Pour l'instruction de leurs dossiers et dès lors qu'ils sont fondés à requérir des actes de l'état civil, les administrations, services et établissements publics de l'Etat ou des collectivités territoriales, les caisses et organismes gérant des régimes de protection sociale peuvent faire procéder à la vérification des données de l'état civil fournies par l'usager auprès des officiers de l'état civil dépositaires de ces actes.
La procédure de vérification peut également, aux mêmes conditions, être mise en œuvre par les notaires, les officiers de l'état civil ainsi que par les personnes habilitées à exercer les fonctions d'officier de l'état civil auprès de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides.
Lorsqu'elle est mise en œuvre, la procédure de vérification dispense la personne intéressée de la production de la copie intégrale ou de l'extrait d'acte de l'état civil.

La demande de vérification est formée par l'administration, l'organisme instructeur, l'officier de l'état civil ou le notaire à partir des informations recueillies auprès de l'usager ou du client, sous réserve que celui-ci en ait été préalablement informé.

L'officier de l'état civil saisi vérifie la conformité des informations reçues à celles contenues dans l'acte de l'état civil qu'il détient. Il peut, le cas échéant, les compléter ou les rectifier dans les limites de la demande qui lui est adressée.
Il atteste, par l'apposition de sa signature manuscrite ou électronique sécurisée selon le type d'échanges retenu, de la conformité des informations vérifiées à celles contenues dans l'acte de l'état civil.

La demande de vérification et la réponse qu'elle appelle peuvent être communiquées à leur destinataire par lettre simple ou par voie électronique.