Le dossier annuel de demande d'habilitation doit être retiré auprès du ministre chargé de la jeunesse pour une habilitation pour l'ensemble du territoire national ou auprès du recteur de région académique pour une habilitation régionale ou, en Guyane et à Saint-Pierre-et-Miquelon, du préfet. Le dossier complet doit être déposé auprès de l'autorité l'ayant délivré avant le 15 septembre de l'année précédant le premier jour de la période pour laquelle l'habilitation est demandée.
Ce dossier comporte les documents suivants :

- les modalités d'application des critères fixés à l'article 5 du présent arrêté ;
- le bilan quantitatif et qualitatif des sessions de formation en cas de demande de renouvellement ;
- le compte de résultats du dernier exercice ;
- le budget prévisionnel de la première année pour laquelle l'habilitation est demandée et le document analytique concernant le secteur de la formation des brevets d'aptitude aux fonctions d'animateur et, le cas échéant, de directeur ;
- la liste des organismes associés lorsqu'un partenariat existe pour l'organisation des sessions ;
- le cas échéant, l'arrêté d'agrément de jeunesse et d'éducation populaire de l'organisme de formation.