Les notaires, huissiers, greffiers, avoués, avocats et autorités administratives doivent, pour les actes et décisions judiciaires qui contiennent des dispositions soumises à publicité foncière et pour les attestations après décès, établir en double exemplaire un extrait, dit extrait d'acte modèle n° 1 ou modèle n° 2 (1), dans les conditions fixées par le directeur général des impôts.

L'extrait peut être remplacé par une reproduction partielle des actes, décisions judiciaires ou attestations, faite dans les conditions prévues par le directeur général des impôts.

Pour les actes visés au premier alinéa du I de l'article 647, les deux exemplaires de l'extrait sont remis, sous peine de refus du dépôt, à la conservation des hypothèques, au moment où la formalité fusionnée est requise (2). Le dépôt est également refusé s'il existe, entre cet extrait et le document à publier, une discordance faisant obstacle à la détermination de l'assiette ou au contrôle de l'impôt.

Pour les actes visés au deuxième alinéa du I du même article, l'un des exemplaires de l'extrait d'acte est déposé à la recette des impôts compétente pour opérer la formalité de l'enregistrement (3).

Lorsqu'ils présentent à la formalité de l'enregistrement un acte de partage ou de donation-partage contenant un tableau des abandonnements, les notaires sont tenus de déposer à la recette des impôts une copie de ce tableau, sur une formule imprimée qui leur est fournie gratuitement par l'administration.

Pour les actes soumis à publicité foncière, une copie est insérée dans chacun des exemplaires de l'extrait prévu à l'article 860.

A défaut, la formalité est refusée.

Les notaires, huissiers, greffiers, avoués et autres officiers publics, les avocats et les autorités administratives ne peuvent faire ou rédiger un acte en vertu ou en conséquence d'un acte soumis obligatoirement à l'enregistrement ou à la formalité fusionnée, l'annexer à leurs minutes, le recevoir en dépôt ni le délivrer en brevet, extrait, copie ou expédition, avant que l'une ou l'autre formalité ait été exécutée, alors même que le délai pour y procéder ne serait pas encore expiré.

Sont exceptés les actes de cette nature qui se signifient à partie ou par affiches et proclamations.

Les notaires peuvent, toutefois, faire des actes en vertu ou en conséquence d'actes dont le délai d'enregistrement ou d'exécution de la formalité fusionnée n'est pas encore expiré, mais sous la condition qu'ils soient personnellement responsables, non seulement des droits d'enregistrement, de la taxe de publicité foncière et des droits de timbre, mais encore des pénalités auxquelles cet acte peut se trouver assujetti.

Les dispositions du premier alinéa ne font pas obstacle à l'établissement des extraits, copies ou expéditions destinées à l'accomplissement de la formalité de publicité foncière ou de la formalité fusionnée. Toutefois, pour les actes exclus de cette dernière formalité, les officiers publics ou ministériels, les avocats et les autorités administratives ne peuvent remettre ces documents aux parties avant d'y avoir reproduit la quittance des droits d'enregistrement ou, éventuellement, la mention qui y supplée.

Au titre des actes constatant la formation de sociétés commerciales qu'ils reçoivent en dépôt en vue de l'immatriculation de ces sociétés au registre du commerce et des sociétés, les greffiers des tribunaux de commerce ou de grande instance statuant commercialement et l'institut national de la propriété industrielle ne sont pas soumis aux dispositions des premier et quatrième alinéas.

Le notaire qui reçoit un acte de vente, d'échange ou de partage est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées par les articles 850 et 1837.

Mention expresse de cette information est faite dans l'acte.

Le notaire qui reçoit un traité de cession d'un office ministériel ou un acte de vente, d'échange ou de partage ou un acte de cession de droit à un bail ou du bénéfice d'une promesse de bail portant sur tout ou partie d'un immeuble est tenu d'informer les parties de l'existence des sanctions édictées par les articles 1827, 1828, 1838, 1840 et 1840 B, de faire mention de cette information dans l'acte et d'y affirmer qu'à sa connaissance cet acte n'est modifié ou contredit par aucune contre-lettre contenant une augmentation du prix ou de la soulte.

Cette disposition ne s'applique pas aux adjudications publiques.

Les états de frais dressés par les avoués, avocats, huissiers, greffiers, notaires commis doivent faire ressortir distinctement, dans une colonne spéciale et pour chaque débours, le montant des droits de toute nature payés au Trésor.

A l'exception des actes en matière pénale et des actes d'avocat à avocat ou d'avoué à avoué, les huissiers sont tenus d'établir leurs actes et procès-verbaux en double original ; l'un, dispensé de timbre comme il est dit au 1° du 2 de l'article 902 et de toutes formalités fiscales, est remis à la partie ou à son représentant et l'autre est conservé par l'huissier, dans les conditions qui sont fixées par un décret en Conseil d'Etat.

Par dérogation aux dispositions de l'article 895 et de l'article R200-2 du livre des procédures fiscales, l'original dispensé de timbre et de toutes formalités fiscales pourra être produit devant toutes juridictions judiciaires ou administratives même s'il vaut requête introductive d'instance.

I. - Les notaires, huissiers, greffiers et secrétaires des administrations centrales tiennent des répertoires à colonnes, sur lesquels ils inscrivent, jour par jour, et par ordre de numéros, savoir :

1° Les notaires, tous les actes qu'ils reçoivent (1) ;

2° Les huissiers, tous les actes de leur ministère (2) ;

3° Les greffiers, tous les actes et jugements qui, aux termes du présent code, doivent être enregistrés sur les minutes ;

4° Les secrétaires, les actes des administrations dénommés dans les 3° et 4° du 1 et les 5° et 6° du 2 de l'article 635.

Chaque article du répertoire contient :

1° Son numéro ;

2° La date de l'acte ;

3° Sa nature ;

4° Les noms et prénoms des parties et leur domicile ;

5° L'indication des biens, leur situation et le prix, lorsqu'il s'agit d'actes qui ont pour objet la propriété, l'usufruit ou la jouissance de biens fonds ;

6° La relation de l'enregistrement ou de la formalité fusionnée (3) ;

7° Les sommes perçues au titre de l'acte lorsqu'il est soumis à la taxe prévue à l'article 302 bis Y (4).

Les répertoires des notaires peuvent être établis sur feuillets mobiles ; les autres répertoires sont tenus sans blanc ni interligne.

II. - Les huissiers, greffiers et les secrétaires des administrations centrales présentent tous les ans leurs répertoires aux comptables compétents des impôts de leur résidence qui les visent et qui énoncent dans leur visa le nombre des actes inscrits. Cette présentation a lieu, chaque année, dans le mois de janvier (5).

III. - Les pages des répertoires des notaires sont numérotées. Elles sont visées et paraphées par le président de la chambre des notaires ou son délégué. La formalité du paraphe peut toutefois être remplacée par l'utilisation d'un procédé empêchant toute substitution ou addition de feuilles.

Les autres répertoires sont cotés et paraphés, savoir : ceux des greffiers des tribunaux d'instance et des huissiers, par le juge du tribunal d'instance de leur domicile ; ceux des greffiers des cours et tribunaux autres que ceux d'instance, par le président ou le juge commis à cet effet, et ceux des secrétaires des administrations, par le président de l'administration.

IV. - Les dispositions relatives à la tenue et au dépôt des répertoires sont applicables aux commissaires-priseurs et aux courtiers de commerce, mais seulement pour les procès-verbaux de ventes de meubles et de marchandises, et pour les actes faits en conséquence de ces ventes.

V. - Les seuls actes dont il doit être tenu répertoire, dans les préfectures et sous-préfectures, sont ceux des autorités administratives et des établissements publics, dénommés dans les 3° et 4° du 1 et les 5° et 6° du 2 de l'article 635.

Indépendamment des obligations qui leur incombent en vertu de l'article 867, les huissiers et les greffiers tiennent, sur un registre, coté et paraphé par le président du tribunal de grande instance, des répertoires à colonnes sur lesquels ils inscrivent, jour par jour, sans blanc ni interligne et par ordre de numéros, tous les actes, jugements et arrêts qui sont dispensés des formalités du timbre et de l'enregistrement.

Chaque article du répertoire contient :

1° Son numéro ;

2° La date de l'acte ;

3° Sa nature ;

4° Les noms et prénoms des parties et leur domicile.

Chaque acte porté sur ce répertoire doit être annoté de son numéro d'ordre.

Les greffiers sont tenus d'inscrire à ce répertoire les bulletins n° 3 du casier judiciaire par eux délivrés.

Les huissiers et les greffiers présentent ce répertoire au comptable compétent des impôts de leur résidence, qui le vise et qui énonce dans son visa le numéro du dernier acte inscrit. Cette présentation a lieu au cours du mois de janvier de chaque année.