de la peine ;

10° Registre des inspections et carnet d'ordres de service ;

11° Registre des entrées et sorties ;

12° Registre des mesures mentionnées à l'article 723 ;

13° Fichier des réductions de peine.

Pour l'application des articles 81,82-1,148-7,148-8,156,167,173,221-2,490-1,503, 547, 577 et 803-8, le chef de l'établissement, ou, sous son autorité, le fonctionnaire chargé du greffe, tient dans chaque établissement un registre des déclarations d'appel ou de pourvoi, un registre des déclarations d'opposition et un registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction, de requêtes en annulation et de requêtes portant sur les conditions de détention, dans lesquels sont conservées les déclarations, demandes et requêtes qu'il est appelé à recevoir et à transmettre.

Ces registres sont composés de la copie des exemplaires numérotés desdites déclarations, demandes et requêtes.

Il appartient aux chefs des établissements pénitentiaires de délivrer aux autorités habilitées par la loi ou les règlements des extraits ou des copies certifiées conformes de toutes pièces qui se trouvent en leur possession.

Il leur appartient pareillement de délivrer des expéditions ou extraits des actes d'écrou.

Ils peuvent également légaliser toute signature apposée par les détenus en leur présence pour la gestion de leurs affaires privées.

Pour tout détenu, il est constitué au greffe de l'établissement pénitentiaire un dossier individuel qui suit l'intéressé dans les différents établissements où il serait éventuellement transféré. Ce dossier contient, dans une cote spéciale, tous les renseignements tenus à jour, utiles à déterminer l'existence d'un éventuel risque suicidaire. Ce dossier contient également les informations relatives à l'inscription de la personne détenue sur les listes électorales et à l'exercice de son droit de vote.

Indépendamment de ce dossier, des dossiers particuliers doivent être établis en outre à l'égard de certains détenus, notamment pour les condamnés proposables à la libération conditionnelle, pour les interdits de séjour, pour les étrangers passibles d'une mesure d'éloignement du territoire français et pour les libérables qui ont à satisfaire à des obligations militaires.