Il est créé dans les préfectures, les sous-préfectures et les services de police déconcentrés un traitement automatisé d'informations nominatives géré par autocommutateur téléphonique.

Les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent :

- le nom de l'agent attributaire d'un poste téléphonique ainsi que ses fonctions (élaboration de l'annuaire interne) ;

- l'enregistrement dans son intégralité du numéro appelé à partir du poste téléphonique considéré, avec le jour, l'heure, la durée de la communication et le nombre de taxes par communication.

La durée de conservation des informations spécifiques à un poste, concernant les numéros appelés sera limitée à un délai maximum de six mois.

L'édition éventuelle de listings des différentes communications téléphoniques passées à partir d'un poste donné ne doit laisser apparaître que les quatre premiers chiffres des numéros appelés.

Toutefois, pour les services de police énumérés dans l'arrêté du 5 mai 1995 susvisé, chargés de missions revêtant une certaine confidentialité, l'individualisation des postes téléphoniques (annuaire) et l'enregistrement des appels dans leur intégralité seront laissés à l'appréciation des directeurs et chefs de service concernés.

Les données financières permettant l'évaluation des coûts des communications et facilitant ainsi la préparation du budget de l'année suivante pourront être conservées pendant une durée d'un an.

Les catégories de destinataires de ces informations sont :

- le préfet et les membres du corps préfectoral pour l'ensemble des agents (préfectures, sous-préfectures) ;

- les directeurs et les chefs de service pour les agents placés sous leur autorité (préfectures, sous-préfectures, services de police) ;

- les chefs de services départementaux, régionaux ou zonaux des transmissions et l'informatique (S.D.T.I., S.R.T.I.-S.Z.T.I.) qui contrôlent l'emploi de l'autocommutateur téléphonique ;

- éventuellement, le personnel de la préfecture, des sous-préfectures et des services de police lors de l'édition et de la diffusion de l'annuaire interne.

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exerce auprès du service départemental, régional ou zonal des transmissions et de l'informatique dont relève la personne qui souhaite obtenir communication des informations la concernant.

Les conditions précises du droit d'accès aux informations nominatives détenues par l'autocommutateur téléphonique sont décrites dans une fiche d'information aux agents (modèle en annexe I du présent arrêté).

Conformément aux dispositions de l'article 26, alinéa 2, de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, le droit d'opposition ne s'applique pas au présent traitement.

La mise en oeuvre de ce traitement dans le ressort d'une préfecture, d'une sous-préfecture ou d'un service de police déconcentré doit être précédée d'une déclaration simplifiée portant référence au présent arrêté et adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le directeur général de l'administration, le directeur général de la police nationale et les préfets sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.