En application de l'article 4, des LPO peuvent être approuvés par l'autorité pour organiser les épreuves pour l'obtention d'une mention de compétences linguistiques prévue au présent arrêté.

Les modalités d'organisation des épreuves sont mises à la disposition des candidats. Elles contiennent la nature, la durée et les éléments de la notation déterminées par le LPO.

Le LPO peut décider d'organiser les examens conformément aux dispositions prévues aux articles 13 et 14 du chapitre IV du présent arrêté.

Les conditions d'obtention de l'approbation LPO sont les suivantes :

1° Le lieu d'établissement principal et le siège social de l'organisme LPO sont situés sur le territoire français ;

2° L'organisme LPO remplit toutes les conditions pertinentes du présent arrêté correspondant au(x) type(s) de contrôle(s) organisé(s).

Les dispositions prises par l'organisme LPO pour l'application du présent arrêté, en vue d'assurer l'organisation des contrôles de compétence linguistique, y compris le système de gestion de la qualité mentionné à l'article 26, sont décrites dans un document dénommé « spécifications d'approbation pour les contrôles de compétence linguistique » (dit « spécifications techniques »).
Les « spécifications techniques » sont conformes à un document type figurant en annexe I au présent arrêté et sont jointes à la demande d'approbation.
Les « spécifications techniques » sont tenues à jour. Elles sont portées à la connaissance et tenues à la disposition des personnels.

Sous réserve d'une inspection satisfaisante du LPO par l'autorité, l'approbation est délivrée par l'autorité pour une durée maximale de trois ans. Elle peut être renouvelée pour d'autres périodes ne pouvant pas excéder trois ans chacune.

Le LPO doit mettre en place une structure adaptée à la nature et au volume des contrôles effectués, ainsi que des installations et des moyens matériels adaptés.

Afin d'assurer un processus d'examens de compétences linguistiques impartial, le LPO doit démontrer qu'il prend les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des sujets d'examens.

Le LPO doit disposer de procédures comportant un « système de gestion de la qualité » qui permet de s'assurer de la conformité à toutes les exigences réglementaires appropriées de manière à établir et maintenir une totale conformité avec les normes de contrôle, les standards et les procédures. Ce système permet de détecter toute déficience et d'y remédier par des actions correctrices. Il met à la disposition des personnels chargés d'organiser les contrôles une documentation technique appropriée exposant les procédures à suivre. Le système de gestion de la qualité doit à tout moment garantir le niveau de qualité des contrôles.

Le LPO démontre qu'il dispose d'un personnel d'encadrement technique et d'examinateurs de compétences linguistiques (LPE) qualifiés et en nombre suffisant pour que les tâches soient assurées conformément aux exigences applicables.

Les examinateurs de compétence linguistique (LPE) doivent répondre aux exigences fixées aux articles 5 et 6 du présent arrêté.
Le LPO établit et tient à jour pour chaque LPE un dossier contenant l'ensemble des pièces rendant compte du niveau initial, de la formation et du maintien des compétences des examinateurs.

Les privilèges du LPO sont explicités dans les « spécifications techniques ».

Le LPO doit pouvoir à tout moment démontrer à l'autorité qu'il satisfait aux dispositions du présent arrêté. A ce titre, l'organisme autorise l'accès aux locaux selon les mêmes modalités que celles prévues à la partie ORA.GEN.140 du règlement n° 1178/2011 modifié susvisé.

Le LPO établit et tient à jour pour chaque candidat un dossier comportant les différentes pièces et rapports détaillés des contrôles effectués, et le niveau de compétence linguistique obtenu. Il tient ces dossiers à la disposition de l'autorité. Chaque dossier doit être conservé au moins sept ans. Ces dossiers doivent être portés à la connaissance des intéressés et visés par eux.

A l'issue d'un contrôle, le responsable du LPO ou son suppléant désigné adresse à l'autorité un rapport signé indiquant la date et le résultat du contrôle, et le niveau de compétence atteint.

Le LPO est tenu de faire évoluer son organisation en fonction de la complexité et du volume des contrôles effectués et de l'évolution de la réglementation, afin de garantir un niveau satisfaisant de qualité des contrôles. Toute modification apportée par le LPO aux dispositions incluses dans les « spécifications techniques » et relatives aux méthodes de contrôle est soumise à l'approbation de l'autorité. Celle-ci peut demander que ces dispositions soient modifiées s'il apparaît qu'elles ne permettent pas de garantir le niveau de qualité exigé des contrôles.

L'autorité peut suspendre ou retirer l'approbation de LPO si les conditions techniques ayant présidé à la délivrance de l'approbation ne sont plus respectées et notamment s'il apparaît que la qualité ou l'impartialité des contrôles n'est plus garantie.