Le capitaine met à disposition du délégué de bord de façon temporaire un lieu pour lui permettre d'accomplir sa mission et d'organiser une réunion. A défaut, ce lieu est à bord l'espace collectif de vie où peut se tenir une réunion.

Le délégué de bord affiche dans la langue de travail à bord définie à l'article L. 5513-1 du code des transports, sur les emplacements prévus à bord à cet effet, les informations qu'il a pour rôle de porter à la connaissance de l'équipage.